Cyfryzacja w administracji obiektów

Takie efekty są szczególnie pożądane w kontekście rosnących wymagań dotyczących zarządzania przestrzeniami komercyjnymi i biurowymi, ESG czy też oczekiwań dotyczących nowoczesnych i inteligentnych miejsc pracy.

Cyfryzacja w administracji – od czego należy zacząć?

W kontekście administracji cyfryzacja oznacza wprowadzenie narzędzi, które automatyzują procesy zarządzania, poprawiają komunikację, a także umożliwiają lepszą analizę danych i podejmowanie decyzji na ich podstawie.

Dzięki nowym technologiom, takim jak sztuczna inteligencja (AI), automatyzacja procesów, czy blockchain, możliwe jest usprawnienie wielu aspektów działalności administracyjnej. Nowoczesne narzędzia pomagają w zarządzaniu dokumentami, obsłudze klientów, przetwarzaniu danych oraz zapewnianiu transparentności.

Jakie są zatem kluczowe obszary w branży FM, w których cyfryzacja od dłuższego czasu jest mocno zauważalna, a większość firm nie odstaje już w tej kwestii znacząco od swoich konkurentów?

Kluczowe obszary cyfryzacji w administracji obiektów

• Elektroniczny obieg dokumentów i e-dokumentacja – to jedno z najważniejszych narzędzi cyfryzacji, które umożliwia przesyłanie, zatwierdzanie i archiwizowanie dokumentów bez potrzeby korzystania z papieru. Dzięki temu procesy administracyjne stają się bardziej przejrzyste, szybkie i bezpieczne;
• Zarządzanie budynkami – wdrożenie systemów BMS (Building Management System), które umożliwiają zdalne monitorowanie parametrów budynku, takich jak temperatura, zużycie energii czy oświetlenie. Takie rozwiązania pozwalają na bardziej efektywne zarządzanie zużyciem zasobów;
• Zarządzanie utrzymaniem infrastruktury – wykorzystanie systemów CMMS (Computerized Maintenance Management System), które pozwalają na monitorowanie stanu technicznego budynku, planowanie prac konserwacyjnych, zarządzanie zgłoszeniami serwisowymi oraz optymalizację kosztów związanych z utrzymaniem;
• Komunikacja z najemcami i użytkownikami – implementacja aplikacji mobilnych, które ułatwiają zgłaszanie usterek, organizowanie serwisów czy zarządzanie rezerwacjami przestrzeni w budynkach biurowych;
• Analiza danych – wprowadzenie narzędzi do zbierania i analizy danych z budynków, co pozwala na podejmowanie decyzji na podstawie rzeczywistych informacji, takich jak zużycie energii, dane o ruchu ludzi czy skuteczność działań konserwacyjnych.

Wyzwania związane z cyfryzacją

Cyfryzacja procesów administracyjnych wiąże się z pewnymi wyzwaniami. Przede wszystkim, organizacje muszą stawić czoła wysokim kosztom wdrożenia nowych technologii. Co więcej, mogą doświadczyć trudności w integracjach nowych systemów z istniejącą infrastrukturą. Istnieje także ryzyko oporu wobec zmian ze strony pracowników oraz, oczywiście, konieczność ich przeszkolenia.

Bezpieczeństwo danych to kolejne wyzwanie – przechowywanie informacji o stanie budynków, ich użytkownikach oraz historii konserwacji wymaga zaawansowanych rozwiązań w zakresie ochrony danych przed cyberatakami.

Mimo ryzyk, cyfryzacja przynosi szereg korzyści, które zdecydowanie przewyższają początkowe trudności. Stała się kluczowym elementem modernizacji wielu sektorów, a administracja publiczna oraz Facility Management (FM) nie stanowią wyjątku. Wdrożenie nowoczesnych technologii w tych obszarach zwiększa efektywność operacyjną, optymalizuje koszty, gwarantuje lepszą dostępność oraz przejrzystość, poprawę współpracy i komunikacji, a także aktywne śledzenie i analizę danych.

Urząd Miasta Gdańska

W 2023 roku Urząd Miasta Gdańska wdrożył platformę e-Administracja, mającą na celu uproszczenie i przyspieszenie procesów administracyjnych. Głównym celem projektu było umożliwienie mieszkańcom załatwianie spraw urzędowych online, bez konieczności wizyt w urzędzie, oraz zautomatyzowanie niektórych procesów wewnętrznych.

System e-Administracja zintegrował różne usługi publiczne, umożliwiając składanie wniosków, uzyskiwanie zaświadczeń, opłacanie podatków czy składanie deklaracji. Platforma jest dostępna zarówno dla obywateli, jak i pracowników urzędów, co pozwala na szybkie przetwarzanie dokumentów i unikanie błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych.

Dzięki wdrożeniu systemu zminimalizowano konieczność obsługi tradycyjnej papierowej dokumentacji, co zwiększyło efektywność administracji i zredukowało koszty związane z papierowym obiegiem dokumentów. Procesy takie jak wydawanie zaświadczeń o zameldowaniu, sprawy związane z pozwoleniami budowlanymi czy rejestracja firm stały się w pełni cyfrowe, co pozwoliło na zaoszczędzenie czasu zarówno mieszkańców, jak i urzędników.

CBRE

CBRE w 2023 roku zainwestowała w cyfryzację swoich procesów Facility Management, wdrażając systemy oparte na technologii Internetu Rzeczy (IoT) i Big Data w zarządzaniu obiektami biurowymi i przemysłowymi. Organizacja zastosowała rozwiązania IoT, które umożliwiają monitorowanie zużycia energii, temperatury, wilgotności, a także innych parametrów środowiskowych w budynkach. Dzięki zainstalowanym czujnikom i systemowi zarządzania danymi, firma była w stanie na bieżąco monitorować i optymalizować warunki w obiektach.

Dodatkowo, systemy zintegrowane z platformą zarządzania budynkiem pozwalały na natychmiastowe wykrywanie awarii, takich jak problemy z klimatyzacją, oświetleniem czy wentylacją. Dzięki zastosowaniu analityki predykcyjnej, CBRE była w stanie przewidywać awarie urządzeń oraz prowadzić ich konserwację w sposób zapobiegawczy, co zmniejszyło koszty napraw i czas przestoju urządzeń. Oprócz zwiększenia komfortu użytkowników, zoptymalizowali zużycie energii i zminimalizowali czas reakcji na problemy.

The Warsaw HubC to nowoczesny kompleks biurowy w Warszawie, który postawił na cyfryzację procesów Facility Management, by stać się jednym z liderów zrównoważonego rozwoju i efektywności energetycznej na rynku nieruchomości komercyjnych. Kolejnym przykładem na sukces technologii IoT jest Warsaw HUB. W 2023 roku projekt ten otrzymał certyfikację BREEAM na poziomie „Outstanding”, dzięki nowoczesnemu podejściu do zarządzania budynkami, w którym każdy aspekt – od wentylacji po zarządzanie przestrzenią biurową – jest monitorowany w czasie rzeczywistym i optymalizowany za pomocą danych.

Nowe trendy w erze cyfrowej transformacji

Cyfrowa transformacja stała się jednym z najważniejszych procesów kształtujących współczesny świat. Przemiany z nią związane obejmują nie tylko technologie, lecz także sposób, w jaki organizacje funkcjonują, jak komunikują się z klientami i dostosowują do zmieniającego się rynku i oczekiwań społeczeństwa. W ciągu ostatnich kilku lat rozwój nowych technologii otworzył przed firmami i instytucjami zupełnie nowe możliwości.

Coraz częściej można zauważyć na rynku rozwój systemów automatyzacji procesów (RPA), które umożliwiają automatyzację wielu powtarzalnych i czasochłonnych zadań. Firmy inwestują w automatyzację procesów, aby zwiększyć efektywność operacyjną, zredukować koszty oraz poprawić jakość usług. Roboty wykonują rutynowe zadania, takie jak wprowadzanie danych, sprawdzanie dokumentów czy odpowiadanie na zapytania.

Cyfryzacja procesów w administracji jest nieuniknionym krokiem w kierunku optymalizacji działań w obszarze Facility Management i Administracji. Firmy i organizacje publiczne, które zdecydują się na wdrożenie nowoczesnych technologii, zyskają oszczędności, lepszą kontrolę nad swoimi budynkami, poprawę komfortu użytkowników oraz możliwość szybszego reagowania na zmieniające się potrzeby. Wraz z rozwojem nowych technologii, takich jak sztuczna inteligencja, analiza danych czy automatyzacja, Facility Management przejdzie kolejną transformację, której celem będzie stworzenie bardziej efektywnych i zrównoważonych przestrzeni do pracy i życia.