Outsourcing Property Managementu

W DL Invest Group od lat stosujemy model właścicielski, który pozwala nam szybko reagować na zmiany oczekiwań naszych najemców oraz sprawnie podejmować decyzje, mając na uwadze długoterminową perspektywę. Czy outsourcing może zapewnić takie same albo lepsze efekty?

Outsourcing – złote rozwiązanie dla wszystkich?

Wybór outsourcingu to często najprostsza droga – niejako ściąga z właściciela ciężar niestrategicznych obowiązków, aby zarzucić go na barki podwykonawców. Powierzenie zewnętrznym firmom odpowiedzialności za pewną część biznesu właściciela daje mu dostęp do specjalistycznej wiedzy, nowoczesnych technologii i dobrze rozwiniętych procesów, co może być nieocenioną wartością dodaną. Istnieje jeszcze jeden powód, dla którego niektóre podmioty tak chętnie zlecają swoje obowiązki na zewnątrz – outsourcing obiecuje ograniczenie kosztów.

Jednocześnie rynek ten staje się coraz bardziej zróżnicowany, a firmy specjalizujące się w zarządzaniu nieruchomościami oferują usługi w coraz bardziej wyspecjalizowanych obszarach. Obecnie możemy znaleźć firmy zajmujące się wyłącznie zarządzaniem technicznym budynków, obsługą najemców, utrzymaniem czystości i ochroną, a nawet monitorowaniem efektywności energetycznej.

Tutaj pojawia się ryzyko, że podzielenie odpowiedzialności na wiele podmiotów doprowadzi do zarządzania skomplikowaną siatką podwykonawców. W praktyce oznacza to, że właściciel musi kontrolować nie tylko głównego operatora zarządzającego obiektem, lecz także wszystkich mniejszych usługodawców, którzy są zaangażowani w różne aspekty codziennej eksploatacji budynku. Może to prowadzić do braku spójności w realizacji usług, wydłużonych czasów reakcji czy problemów z komunikacją.

Mimo wspomnianych wyzwań outsourcing ma swoje niewątpliwe przewagi, zwłaszcza w zarządzaniu dużymi nieruchomościami biurowymi czy magazynowymi. Firmy zewnętrzne często dysponują zespołami ekspertów, którzy są na bieżąco z najnowszymi technologiami, trendami rynkowymi i regulacjami prawnymi. Dzięki temu właściciel nieruchomości może skupić się na strategicznych celach, zamiast zajmować się szczegółami operacyjnymi. Outsourcing bywa też skuteczny w obniżaniu kosztów operacyjnych, ponieważ firmy zarządzające obsługują wiele obiektów jednocześnie, co pozwala im uzyskać korzystniejsze warunki współpracy z dostawcami czy wykonawcami.

Model właścicielski = elastyczność i dobre relacje

Nasze podejście zakłada także bliską współpracę z zespołami obecnymi na miejscu. Pracownicy recepcji, konserwatorzy, technicy – to personel, który każdego dnia wchodzi w interakcje z najemcami, znajdując się na linii pierwszego kontaktu. Ich zaangażowanie jest nieocenione i bez nich nie moglibyśmy szybko reagować na zmieniające się potrzeby, które pojawiają się codziennie w tak dynamicznym środowisku nieruchomości komercyjnych.

Jako zarząd doceniamy ludzi, na których możemy polegać – ale żeby tak było, zawsze dajemy coś w zamian. Szkolimy naszych pracowników i nigdy po takich szkoleniach nie zostawiamy ich samych sobie. Regułą jest, że każdy człowiek zatrudniony w naszych strukturach, przez jakiś czas pracuje w towarzystwie bardziej doświadczonych kolegów – to sprawia, że czują się bezpiecznie, wykonując swoje obowiązki, a to z kolei przekłada się na dobrostan naszych najemców.

Oprócz szkoleń niezbędne jest również dostarczenie im odpowiednich narzędzi wspierających ich w codziennej pracy. Na tej płaszczyźnie wdrożyliśmy nowoczesne rozwiązania technologiczne, które usprawniają komunikację i procesy zarządzania, pod nazwą DL Welcome.

Skalowalność modelu w zróżnicowanych segmentach

Właścicielski model zarządzania staje się szczególnie efektywny w przypadku firm działających w różnych segmentach rynku nieruchomości komercyjnych. W naszym przypadku obejmuje on obiekty biurowe, magazynowe, parki handlowe oraz projekty typu mixed-use.

Doświadczenia i rozwiązania wypracowane w jednym segmencie możemy płynnie przenosić do pozostałych, zapewniając spójne standardy jakości oraz elastyczność w dostosowywaniu oferty. Dzięki temu korzystają na tym wszyscy: najemcy, którzy otrzymują sprawdzone rozwiązania, oraz my, jako właściciel, który oszczędza czas i zasoby potrzebne do wdrażania nowych strategii.

Długoterminowe partnerstwo to długoterminowe korzyści

W odróżnieniu od modelu outsourcingowego, w którym dostawcy usług mogą się zmieniać, właścicielski model zarządzania stawia na stabilność i ciągłość. Stała obecność tych samych zespołów oraz dobrze poznanych pracowników sprawia, że najemca na każdym etapie współpracy wie, do kogo się zwrócić.

Tak utrzymane, długofalowe relacje nie tylko zapewniają szybszą reakcję na problemy, ale też wzmacniają poczucie zaufania i bezpieczeństwa. Dzięki temu partnerstwo z najemcą oparte na wzajemnym zrozumieniu staje się trwałym fundamentem sukcesu – zarówno dla niego, jak i dla nas.

Na przykładzie naszych doświadczeń w DL Invest Group możemy stwierdzić, że właścicielski model zarządzania sprawdza się szczególnie dobrze w sytuacjach, gdy kluczowe jest szybkie podejmowanie decyzji. Pracownicy obecni na miejscu znają obiekt i potrzeby najemców, co umożliwia im rozwiązywanie problemów na bieżąco. Co więcej, osoby zarządzające obiektami są włączone w strukturę organizacyjną firmy, co gwarantuje lepsze zrozumienie priorytetów i wartości samej organizacji.

Warto jednak podkreślić, że efektywność tego modelu nie wynika wyłącznie z samej jego struktury. Kluczowe są procesy – od wdrożenia nowych pracowników po wprowadzanie systemów, takich jak platformy komunikacji z najemcami. Transparentność i szybka reakcja to fundamenty, na których opiera się nasze zarządzanie.

Równowaga między modelami

Czy właścicielski model zarządzania wyprze outsourcing? Raczej nie – oba podejścia mają swoje miejsce na rynku, zależnie od charakterystyki i priorytetów właściciela nieruchomości. Outsourcing może być skutecznym rozwiązaniem w przypadku mniejszych organizacji lub w sytuacjach, gdy właściciel chce skoncentrować się na innych aspektach działalności. Z kolei model właścicielski będzie odpowiedniejszy dla firm, które kładą nacisk na długoterminowe relacje z najemcami i spersonalizowane podejście do zarządzania.