Projektowanie, technologie, użyteczność

Skuteczny proces projektowania zaczyna się od wiedzy

Projektowanie jest procesem, który wymaga aktualizacji i adaptacji, w miarę jak zmieniają się technologie i sposób, w jaki pracujemy. Między innymi z tych powodów, odpowiedź na pytanie: „Jak projektować?” nie może zostać jednoznacznie udzielona.

Kluczem do dobrego projektu jest zadawanie pytań diagnozujących potrzeby danej organizacji. Im więcej pojawia się ich na etapie projektowania, tym przestrzeń będzie bardziej dopasowana do indywidualnych potrzeb zespołu.

Definicja słowa „konferencja” jest dosyć szeroka i obejmuje zarówno spotkania w małym gronie, jak i te organizowane na szerszą skalę. Co za tym idzie, wśród pytań diagnozujących powinny pojawić się te dotyczące m.in. liczby osób, która ma pomieścić się w danej przestrzeni, rodzaju organizowanych spotkań (np. czy ma być to przestrzeń do organizacji „burzy mózgów”, odczytywania raportów, organizacji zebrań czy też szkoleń motywacyjnych).

Współpraca na linii: integrator AV – architekt

Gdy projektanci oraz dostawcy rozwiązań AV wiedzą, w jaki sposób zostanie wykorzystywana dana przestrzeń, mają większe pole manewru, jeśli chodzi o zaproponowanie konkretnych i użytecznych rozwiązań. Specjaliści AV, zaznajomieni z najnowszymi technologiami, jak i trendami, mogą doradzić, w jaki sposób najlepiej zintegrować potrzebne urządzenia z projektem, co jest nieocenione, zwłaszcza w przypadku skomplikowanych instalacji, a na wczesnym etapie projektowania znacznie obniża koszty.

Pozwala to również uniknąć zbędnych kompromisów, a nawet kolizji, które zaczynają się mnożyć, jeśli decyzje o rozwiązaniach technologicznych zapadają po wykonaniu projektu wnętrz. Ścisła współpraca na linii: integrator AV – architekt pozwala również na zwiększenie funkcjonalności przestrzeni i zapewnienie harmonii estetycznej całego projektu.

Zdarza się, że inwestorzy pozostawiają temat rozwiązań AV na etapie realizacji projektu i nawiązują współpracę z dostawcami technologii na własną rękę, pomijając pracownię projektową. Taka praktyka może prowadzić do problemów z przebiegiem instalacji i ryzykiem kolizji, które pojawiają się, gdy rozwiązania technologiczne dodawane są do gotowej przestrzeni. Zaproszenie integratora AV do współtworzenia projektu stwarza możliwość zmniejszenia kosztów, sprawiając, że ostateczny efekt jest bardziej satysfakcjonujący zarówno dla inwestora, jak i przyszłych użytkowników pomieszczenia.

Kluczowe elementy technologiczne w projektowaniu przestrzeni konferencyjnej 

Zanim projekt trafi w ręce dostawców i integratorów AV, warto, aby architekt zadbał o szczegółowe zaprojektowanie miejsc, w których znajdą się elementy dotyczące zaplecza dźwiękowo-wizualnego. Chodzi tutaj o zaplanowanie powierzchni pod względem rozmieszczenia i rodzaju mikrofonów, głośników, urządzeń sterujących, kamer, zaproponowanie oprogramowania do obsługi video czy chociażby stacji dokujących i miejsc ładowarek do komputerów.

Mikrofony

Coraz bardziej zyskują na popularności sufitowe mikrofony panelowe, głównie ze względu na jakość i estetykę. Alternatywą dla nich są tradycyjne urządzenia montowane przed rozmówcami na stołach. Mogą to być rozwiązania wymagające większej bądź mniejszej ilości okablowania i łączące się przewodowo lub bezprzewodowo z urządzeniem centralnym obsługującym wideokonferencje. Podczas wyboru urządzenia można zdecydować zarówno o sposobie montażu, jak źródle zasilania (prąd lub akumulatorowy). Każde rozwiązanie ma swoje zalety i wady, których rozstrzygnięcie następuje poprzez rozmowy na etapie projektu. Klient dokonuje wyboru, sugerując się wieloma kryteriami, do których zaliczyć można: jakość, niezawodność, design czy cenę.

Głośniki

Znaczący wpływ na komfort rozmowy ma rodzaj i rozmieszczenie głośników. Ważne jest, aby dźwięk był rozprowadzany równomiernie, do wszystkich części sali. W zależności od funkcji, jaką ma pełnić sala konferencyjna, głośniki mogą mieć różną charakterystykę. Przykładowo, zakres częstotliwości fal dźwiękowych dla mowy ludzkiej jest inny niż dla muzyki, dlatego warto rozważyć wybór takich urządzeń, które z tymi częstotliwościami poradzą sobie najlepiej.

Oprogramowanie do obsługi video konferencji

Z oprogramowaniem do komunikacji mogą być połączone systemy rezerwacji sal, które – w zależności od producenta i modelu – oferują więcej lub mniej możliwości. A gdy mowa o systemach rezerwacji, można rozważyć możliwość połączenia ich w jeden system, z systemem rezerwacji biurek (jeśli planowane są strefy hot desk) oraz boksów pracowniczych.

Obraz

Kolejną decyzją, którą warto podjąć na jak najwcześniejszym etapie projektowania, jest wybór dotyczący urządzenia wyświetlającego obraz. Główną osią decyzji inwestora pozostaje to, czy sala ma być wyposażona w monitor (dotykowy lub standardowy), projektor czy ścianę ledową i jakie powinien mieć wymiary oraz proporcje.

Coraz większą popularnością staje się – wprowadzony po raz pierwszy przez firmę Microsoft – dotykowy monitor 110 cali o proporcjach 20:9. Zaletą tego urządzenia w układzie Front Row jest sposób aranżacji sali konferencyjnej, dzięki któremu wszyscy uczestnicy spotkania siedzą po jednej stronie zaokrąglonego stołu, na wprost monitora, ciesząc się doskonałą widocznością. Okazuje się to szczególnie istotne, zwłaszcza gdy firma jest lub pretenduje do miana „organizacji turkusowej”, w której – zamiast rywalizacji i dominacji – pojawia się współpraca, a myślenie holistyczne zakłada traktowanie wszystkich jako równorzędnych partnerów w dążeniu do realizacji wspólnego celu.

Kamery

Dostępne są różne opcje, np. kamery panoramiczne, które obejmują całe pomieszczenie, zapewniając pełny widok na wszystkich uczestników czy też kamery śledzące, które podążają za osobą aktualnie mówiącą. Można również zastosować kilka kamer umieszczonych na stole przed rozmówcami lub dać możliwość wykorzystania tych, które wbudowane są w laptopy. Wybór będzie miał wpływ jakość obrazu oraz komfort prowadzonej rozmowy. .

Stacje dokujące i ładowanie komputerów

Obecnie większość dokumentów przechowywanych jest w formie cyfrowej na komputerach osobistych, więc istotne staje się zapewnienie odpowiednich rozwiązań do zasilania tych urządzeń oraz efektywnej transmisji sygnału na monitor czy rzutnik.

Dostępne są coraz bardziej zaawansowane technologie, które umożliwiają ograniczenie ilości używanych przewodów i sprzyjają komunikacji bezprzewodowej. Przykładem takiego rozwiązania jest system Barco ClickShare, który pozwala na intuicyjne i bezprzewodowe dzielenie się treściami na dużym ekranie. Opcję alternatywną stanowią nowoczesne kable USB-C, które nie tylko ładują urządzenia, lecz także umożliwiają przesyłanie danych. Dzięki ich odpowiedniej długości oraz systemom chowania, możliwe jest znaczące ograniczenie ilości kabli na stole konferencyjnym, co przyczynia się do poprawy estetyki i organizacji przestrzeni pracy.

Technologia DECT

W dużych salach konferencyjnych, w których uczestnicy często korzystają z mikrofonów przenośnych lub zausznych, kluczowe staje się odpowiednie dobranie technologii komunikacji bezprzewodowej. Coraz większą popularność w tym zakresie zdobywa technologia DECT (Digital Enhanced Cordless Telecommunications). Jest to system komunikacji, który korzysta z cyfrowego transferu danych zamiast tradycyjnego sygnału analogowego w pasmach radiowych. Technologia DECT jest znacznie mniej podatna na zakłócenia, co gwarantuje wyższą jakość dźwięku i stabilność połączenia w dynamicznym środowisku konferencyjnym.

Video Bar, czyli All in One

Video Bar, znany również jako All-in-One, to innowacyjny, przenośny zestaw do wideokonferencji, który zawiera mobilny wózek z regulacją wysokości, zintegrowaną kamerę, głośniki oraz mikrofon. Tego typu rozwiązania cieszą się coraz większym zainteresowaniem, gdyż oferują kompleksowe wyposażenie niezbędne do prowadzenia wideokonferencji w jednym, łatwym do przeniesienia urządzeniu.

W projektowaniu wnętrz sali konferencyjnej Video Bar stanowi element równie ważny, jak pozostałe komponenty wystroju. Architekci muszą uwzględnić mobilność zestawu, planując przestrzeń w taki sposób, aby miejsca przeznaczone na Video Bary były kompatybilne z układem stołów i krzeseł, a także estetycznie współgrały z resztą wnętrza – nawet w przypadku ich przeniesienia do innych pomieszczeń.

Należy także zwrócić uwagę na gabaryty urządzenia, dla przykładu: Video Bar z monitorem o przekątnej 86 cali ma szerokość prawie 2 metry, a model z ekranem 105 cali przekracza 2,5 metra szerokości. Dlatego, planując lokalizację takiego zestawu, istotne jest określenie odpowiedniej ilości miejsca na jego „przejazd” oraz docelowe ustawienie w taki sposób, by zapewnić płynność konfiguracji i użytkowania w różnych scenariuszach konferencyjnych.

Estetyka i personalizacja vs technologia – czy trzeba wybierać?

Estetyka w projektowaniu pomieszczeń konferencyjnych jest równie ważna jak funkcjonalność. W zależności od wizji firmy, jak i indywidualnych preferencji klientów, podejście do estetyki może znacząco się różnić. Niektóre organizacje preferują klasyczny i tradycyjny wystrój, podczas gdy inne skłaniają się ku nowoczesnym, minimalistycznym rozwiązaniom.

Zastosowanie nowych technologii, takich jak ekrany dotykowe o różnych rozmiarach i proporcjach, umożliwiają realizację niestandardowych projektów. Dodatkowo integracja elementów audiowizualnych, które mogą być estetycznie zintegrowane z wnętrzem (mowa o mikrofonach kierunkowych czy też dyskretnie umieszczonych głośnikach), pozwala na zachowanie czystości i harmonii wizualnej. Technologie te nie tylko zwiększają funkcjonalność sali, lecz także podnoszą ogólną estetykę przestrzeni, co ma bezpośredni wpływ na postrzeganie marki przez pracowników i klientów.

Wspólny wysiłek w imię użytecznych przestrzeni

Projektanci zdają się zajmować pozycję na styku wiedzy technicznej i artystycznej wizji, przekształcając pomieszczenia w miejsca, gdzie pomysły osiągają swoją wizualną formę, a technologia staje się niewidzialnym, acz wszechobecnym partnerem rozmów.

Rolą producentów, dostawców i architektów jest również dopilnowanie, aby każde rozwiązanie stanowiło odpowiedź na aktualne potrzeby, jak również wybiegało w niezdefiniowane jeszcze wymagania jutra. Takie podejście wymaga odwagi, przewidywania i, przede wszystkim, otwartości na zmiany, które codziennie nadchodzą. Bo choć technologie ewoluują, a trendy modowe ulegają zmianom, cel pozostaje wspólny: tworzenie przestrzeni, które łączą ludzi — zarówno tych w sali, jak i po drugiej stronie ekranu.