Efektywne wykorzystanie przestrzeni biurowej – skuteczna organizacja powrotu pracowników

Autor: Anna Dziadkowiec – Workplace Partner, Workplace Team.

Jednym z najczęstszych powodów nieudanego powrotu do biura jest brak zdefiniowania celu: dlaczego i po co pracownicy mają do niego wrócić? Problemem bywa również niewystarczająca opieka nad tym przedsięwzięciem. W końcu to duża zmiana organizacyjna, do której należy podejść jak do każdego innego projektu w firmie. Zadanie sobie kluczowych pytań na samym początku planowania działań, pozwoli uniknąć chaosu i wątpliwości na etapie realizacji.

Jak zorganizować skuteczny powrót do pracy z biura?

Przede wszystkim musi być to przemyślany projekt, który już na etapie planowania zaangażuje zarząd firmy oraz przedstawicieli managerów do współtworzenia założeń. Przez ostatnie lata każda firma przeszła wiele zmian, dlatego warto zebrać obecną wiedzę o organizacji i dopiero wtedy zaplanować kolejne etapy oraz potrzebne zasoby.

Kluczowe jest również sprecyzowanie celu powrotu i dobranie do niego odpowiednich narzędzi realizacji. Jeśli pracownicy mają wrócić do biura, by to nie stało puste, wewnętrzne akcje promujące przestrzeń, tj. wspólne śniadania, darmowe masaże, eventy integracyjne, czy lekkie odświeżenie biura spełni (częściowo) tę rolę. Jeżeli natomiast firmie zależy na powrocie do pracy z biura, powinna ona wypracować bardziej świadome i strategiczne podejście polegające na: wypracowaniu oczekiwanego modelu pracy, analizy aktywności pracowników w biurze i w domu, określenia roli biura w życiu firmy oraz rearanżacji przestrzeni według nowych wytycznych. Jest to oczywiście zadanie bardziej zaawansowane i czasochłonne, ale przynoszące dużo lepsze rezultaty w dłuższej perspektywie.

Co daje przemyślany proces wdrożeniowy?

Kompleksowe podejście do planowania i realizacji tematu pozwala uniknąć wielu przykrych niespodzianek, z którymi na koniec dnia zostaje sfrustrowany manager zespołu, a potem dość szybko Facility Manager. Najczęściej konsekwencje chaotycznych powrotów są widoczne w przestrzeni biurowej i tylko potęgują niechęć pracowników do pracy z biura. Mowa tu m.in. o:

• braku miejsca w biurze dla wszystkich pracowników,
• sytuacji, kiedy biuro przepełnione jest w środku tygodnia, a w poniedziałki i piątki stoi puste,
• hałasie na open space, spowodowanym natężeniem prowadzonych rozmów video,
• dużym obłożeniem sal spotkań, które wykorzystywane są głównie na indywidualne video calle.

Wdrażając w  świadomy sposób strategię powrotu, przy zaangażowaniu kadry zarządzającej i prowadzeniu odpowiedniej komunikacji, a następnie dostosowując narzędzia, jakimi jest biuro oraz technologia, zapewniamy pełne wdrożenie, a co za tym idzie – gwarancję skutecznego powrotu pracowników do pracy z biura. Nie wszystko oczywiście jest możliwe do wdrożenia od razu, dlatego warto podejść do tematu sukcesywnie i pilotażowo – testować, weryfikować, pytać i wdrażać na nowo. Powrót i dostosowywanie przestrzeni może odbywać się etapami (np. zaczynając od poszczególnych działów).

Inwestycja w przemyślany powrót pozwala również zaoszczędzić pieniądze na nadmiarowych m2 i niewykorzystanych zasobach. W efekcie tworzymy rezylientne miejsce pracy gotowe na pojawiające się nowe potrzeby oraz rearanżacje.

Od czego zacząć?

Warto zacząć od zaplanowania projektu. W Workplace Team opracowaliśmy autorski model hybrydowego miejsca pracy, dzięki któremu przejście przez cały proces jest dużo łatwiejsze. Konkretne kroki oraz potrzebne zasoby rozpisaliśmy szczegółowo w naszej nowej publikacji: „Powrót do pracy z biura. Jak tym zarządzić?”, która przyjęła formę praktycznej checklisty projektowej.

Wierzymy, że materiał będzie stanowić realną pomoc w metodycznym planowaniu powrotu do pracy z biura. Aby otrzymać przedpremierowy dostęp do publikacji, prosimy o wysłanie wiadomości na adres: kontakt@workplaceteam.pl

Mamy świadomość tego, że zasoby organizacyjne nie zawsze pozwalają na realizację wytyczonych planów, a kolejny projekt powrotu do biura może być przytłaczający. Dlatego oferujemy nasze doradztwo oraz wsparcie realizacyjne na każdym etapie. Zapraszamy do kontaktu! https://workplaceteam.pl/