W poszukiwaniu optymalizacji kosztowej

W kolejnych częściach zaprezentuję szczegółowy model struktury kosztowej oraz zasugeruję rozwiązania, które będą pomocne w ocenie, na ile dostawcy usług realnie dbają o profesjonalizm i inwestycje w kadry. Tylko dzięki transparentności i świadomości można podejmować decyzje, które przyczynią się do poprawy sytuacji na rynku usług sprzątania. Dlatego, jeśli chcesz w końcu zrobić porządek z tym sprzątaniem, to zapraszam Cię serdecznie do przeczytania tego, co dla Ciebie dziś przygotowałem.

Struktura kosztowa w usłudze utrzymania czystości

Strukturę kosztową usługi utrzymania czystości można rozbić na następujące części:

1. Koszty administracyjne

Koszty administracyjne są trudne do oszacowania, ponieważ różnią się w zależności od struktury firmy i jej wewnętrznych procedur. Obejmują one wydatki związane z nadzorem, planowaniem pracy, zarządzaniem personelem oraz obsługą księgową i kadrową. Należą do grupy kosztów marżowych.

Warto, aby firma sprzątająca określiła, jakie elementy składają się na koszty administracyjne, i przedstawiła je w przejrzysty sposób administratorowi obiektu. Koszty te mogą obejmować zarządzanie harmonogramami pracy, raportowanie wykonania zadań, komunikację z klientem, backoffice.

2. Koszty środków chemicznych

Środki czystości to wydatki, które są w miarę stabilne i przewidywalne, jako że firmy zamawiają je regularnie, zazwyczaj co miesiąc, w zbliżonych ilościach. Zwykle stanowią od 5 do 10% całkowitych kosztów. Wartość ta może wzrosnąć, gdy usługa obejmuje prace gruntowne, np. okresowe mycie okien czy konserwację podłóg.

Koszty środków czystości oblicza się, bazując na średnim zużyciu na m2 powierzchni lub zgodnie z normami przyjętymi w firmie sprzątającej. Dokładne oszacowanie zużycia oraz kontrola nad zakupami i magazynowaniem mogą pomóc ograniczyć marnotrawstwo i zredukować niepotrzebne wydatki.

Możliwe działania optymalizacyjne w tym dziale obejmuje stosowanie: koncentratów, automatycznych dozowników, procedur związanych ze sporządzanie roztworów i zarządzaniem zużyciem. Można również stosować system dwóch wiader, co nadal w Polsce funkcjonuje niczym czarna magia. Personel sporządza roztwór w jednym wiadrze, a w drugim na wózku transportuje pozostałe, często zbyteczne w danej chwili, flakony ze środkami chemicznymi czy też drobnymi narzędziami. No nie. Nie po to są dwa wiadra na wózku.

3. Koszty narzędzi ręcznych i sprzętu zasilanego (5-15%)

W skład tej kategorii wchodzą zarówno ręczne narzędzia czyszczące, jak i bardziej zaawansowany sprzęt (odkurzacze przemysłowe, maszyny szorująco-zbierające). Koszty te mogą stanowić od 5 do 15% całkowitych wydatków, w zależności od specyfiki obiektu i rodzaju używanych urządzeń.

Tę kategorię można także podzielić na dwie oddzielne – jako narzędzia ręczne i sprzęt zasilany, jednak – na potrzeby niniejszego artykułu – wystarczy, jeśli potraktujemy to razem.

Możliwe rozwiązania optymalizujące koszty obejmują leasing lub wynajem sprzętu, który pozwala uniknąć wysokich kosztów zakupu i umożliwia łatwiejszy dostęp do nowoczesnych technologii. Regularna konserwacja urządzeń to równie istotny czynnik, wpływający na ich wydajność i długowieczność, co pozwala ograniczyć częstotliwość wymiany sprzętu i dodatkowe wydatki.

Technologie autonomiczne są w stanie przyczynić się do obniżenia kosztów, ponieważ ich praca może być ciągła (w przeciwieństwie do pracy człowieka).

Koszty osobowe stanowią największą część całkowitych kosztów utrzymania czystości, osiągając pułap nawet 70–80%, w zależności od organizacji pracy. Warto podkreślić, że jest to koszt brutto pracodawcy, który obejmuje wszystkie składki, podatki, a także szacunki dotyczące zastępstwa pracownika podczas urlopu lub nieobecności związanych z chorobą. Koszty te różnią się znacząco od kosztów brutto pracownika i dlatego istotne jest, aby administratorzy obiektów zdawali sobie sprawę z tego rozróżnienia podczas analizy ofert sprzątania.

Wysoki udział kosztów pracy wynika przede wszystkim nie z poziomu wynagrodzeń, lecz z czasu potrzebnego na wykonanie poszczególnych zadań. Szkolenia i precyzyjne planowanie pracy personelu mogą prowadzić do znacznych oszczędności czasowych – w niektórych przypadkach nawet o połowę, co znacząco wpływa na redukcję kosztów całkowitych.

Materiały higieniczne, takie jak: papier toaletowy, ręczniki papierowe, mydło czy środki dezynfekcyjne, są zależne od liczby osób korzystających z budynku i specyficznych potrzeb danego obiektu. W przeciwieństwie do innych kosztów, firmy rzadko wliczają je do opłaty ryczałtowej – częściej stosuje się tzw. refakturę, co oznacza doliczanie kosztów na podstawie rzeczywistego zużycia.

Przejrzystą formą rozliczeń jest osobna odpłatność na podstawie cennika, przy czym szczegóły takiego cennika powinny być załącznikiem do umowy. Jeśli tzw. refaktura nie jest opcją, koszty te można oszacować na podstawie przyjętych norm zużycia, ilości osób w budynku lub liczby oraz rodzaju dozowników.

Działania optymalizacyjne dotyczące higieny obejmują różnego rodzaju inteligentne dozowniki, mierzenie ruchu osobowego w kluczowych częściach wspólnych budynku oraz jakże ważną edukację pracowników i klientów korzystających z budynku i z owych materiałów higienicznych. Stop marnotrawstwu. Ty również możesz mieć na to wpływ.

Koszty pracy stanowią największą część budżetu, osiągając od 70 do 80% całkowitych wydatków. Zadajmy sobie pytanie: Dlaczego osoby zarządzające firmami sprzątającymi nic z tym nie robią? Ano robią, ale nie tak jak powinni.

Niestety, liczne patologie zatrudnienia w tej branży wpływają negatywnie na jakość pracy oraz efektywność organizacyjną. Problemy mogą być odczuwalne zarówno dla pracowników, jak i dla klientów, którzy często nie są świadomi, jak wielki wpływ na końcową jakość usługi ma sposób zarządzania personelem przez firmy sprzątające.

Wiele firm stosuje rozwiązania obniżające koszty kosztem stabilności i warunków pracy, co często prowadzi do niskiego zaangażowania w świadczone usługi oraz do większej rotacji.

Do najczęstszych praktyk należą:

• Umowy cywilnoprawne (śmieciowe) – pracownicy zatrudniani są na umowy zlecenie lub o dzieło zamiast na umowy o pracę, co pozbawia ich stabilności oraz dostępu do podstawowych świadczeń;
• Zatrudnienie na czarno – praktyka ta wciąż występuje, pozbawiając pracowników praw socjalnych, a klientów profesjonalnej obsługi, kontroli jakości oraz narażając na problemy prawne związane z ewentualnymi wypadkami i roszczeniami;
• Zatrudnienie na wielu umowach – pracownicy zatrudniani są na kilku umowach równocześnie, co zmniejsza składki, ale ogranicza również ich prawa, generując niepewność zatrudnienia. Często pracownicy nawet nie wiedzą, dlaczego tak jest, że mają kilka umów.

Wysoka rotacja i problemy z wdrożeniami pracowników

Brak stabilnych form zatrudnienia prowadzi do częstej rotacji pracowników, co oznacza nie tylko niższą jakość pracy, lecz także wysokie koszty wdrożeniowe. Brak odpowiedniej komunikacji z przełożonym, brak pozytywnych technik motywowania, braki towarowe, zbyt duże wymagania do posiadanych kompetencji – to główne przyczyny rotacji i zaangażowania w budowanie prawdziwej jakości usługi.

Za każdym razem, gdy firma zatrudnia nowego pracownika, konieczne jest wdrożenie go do specyfiki danego obiektu oraz zadań. Niestety, firmy rzadko inwestują w ten proces wystarczająco dużo czasu i zasobów, co sprawia, że nowi pracownicy pracują mniej efektywnie i są bardziej narażeni na popełnianie błędów. Efektem tego jest niska jakość usługi, reklamacje i dalsze pogłębianie problemu rotacji.

Wdrożenie nowych pracowników nie powinno być traktowane jako formalność – konieczne są dobrze zaplanowane instrukcje, szkolenia z obsługi specyficznych narzędzi i środków, a także wprowadzenie do standardów pracy na obiekcie. Firmy, które nie zapewniają odpowiedniego wdrożenia, w efekcie muszą częściej wymieniać personel, co generuje dodatkowe koszty.

Wartość nadzoru, planowania i szkoleń

Optymalizacja kosztów pracy nie powinna polegać na oszczędzaniu na wynagrodzeniach, lecz na inwestowaniu we właściwy nadzór, precyzyjne planowanie oraz efektywne szkolenie personelu.

• Nadzór i planowanie pracy – brak nadzoru i planowania skutkuje stratami czasu oraz mniejszą efektywnością. Rozpisanie zadań „krok po kroku” i przypisanie odpowiedzialności za konkretne działania pozwala zmniejszyć czas pracy oraz poprawić jakość. Planowanie pracy powinno uwzględniać specyfikę obiektu i typ powierzchni, aby maksymalnie wykorzystać czas pracowników oraz zasoby. Budowanie struktury pracowniczej i delegowanie obowiązków oraz stosowanie systemów motywujących do pracy to również pięta achillesowa wykonawców usługi.
• Szkolenia kompetencyjne zamiast szkoleń producenckich – brak kompetencyjnych szkoleń dla pracowników skutkuje obniżeniem jakości usług, jak również wydłużeniem czasu potrzebnego na wykonanie pracy. Wiele firm ogranicza się do szkoleń darmowych oferowanych przez producentów środków czystości, które jednak skupiają się głównie na promocji produktów, a nie na rzeczywistym rozwijaniu umiejętności personelu. Szkolenia producenckie obejmują zazwyczaj podstawowe informacje o produktach i ich zastosowaniu. W odróżnieniu od nich, profesjonalne kursy branżowe koncentrują się na wszechstronnym rozwijaniu umiejętności – uczą technik czyszczenia, efektywnego zarządzania czasem, obsługi specjalistycznych narzędzi oraz zachowania bezpieczeństwa przy użyciu chemikaliów. Dla wielu firm własny trener wewnętrzny jest kosztownym rozwiązaniem, dlatego kursy online, takie jak te oferowane przez Clean Mode, stanowią skuteczną alternatywę, dostępne w dogodnym czasie i przystępne kosztowo. Odpowiednio przeszkolony personel jest bardziej wydajny, rzadziej popełnia błędy, co redukuje koszty reklamacji oraz nieefektywności. Pracownicy z pełnym przeszkoleniem są w stanie wykonywać swoje zadania szybciej i dokładniej, co zmniejsza całkowity koszt pracy nawet o 50% w porównaniu do personelu bez odpowiedniego szkolenia.

Rekomendacje

Świadome zarządzanie kosztami oraz jakością usług sprzątania wymaga zarówno znajomości struktury kosztowej, jak i umiejętności oceny kompetencji firmy wykonawczej. Oto kilka kluczowych zaleceń, które pomogą w podejmowaniu najlepszych decyzji:

• Zwracaj uwagę na sposób zatrudnienia personelu – stabilne i legalne formy zatrudnienia wpływają pozytywnie na jakość usług oraz zmniejszają rotację pracowników, co w dłuższej perspektywie obniża koszty. Przed podjęciem współpracy zapytaj firmę sprzątającą o stosowane przez nią formy zatrudnienia i ich zgodność z obowiązującym prawem;
• Wymagaj szczegółowego planu wdrożeniowego – każda profesjonalna firma powinna mieć opracowany system wdrożenia nowych pracowników. Warto, aby administratorzy pytali o szczegóły procesu wdrożeniowego, w tym o instrukcje stanowiskowe, harmonogramy prac oraz zasady nadzoru, które firma planuje wdrożyć na obiekcie;
• Weryfikuj, jakie szkolenia przechodzi personel – szkolenia kompetencyjne stanowią fundament wysokiej jakości usług. Poproś firmę o szczegóły dotyczące oferowanych szkoleń – dopytaj, czy są to jedynie szkolenia oferowane przez producentów, czy też branżowe kursy kompetencyjne;
• Przeanalizuj ofertę pod kątem transparentności kosztów materiałów higienicznych – współpraca oparta na rozliczaniu ze zużycia (czyli indywidualnym rozliczeniu kosztów materiałów higienicznych) jest bardziej przejrzysta niż ryczałtowe wliczenie ich w koszt usługi;
• Zainwestuj w długofalową współpracę z firmą o wysokich standardach – najniższa cena usługi nie zawsze oznacza najlepszy wybór. Firmy, które inwestują w szkolenia, profesjonalny nadzór i nowoczesny sprzęt, mogą początkowo oferować wyższe ceny, ale w dłuższej perspektywie przynoszą korzyści w postaci stabilności, wyższej jakości usług i mniejszych kosztów wynikających z reklamacji;
• Postaraj się, żeby zawierać umowy ramowe. Wyłącz z ryczałtu wszelkie prace okresowe typu: mycie okien, doczyszczanie i konserwacja posadzek, odśnieżanie ciężkim sprzętem itp. Dzięki temu otrzymasz prawdziwie mierzalną ofertę na usługi.

Świadome podejście, opierające się na analizie kosztów, ocenie sposobów zatrudnienia i szkolenia personelu, pozwala nie tylko zaoszczędzić, lecz także podnieść standard czystości i komfortu użytkowników obiektów.

Warto jest dążyć do współpracy z firmami, które rzeczywiście dbają o jakość świadczonych usług oraz edukację swojego personelu, tak by wyeliminować powierzchowną profesjonalizację na rzecz autentycznego zaangażowania.