Gotowi na dialog

W pracy niemal każdego administratora przychodzi  moment, kiedy trzeba stworzyć zapytanie ofertowe na usługę utrzymania czystości. Należy przyznać, że nie jest to lekki kawałek chleba. Będąc obciążonym pozostałymi działaniami operacyjnymi, trzeba poświęcić czas na zajęcie się wieloma procesami, które finalnie prowadzą do otrzymania ofert firm sprzątających. Można wyróżnić co najmniej kilka powodów, dla których zarządcy chcą zapoznać się z ofertą firmy sprzątającej. Pokrótce podsumuję  je poniżej:

W jakich okolicznościach  zarządcy poszukują wykonawców usług związanych z utrzymaniem czystości? 

• Badanie rynku – zdarza się, że zamawiający wysyłają zapytanie ofertowe, żeby sprawdzić  ofertę rynkową i porównać ją z aktualną ceną, jaką proponuje im aktualny wykonawca. Niekoniecznie wynika to z chęci zmiany aktualnego partnera. Jednak gdy ten chce poddać koszty swoich usług waloryzacji, niższe oferty zebrane z rynku mogą – w toku negocjacji – okazać się  asem w rękawie;
• Zbliżający się koniec okresu kontraktu – większość umów zawieranych jest na czas określony– na rok, dwa, maksymalnie trzy lata. Nawet jeśli usługa była dotychczas realizowana sprawnie, bez większych problemów, to za dobrą praktykę uznaje się zorientowanie  w sytuacji rynkowej. Obustronna chęć kontynuowania współpracy nie zwalnia stron z dołożenia pełnej staranności w procesie przedłużenia kontraktu na dalszy okres;
• Reorganizacja infrastrukturalna – może wystąpić w sytuacji, gdy  dobudowano powierzchnię lub zmieniono wielkość i przeznaczenie obszarów w zakresie aktualnej. Obejmuje wszelkie fizyczne zmiany, które wpływać mogą na aktualnie realizowany proces utrzymania czystości w obiekcie;
• Wewnętrzne wymogi proceduralne – niektóre firmy, głównie te z kapitałem zagranicznym, w swoich wewnętrznych procedurach mają zapisy o okresowej weryfikacji  rynku dostawców usług. Nie musi się to jednak wiązać z obowiązkiem wymiany tych aktualnych, zwłaszcza  gdy współpraca układa się wzorowo;
• Niezadowolenie z jakości usługi – sprawa wydaje się prosta  i nie wymaga zbyt długiego opisu. Firma sprzątająca nie daje sobie rady i należy poszukać innej;
• Przejście na outsourcing – w dalszym ciągu za utrzymanie porządku odpowiedzialny jest  personel wewnętrzny. Jednak świadomość zamawiających wzrasta i część z nich może zacząć poszukiwać firmy sprzątającej, chcąc zrzucić ciężar organizacyjny tego procesu;
• Powody ekonomiczne – potrzeba nawiązania współpracy z tańszym usługodawcą.

Podsumowując, poszukiwanie firmy sprzątającej, niekoniecznie musi wiązać się z zamiarem zmiany aktualnej. W przeciwieństwie do sektora publicznego, zapytanie ofertowe w sektorze komercyjnym nie musi ze sobą nieść zawarcia nowej umowy.

Niestety ze względu na brak czasu zdarza się, że zamawiający wykorzystują zapytanie ofertowe sprzed kilku lat. Zostają opatrzone nową datą i wysłane do kilku pierwszych firm, które podpowiedziała wyszukiwarka internetowa.

Warto, to podkreślić, że jeśli zapytanie ofertowe jest mało profesjonalne, czyli chaotyczne i niedbale skonstruowane, a informacje w nim zawarte — zbyt ogólne, do współpracy zachęcamy właśnie takie firmy sprzątające — niedbałe i ogólnikowe.

Mówiąc wprost – rzetelnie przygotowane zapytanie ofertowe, zawierające wyczerpującą ilość informacji, poprawnie skonstruowane i opisane profesjonalnym słownictwem branżowym, pomoże nam odstraszyć większość partaczy. Stanowi ono wyzwanie dla wykonawców. Zatem istnieje większa szansa, że ci, którzy się go podejmą, okażą się wartościowymi partnerami do współpracy.

Jakie zatem kroki powinniśmy przedsięwziąć, aby cały proces przygotowania zapytania ofertowego przebiegał w logicznie uporządkowany sposób?

Zacznijmy od dialogu technicznego.

Dialog techniczny jest formą konsultacji rynkowych. Polega na nawiązaniu kontaktu z potencjalnymi firmami usługowymi w celu uzyskania informacji o dostępnych rozwiązaniach i możliwościach technicznych w zakresie realizacji przedmiotu przyszłego zamówienia. Taka wiedza może być przydatna do przygotowania zapytania ofertowego i zaplanowania procesu utrzymania czystości. Niestety niewielu zamawiających korzysta z tej opcji przed rozpisaniem nowego konkursu lub przetargu. Szkoda, ponieważ często niesie ona za sobą ogromne korzyści dla obu stron przyszłej umowy. Poniżej podaję przykładowe z nich.

Zalety dialogu technicznego

Dialog techniczny przy wyborze dostawcy usług czystości:

• pozwala na lepsze zrozumienie własnych potrzeb i oczekiwań, a także rynku czystości;
• umożliwia zapoznanie się z różnymi propozycjami metod i technologii czyszczenia powierzchni;
• sprzyja wyborowi optymalnego rozwiązania, które spełnia wymagania zamawiającego i zapewnia efektywność i oszczędność kosztów;
• ułatwia przygotowanie specyfikacji zapytania ofertowego i postanowień umownych;
• zwiększa transparentność i konkurencyjność postępowania o wybór firmy usługowej.

Niestety, jak już wspomniałem, podjęcie  dialogu technicznego, związanego z usługą utrzymania czystości, jest w Polsce rzadko praktykowane. Tymczasem korzyści związane z przeprowadzeniem tego procesu przewyższają jego koszty. Dlatego z przyjemnością zaprezentuję   kilka podstawowych zasad, które powinno się wykonać, decydując się na ten krok.

Jeśli odpowiadasz za dialog techniczny, powinieneś:

• zamieścić ogłoszenie na stronie internetowej (oczywiście, jeśli masz takie techniczne możliwości) o tym, że zamierzasz przeprowadzić dialog techniczny (oraz określić, jakich zagadnień będzie dotyczył). Powinno zostać ono opublikowane z odpowiednim wyprzedzeniem, aby umożliwić zainteresowanym firmom usługowym zapoznanie się z celami i zakresem dialogu oraz zasadami wzięcia w nim udziału. Korzystnie jest zawrzeć  swoje dane kontaktowe. Jeśli nie masz możliwości zamieszczenia takiej informacji, alternatywę stanowi rozesłanie maila do firm sprzątających. Wówczas należy podać plan rozpoczęcia rozmów, a także zamieścić prośbę o odpowiedź w przypadku zainteresowania wzięciem w nich udziału. Oczywiście powinni zastrzec sobie prawo do zaproszenia do dialogu ograniczonej liczby podmiotów;
• Przygotować treść pisma zapraszającego do udziału w procesie. W dokumencie należy określić: jego przedmiot i zakres, termin oraz miejsce spotkania, sposób zgłaszania się do udziału oraz osoby upoważnione do prowadzenia dialogu po stronie właściciela budynku. Tak przygotowany tekst należy wysłać  do firm usługowych, które wyraziły zainteresowanie udziałem w dialogu i spełniają minimalne wymagania dotyczące kompetencji i doświadczenia. Zależnie od klasy i złożoności obiektu, którym administrujesz, te wymagania nie muszą być wygórowane, ale warto, byś je określił na samym początku
• Zaprosić do rozmów co najmniej trzech potencjalnych partnerów, którzy wykazują zainteresowanie udziałem w dialogu i spełniają minimalne wymagania dotyczące kompetencji i doświadczenia. Nie powinieneś faworyzować ani dyskryminować żadnej z firm. Zaproszenie powinno być uzasadnione i oparte na obiektywnych kryteriach. Dobrze, żeby zostało wysłane w tym samym terminie i w jednolity  sposób do wszystkich zaproszonych usługodawców;
• Podpisać z zaproszonymi firmami usługowymi umowę o poufności (Umowa NDA) dotyczącą wizji dialogu technicznego, która zobowiązuje strony do nieujawniania informacji uzyskanych w trakcie całego procesu oraz do niekorzystania z nich w sposób sprzeczny z Twoim interesem. Obie strony powinny podpisać dokument przed rozpoczęciem dialogu technicznego;
• Przeprowadzić dialog techniczny w formie pisemnej lub ustnej, z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców i przejrzystości. Może być on jednoetapowy lub wieloetapowy. Zależy to od stopnia skomplikowania i specyfiki opracowywanego procesu utrzymania czystości. Powinieneś móc uzyskać informacje o dostępnych rozwiązaniach, pozwalając firmom usługowym zaprezentować swoje propozycje. Wszystkie zdobyte dane archiwizuj w formie nagrania, protokołu lub notatki;
• Zebrać od usługodawców istotne informacje dotyczące m.in.: zakresu i częstotliwości świadczonych usług sprzątających, metod i środków stosowanych do utrzymania czystości, sposobu monitorowania jakości usług, kwalifikacji i szkolenia personelu sprzątającego, kosztów usług oraz warunków gwarancji i reklamacji;
• Wykorzystać uzyskane informacje do samodzielnego zaprojektowania koncepcji procesu utrzymania czystości oraz do przygotowania opisu przedmiotu zapytania,  a także oszacowania wartości usług, którymi jesteś zainteresowany.

Podczas wizji dialogu technicznego warto zapytać m.in.: W jaki sposób należy  czyścić daną powierzchnię? Jaka jest wydajność w przeliczeniu na m2 danego urządzenia czyszczącego na jednym ładowaniu akumulatorów? Jakie rodzaje środków chemicznych byłyby przeznaczone do wyczyszczenia danej powierzchni? Jaki rodzaj padów lub szczotek należy zastosować  do wyczyszczenia powierzchni? Jak często wykonać daną czynność przy uwzględnieniu niewielkiego lub natężonego ruchu osobowego? Ile powinno być pomieszczeń gospodarczych i jakiej powinny być wielkości?

Podsumowując, dialog techniczny okazuje się bardzo pomocny przy budowaniu koncepcji zapytania ofertowego. To właśnie dzięki niemu możesz poznać bliżej pracowników firm usługowych, ich podejście, zamiary, możliwe koncepcje technologiczne.

Jednak największym atutem tego często pomijanego etapu zapytania ofertowego jest dokonanie właściwego wyboru usług dostosowanych do specyfiki Twojego obiektu, a także rzetelnego usługodawcy, z którym można nawiązać długotrwałą współpracę opartą na transparentnych zasadach i wzajemnym szacunku.

Następny artykuł poświęcę kwestii samego zapytania ofertowego, już teraz zapraszam Cię do jego lektury. Nie przegap go!