Digitalizacja organizacji

Dlaczego digitalizacja to konieczność, a nie opcja?

W dzisiejszym świecie przedsiębiorstwa muszą działać szybciej, bardziej precyzyjnie i efektywnie niż kiedykolwiek wcześniej. Digitalizacja procesów biznesowych stała się nieodzownym elementem zarządzania w dobie wielu dynamicznych zmian na rynku. Firmy, które nie dostosują się do cyfrowej rzeczywistości, ryzykują pozostanie w tyle.

Jako firma deweloperska, w Archicom stoimy przed wieloma wyzwaniami, charakterystycznymi dla naszej branży. Są nimi rosnące wymagania klientów, zmieniające się przepisy prawa oraz coraz większa konkurencja na rynku. W branży deweloperskiej, w której projektowanie, realizacja i sprzedaż inwestycji mogą trwać wiele lat, zdolność do zarządzania złożonymi procesami oraz reagowania na zmiany w czasie rzeczywistym jest kluczowa. Digitalizacja daje nam narzędzia i technologie, by nie tylko nadążyć za tymi zmianami, lecz także stać się bardziej elastycznymi, a także gotowymi na przyszłość.

W Archicom już od prawie 40 lat tworzymy dla ludzi wyjątkowe miejsca do życia – w tym czasie wybudowaliśmy osiedla dla aż 30 tysięcy mieszkańców – tylu, ilu liczy cały Sopot. Sądzę, że ten fakt wyraźnie pokazuje naszą motywację do tego, by stale się rozwijać. Dlatego, gdy siedem lat temu przystąpiliśmy do rozmów na temat transformacji cyfrowej, pytaniem nie było „czy”, tylko „jak” zacząć ją wdrażać.

Nasza wizja digitalizacji, czyli od czego zaczęliśmy w Archicom

Transformacja cyfrowa to proces wieloetapowy, który trwa latami i wymaga strategicznego podejścia oraz jasnej wizji. W Archicom określiliśmy, że naszym celem jest stworzenie zintegrowanego modelu biznesowego, obejmującego wszystkie etapy procesu inwestycyjnego – od zakupu gruntu, przez projektowanie i pozwolenia, aż po sprzedaż i realizację inwestycji.

W sektorze, w którym cykl życia projektów może trwać nawet osiem lat, płynne zarządzanie informacją jest kluczowe dla zachowania efektywności. Wyzwaniem było stworzenie takiej struktury, która umożliwi płynną wymianę danych pomiędzy zespołami na każdym z wymienionych przeze mnie etapów.

Centralizacja danych jako fundament transformacji

Od samego początku wiedzieliśmy, że kluczem do sukcesu jest scentralizowanie danych. Uporządkowanie struktury i zintegrowanie informacji stało się więc naszym priorytetem. Dzięki temu wszystkie informacje zaczęły trafiać do jednego miejsca. Hurtownia danych stała się sercem organizacji, umożliwiając ich integrację pomimo różnych obszarów działalności.

Wdrożenie struktury informacji pozwala nam teraz na płynne przekazywanie danych pomiędzy zespołami na każdym etapie procesu. Dane dotyczące zakupu gruntu, projektowania, wydawania pozwoleń czy sprzedaży są dostępne w scentralizowanej bazie, co eliminuje ryzyko błędów wynikających z braku synchronizacji między działami i pozwala na bardziej precyzyjne podejmowanie decyzji.

Elastyczność jako odpowiedź na zmiany

Dzisiejszy rynek charakteryzuje się nieustającą zmiennością. Elastyczność procesów biznesowych to już dla nas nie tylko wybór, lecz konieczność. W Archicom zrozumieliśmy, że kluczowe jest stworzenie modelu dynamicznego i otwartego na zmiany. Dzięki cyfryzacji procesów jesteśmy w stanie dostosowywać nasze działania do aktualnych potrzeb, zachowując spójność i efektywność. Od budżetowania, które ewoluuje wraz z projektem, po integrację danych finansowych – każdy proces został zaprojektowany z myślą o elastyczności.

Jako przykład elastycznego podejścia chciałabym podać sposób, w jaki zarządzamy budżetami. Tworzone na wczesnym etapie modele finansowe „podążają” za projektem, dostosowując się do zmieniających się warunków i etapów realizacji. Ten sam model wspiera procesy przetargowe, współpracę z podwykonawcami oraz relacje z klientami. Dzięki integracji informacji każdy dział ma dostęp do aktualnych danych, co pozwala na sprawną realizację zadań.

Technologia w służbie transformacji

Digitalizacja w Archicom to nie tylko centralizacja danych, lecz także wdrażanie zaawansowanych technologii, które wspierają nasze działania. Wykorzystujemy m.in. sztuczną inteligencję, drony oraz Internet Rzeczy (Internet of Things, IoT), aby jeszcze bardziej usprawnić procesy. Te technologie pozwalają nam nie tylko działać efektywniej, ale również lepiej analizować dane i trafniej przewidywać przyszłe trendy.

Jednym z efektów cyfryzacji jest możliwość generowania raportów w czasie rzeczywistym. Każdy pracownik ma dostęp do danych niezbędnych do podejmowania decyzji. Zdemokratyzowany dostęp do informacji nie tylko przyspiesza procesy decyzyjne, lecz także buduje zaangażowanie zespołów w realizację strategii organizacji.

Transformacja cyfrowa to proces

Transformacja cyfrowa to proces, który wymaga kompleksowego podejścia i cierpliwości. Nie jest to jednorazowe działanie, lecz ciągły cykl doskonalenia. Kluczowym aspektem tego procesu jest umiejętność adaptacji do zmieniających się warunków rynkowych przy jednoczesnym zachowaniu spójnej wizji organizacji.

W Archicom nauczyliśmy się, że prawdziwa transformacja cyfrowa polega na połączeniu technologii z ludźmi. Inwestowanie w edukację pracowników, promowanie współpracy i transparentności, a także budowanie kultury organizacyjnej wspierającej innowacyjność to elementy, które umożliwiają efektywną digitalizację.

Z czasem zintegrowaliśmy różne obszary działalności – od budżetowania, przez zarządzanie projektami, po współpracę z klientami i podwykonawcami. Dane finansowe, przepływy informacji projektowych czy zarządzanie CRM-em, stały się elementami jednego ekosystemu, który pozwala na sprawne funkcjonowanie firmy w dynamicznym otoczeniu.

Wyzwanie technologiczne i organizacyjne

Przyznaję, że wdrażanie nowych technologii można uznać za atrakcyjne ze względu na ich liczne i rozbudowane możliwości. Jednak do tego, by z nich właściwie korzystać, trzeba najpierw odpowiednio przygotować organizację. W Archicom zrozumieliśmy, że transformacja cyfrowa to nie tylko technologia, ale przede wszystkim zmiana mentalności i struktury działania całej firmy. Organizacja musiała być gotowa do przyjęcia nowych narzędzi i metod pracy.

Sądzę, że w transformacji technologia stanowi zaledwie 5% sukcesu, pozostałe 95% to czynnik ludzki. Jednym z ważnych elementów procesu była zatem edukacja pracowników, budowanie zaangażowania oraz świadomości korzyści płynących z nowego podejścia. Kluczowym aspektem była również zmiana kultury organizacyjnej, polegająca na promowaniu współpracy między działami i transparentności w podejmowaniu decyzji.

Korzyści płynące z transformacji cyfrowej

Wprowadzenie digitalizacji w Archicom przyniosło szereg wymiernych korzyści. Obecnie w organizacji funkcjonuje 165 aplikacji, które wspierają codzienne działania i procesy. Dzięki ponad 1000 przepływów danych i 400 zintegrowanym procesom model biznesowy został zoptymalizowany pod kątem efektywności i elastyczności. Z narzędzi cyfrowych korzysta około 900 użytkowników, co znacząco usprawnia współpracę między działami oraz transparentność informacji.

Co więcej, zwiększyliśmy naszą wydajność na poziomie między 10 a 25%, co umożliwia nam zwiększenie skali działań bez utraty ich jakości. Skalowalność naszych rozwiązań technologicznych pozwala na lepsze zarządzanie projektami, szybsze podejmowanie decyzji oraz precyzyjne dostosowywanie się do potrzeb klientów. Wszystko to oznacza większe szanse na rozwój.

Wprowadzenie zaawansowanych narzędzi analitycznych dodatkowo poprawiło nasze zdolności do prognozowania trendów rynkowych i lepszego planowania strategicznego. Dzięki integracji procesów i dostępności danych w czasie rzeczywistym, nasze zespoły mogą działać szybciej i bardziej efektywnie, co przekłada się na wyższą jakość obsługi klientów oraz lepsze wyniki finansowe.

Digitalizacja organizacji to nieustający proces, który wymaga zaangażowania, elastyczności i innowacyjnego podejścia. W Archicom dowiedzieliśmy się, że kluczem do sukcesu nie jest kwestia wprowadzenia nowoczesnych technologii, ale przede wszystkim kompleksowe podejście do zarządzania informacją i procesami w organizacji. Dzięki integracji danych, współpracy między działami i zmianie kultury organizacyjnej możliwe było osiągnięcie pełnej synergii między kluczowymi obszarami działalności firmy. Taki model zarządzania pozwala nie tylko na bieżące usprawnienia, ale także na długofalowy rozwój i innowacje.

Mogę z całą pewnością stwierdzić, że cieszymy się z tego, iż jako Archicom podjęliśmy to wyzwanie. Digitalizacja daje nam przewagę na rynku, poprawia efektywność naszych działań i pozwala z większą precyzją odpowiadać na potrzeby klientów. Patrząc w przyszłość, jesteśmy pewni, że technologia nadal będzie kluczowym czynnikiem dalszego rozwoju, a nasze doświadczenia staną się inspiracją dla innych firm w branży.