Technologie informatyczne w służbie facility management

Jakie rozwiązania oferuje firma Apps4business dostawcom usług facility management oraz które z nich pozwala optymalizować?

Rozwiązaniem przeznaczonym dla tej branży jest produkt Express FM, w skład którego wchodzi system backoffice oraz aplikacja mobilna FM2GO.

Express FM pozwala operatorowi usług FM zarządzać wieloma obiektami za pomocą jednej platformy. Narzędzie wspiera utrzymanie obiektów poprzez rejestrację i śledzenie:

• statusu kluczowych zdarzeń na obiekcie (m.in. ilości zgłoszeń awaryjnych oraz czasu ich realizacji) w czasie rzeczywistym,
• postępu w realizacji harmonogramów prac i zarządzania obszarami technicznymi,
• stanu zużycia mediów w budynku,
• wykonywania jakościowych audytów usług z konfigurowalnymi przez użytkownika checklistami,
• ilości zdarzeń BHP na obiekcie (niebezpieczne warunki i zachowania, sytuacje potencjalnie wypadkowe itp.) oraz prowadzenie księgi gości.

Zbiór tych danych jest gromadzony przez system i przechowywany w chmurze oraz automatycznie backup’owany, aby zawsze i wszędzie mieć do niego dostęp. W uzupełnieniu powyższego aplikacja mobilna FM2GO stwarza możliwość bieżącej i szybkiej komunikacji z pracownikami dostawcy FM w obiekcie, a raportowanie przy użyciu narzędzi business intelligence (np. Power BI) pozwala zarządzać usługami na podstawie rzeczywistych danych.

Dzięki powyższym atrybutom Express FM stanowi kluczowe narzędzie do kontrolowania i zapewniania świadczenia jakości usług FM na wysokim poziomie. Pozwala na automatyzację i cyfryzację w zarządzaniu, ich mierzalność oraz określenie parametrów w sposób pozwalający obiektywnie ocenić realizację poszczególnych zadań. Monitorując postępy swojej pracy w czasie rzeczywistym, operator FM może skupić się na elementach, których potrzebują jego klienci, czyli optymalizacji kosztowej i czasowej, jednocześnie zachowując rentowność współpracy.

Należy wspomnieć również o możliwościach optymalizacyjnych, jakie daje zarządzanie usługami przy wykorzystaniu naszego oprogramowania. W firmie dostarczającej usługi FM porządkuje ono obieg informacji. Czasy, gdy pracowaliśmy głównie w Excelu i Wordzie, produkując tony dokumentów w branży usługowej, odchodzą w niepamięć. Dziś używane w obrocie dokumenty (np. protokół z usługi, arkusz audytu jakości, karta pracy, plan przeglądów) są szybko generowane w systemie. Bezdyskusyjnie zwiększa to komfort i wydajność pracy. Szybkość pracy systemu oraz powszechny dostęp do zdarzeń, ich statusów i danych pozwala śledzić postęp realizacji zlecenia oraz skrócić czas jego wykonania, a co za tym idzie – także koszt.

Z kolei weryfikacja przyjętych wskaźników KPI w określonych cyklach czasowych umożliwia błyskawiczne wykrycie występujących anomalii oraz odpowiednią konfigurację oferowanej usługi. W efekcie chroni to naszych klientów przed karami umownymi z tytułu niedotrzymania parametrów usługi opisanych w SLA. Nasze narzędzie ma także potencjał optymalizacyjny po stronie zarządcy lub właściciela obiektu. Dzięki śledzeniu historii awarii urządzeń i systemów zainstalowanych w obiekcie można podejmować decyzje o przeglądach, remontach oraz modernizacjach, w racjonalny sposób planując budżety OPEX i CAPEX.

Wdrożenie bardziej dopasowanego oprogramowania wpływa na wzrost efektywności, a także podnosi konkurencyjność organizacji, której przewagą rynkową staje się szybkość reakcji, niższy poziom błędów i wysoki poziom zadowolenia klienta.

Porozmawiajmy o tym, czym konkretnie się zajmujecie? Jaka jest geneza Waszej firmy?

Jesteśmy firmą software’ową. Naszym celem jest dostarczanie przyjaznych, intuicyjnych w obsłudze aplikacji dla pracowników firm usługowych. Oferujemy rozwiązania zwiększające zarówno wydajność, jak i komfort pracy oraz porządkujące procesy obiegu informacji, a tym samym oszczędzające czas, zasoby i redukujące liczbę błędów. W efekcie redukujemy koszty operacyjne i jednocześnie wprowadzamy mniejsze firmy do świata rozwiązań dotychczas dostępnych wyłącznie dla klientów korporacyjnych.

Wszystko zaczęło się wiele lat temu, kiedy już jako studentka zafascynowałam się digitalizacją, nowymi technologiami i ich implementacją w biznesie tak, aby służyły ludziom. Będąc zawodowo blisko sprzedaży i marketingu, doskonale rozumiałam benefity, jakie odnosi klient z przemyślanych i dostosowanych rozwiązań softwarowych. Byłam poszukującym wiedzy pasjonatem IT, który ciągle się uczył, szukając nowych dróg digitalizacji oraz ich zastosowania w biznesie. Moja praca zawodowa i naukowa zostały całkowicie podporządkowane zagadnieniom związanym z nowymi technologiami.

W 2006 r. powołałam do życia swój pierwszy software house, gdzie powstały pierwsze aplikacje na potrzeby firm, w których wcześniej pracowałam. W międzyczasie moi znajomi rozpierzchli się po rynku i trafili do różnych dużych organizacji, w których zmagali się z typowymi dla nich problemami. Był to między innymi brak automatyzacji, a więc: ręczne wprowadzanie danych i przebrnięcie przez stosy dokumentów w wersji papierowej, chaos w poszukiwaniu informacji itp. Już wtedy znałam odpowiedzi na ich problemy w postaci rozwiązań softwarowych oraz – co chyba najważniejsze w biznesie – zaufanie klientów podparte wspólnymi wdrożeniami. Zaczęliśmy jako firma wchodzić na dużo większą skalę i stopień złożoności.

I tak w 2015 roku, z potrzeby moich znajomych, których połączyło przytłoczenie papierologią, otwartość na nowe technologie oraz potrzeba sprawnego zarządzania procesami powstała półka Apps4business, która powołała do życia platformę Service Express i Express FM. Zatem inspiracją do stworzenia Service Express okazały się lata osobistych doświadczeń wysokiej klasy menedżerów pracujących na stanowiskach sprzedażowych i operacyjnych związanych m.in. z zarządzaniem i usprawnianiem procesów.

Początkowo „na warsztat” softu trafiły zagadnienia dla struktur działów serwisu, elektroniczne obiegi dokumentów i szeroko rozumiane raportowanie. Jako że firmy buduje się z ludźmi i dla ludzi, najważniejsze wówczas było dla mnie po prostu rozwiązanie problemów moich znajomych menadżerów, które ich frustrowały i ograniczały. Dziś misją Apps4business jest dostarczanie łatwych w obsłudze, usprawniających biznes klienta innowacyjnych rozwiązań w jak najkrótszym czasie.

Dla jakich branż przeznaczone są Wasze rozwiązania?

Stosujemy je w różnych branżach, ponieważ procesy, które obsługują nasze moduły do szybkiego tworzenia ofert, obiegu dokumentów kosztowych, rekrutacji czy wniosków fakturowych są bardzo podobne w organizacjach o zróżnicowanych profilach działalności.

Naszymi pierwszymi klientami zostały firmy z branży BMS, instalacji systemów niskoprądowych i HVAC. Nasz produkt do obsługi serwisu technicznego znacząco zmienił sposób pracy tych firm. Jednym z takich klientów jest R&R Termotechnika, lider na rynku klimatyzacji i wentylacji, który od ponad 5 lat znajduje się w gronie naszych klientów. Service Express jak mówi właściciel spółki, Tadeusz Rzepka: „to kręgosłup operacyjny działań mojej firmy”.

W jaki sposób zainteresowaliście się branżą Facility Management?

To pytanie powinno raczej brzmieć, jak facility mangerowie do nas trafili. Otóż, tak jak prawie wszyscy pozostali klienci, z rekomendacji. Jeden z naszych klientów z branży budynkowych instalacji niskoprądowych polecił nasze rozwiązania firmom z branży FM. Okazuje się, że serwisy techniczne mają prawie takie same wyzwania i cele, bez względu na branżę. Tak właśnie trafił do nas jeden z pierwszych z naszych klientów FM, Dussmann Polska. Współpracę zaczęliśmy wdrożenia modułów dla serwisów technicznych, help desku oraz audytów, a następnie rozszerzyliśmy jej zakres, podążając za potrzebami klientów. Przyznam, że ich rosnąca liczba mnie zaskoczyła. Nasze rozwiązania zostały wdrożone w małych, średnich i dużych macierzowych organizacjach.

Obecna sieć naszych klientów stanowi efekt tzw: „referalli”, czyli dobrych referencji przekazywanych z ust do ust, a sam soft często „migruje” wraz z jego użytkownikiem z firmy do firmy. Dla nas największą nobilitacją jest fakt, że soft jako produkt zyskał zaufanie i zadowolenie użytkowników, a wskutek ich poleceń jesteśmy zapraszani do prezentacji i przetargów u nowych potencjalnych klientów. Dlatego też dotychczas nie odczuwaliśmy potrzeby intensywnego promowania Service Expressu. Uznaliśmy jednak, że najwyższy czas pokazać się szerzej światu, tym bardziej że niedawno odświeżyliśmy swoją stronę internetową, na którą serdecznie zapraszamy (https://www.apps4business.pl/).

Jakie są główne wyzwania stojące przed zarządcami/właścicielami budynków, w których platforma Service Express może okazać się pomocna?

Według sygnałów, które do nas docierają, głównym problem są obecnie szybko rosnące koszty, zwłaszcza energii oraz pracy. Analityka zużycia energii w budynku staje się ważnym elementem efektywnego zarządzania. Coraz trudniej przerzucać na najemców rosnące koszty energii, w sytuacji gdy w budynku nie analizuje się i nie optymalizuje jej zużycia, a tym samym nie wykrywa pojawiających się anomalii w zużyciu.

Był to jeden z powodów, dla którego dla jednego z klientów stworzyliśmy aplikację do odczytu i analizy danych pochodzących z liczników oraz systemu BMS. Po zintegrowaniu z raportowaniem BI pozwala ona uzyskać niezbędny wgląd w stan zużycia energii najemców i części wspólnych, co stanowi pierwszy krok do ich optymalizacji.

W zakresie poprawy komunikacji i współpracy z najemcami dostarczamy efektywne systemy Help Deskowe, usprawniające przepływ informacji pomiędzy najemcą, operatorem FM oraz zarządcą. W tym zakresie wdrożyliśmy ostatnio innowacyjne koncepcje, zgoła różniące się od klasycznych rozwiązań dostępnych na rynku.

Jak zabezpieczacie Waszych Klientów od strony poufności danych?

Stosujemy nowoczesne i aktualne rozwiązania techniczne w zakresie bezpieczeństwa. Począwszy od serwerów, które dzierżawimy u czołowych dostawców usług oferujących własną warstwę zabezpieczeń technicznych, a skończywszy na naszych wewnętrznych procedurach regulujących zasady dostępu do infrastruktury, gromadzenia danych i szeroko rozumianych zabezpieczeń. Wszystkie nasze systemy pracują wyłącznie na stabilnych platformach unixowych, które de facto są standardem obecnego Internetu. Używamy komponentów software’owych czołowych firm (m.in. Google, Amazon) oraz open source, aktualizowanych wielokrotnie w ciągu roku, co jest istotne z punktu widzenia bezpieczeństwa. Na poziomie naszych aplikacji mamy niezbędne współcześnie rozwiązania m.in. szyfrowanie danych z użyciem najnowszych algorytmów, pełna izolacja tenantów (klientów), autoryzacja na poziomie użytkownika, domyślne blokady w przypadkach wątpliwych (adres IP, długi czas nieaktywności kont) i inne autorskie rozwiązania, o których nie chciałabym zbyt szeroko mówić.

Czy Wasze rozwiązania są gwarancją sukcesu dla firm?

Oczywiście oprogramowanie automatycznie nie gwarantuje sukcesu. Podobnie jak posiadanie samochodu prestiżowej marki nie gwarantuje wygrania wyścigu.

Jednak przewaga konkurencyjna danej firmy wynika z wielu różnych czynników: organizacyjnych, kulturowych, technicznych. Samo oprogramowanie to środek do celu, a nie cel sam w sobie. Odpowiednie oprogramowanie stanowi „obietnicę” wysokiego standardu usług, ale jej nie gwarantuje. Prawdziwą przewagą konkurencyjną są ludzie dobrze znający swoją organizację i posiadający wizję, jak wykorzystać takie narzędzie. Na przestrzeni lat spotkałam się z bardzo różnymi podejściami do wdrożenia tzw. produktu startowego. Kluczową rolę odgrywa dobór zespołu koncepcyjno-wdrożeniowego w danej firmie.

Przede wszystkim nasze rozwiązanie przygotowujemy na zlecenie klienta. To, jakie funkcje będzie zawierał i jakie procesy usprawniał, ogranicza jedynie wyobraźnia klienta. Wszystko zależy od jego założeń projektowych i efektów, jakie chce osiągnąć. Warto tu dodać, że operatorzy FM, którzy nie wdrożą nowoczesnych rozwiązań IT, z pewnością stracą na konkurencyjności rynkowej.

Kluczowy jest wybór partnera dostarczającego tego typu rozwiązania oraz stopień efektywnego wykorzystania wybranych rozwiązań. W naszej firmie nieustannie uczymy się branży FM, która wciąż się rozwija. Podstawę naszego działania stanowi wsłuchiwanie się w potrzeby klientów, rozumienie istoty ich działania oraz umiejętne wplatanie najnowszych technologii w ich procesy. Zależy nam, aby jak najlepiej wspierać ich w osiąganiu celów biznesowych. Apps4business poza gotowymi rozwiązaniami, dostępnymi „od ręki” oferuje również możliwość elastycznego dostosowywania tych narzędzi do indywidualnych potrzeb klienta oraz tworzenie oprogramowania na zamówienie według wytycznych klienta.

Jakie są Wasze dalsze plany na rozwój?

W oferowanych przez nas modułach nie poprzestajemy wyłącznie na sprawdzonych rozwiązaniach. Jedna z wielu rzeczy, nad którą pracujemy, jest IoT oraz mierniki do raportowania ESG i ich szerokie wykorzystanie do wspierania branży FM.

Dysponujemy własną platformą zdolną do akwizycji danych z czujników, dekodowania, przetwarzania tych informacji i wykorzystania w naszych aplikacjach lub w systemach klasy business intelligence. Jest ona dość uniwersalna. Dodatkowo umożliwia integrację informacji z komponentów IoT różnych producentów, od których jesteśmy niezależni – co niewątpliwie leży w interesie facility managerów.

Wdrożyliśmy m.in. rozwiązania „Cleaning on Demand” dzięki którym optymalizujemy koszty firm zajmujących się utrzymaniem czystości w obiektach.
Posiadamy rozwiązania sprzętowe i oprogramowanie do kontroli klimatu w obiektach (temperatura, wilgotność, poziom CO2), mierzenia poziomu napełnienia (kosze na śmieci), monitorowania przestrzeni (zajętości biurek, miejsc parkingowych).

Planujemy również wprowadzenie nowych funkcji i ciągłe udoskonalanie platformy Service Express, co pozwoli jej użytkownikom jeszcze lepiej zarządzać obiektami i procesami.