A może in-house…?

Coraz częściej rozważany trend insourcingu sprzątania

Tendencja do organizowania usług sprzątania we własnym zakresie – jako trend światowy – jest coraz bardziej upowszechniona. Obiekty komercyjne czy użyteczności publicznej rozpoczynają sprzątanie w ramach bezpośrednio zatrudnionych pracowników. Firmy organizują zaplecze administracyjne, socjalne, przygotowują stanowiska. Tendencja ta ma wiele korzyści zarówno dla biznesu i organizacji, jak i dla pracowników sektora sprzątającego.

Ruch w kierunku insourcingu nabiera rozpędu w różnych typach budynków komercyjnych, w tym: na uniwersytetach, budynkach rządowych i biurach korporacyjnych. Na przykład Uniwersytet St. Louis przeszedł na insourcing po latach outsourcingu, ze względu na dużą rotację pracowników i obawy o jakość usług. Podobnie Centrum Rządowe Hrabstwa Florence zdecydowało się na zatrudnienie personelu wewnętrznego po niezadowoleniu z outsourcingu usług sprzątania realizowanych przez wiele różnych firm.

A zatem, jakie mogą być zalety procesu utrzymania czystości zarządzanego wewnętrznie?

Lepsza jakość usług – Insourcing często skutkuje lepszą jakością usług. Pracownicy wewnętrzni mają  wówczas większe poczucie odpowiedzialności i zaangażowania w organizację. Przekłada się to na dokładniejsze i bardziej konsekwentne czyszczenie. Wiele firm odkryło, że jej wewnętrzny personel zapewniał wyższą jakość usług i miał większe poczucie odpowiedzialności za stan obiektu w porównaniu z zewnętrznymi wykonawcami​;

Rotacja i satysfakcja pracowników – Insourcing może zwiększyć satysfakcję pracowników, oferując lepsze płace i świadczenia, co zmniejsza rotację. Uniwersytet St. Louis z powodzeniem zmniejszył rotację osób zatrudnionych, płacąc wyższe pensje i zapewniając lepsze świadczenia personelowi sprzątającemu.  Zaowocowało to  poprawą produktywności i pozytywnym nastawieniem do pracy;

Kontrola operacyjna i elastyczność – posiadanie własnego zespołu pozwala na większą elastyczność i reagowanie na konkretne potrzeby w zakresie sprzątania i w sytuacjach awaryjnych. Kierownicy obiektów mogą bezpośrednio nadzorować operacje, zapewniając zgodność ze standardami i szybsze rozwiązywanie problemów. Administratorzy FM odnotowują lepszy nadzór i sprawniejsze rozwiązywanie problemów dzięki wewnętrznemu zespołowi;

Opłacalność – podczas gdy początkowe koszty insourcingu mogą być wyższe ze względu na wynagrodzenia i świadczenia, wiele organizacji uważa, że długoterminowe korzyści zdecydowanie je przewyższają. Zarówno poprawa jakości, jak i zmniejszenie rotacji pracowników często prowadzą do ogólnych oszczędności. Analizy wykazują, że koszty wewnętrznego procesu można zarządzać w ramach tego samego budżetu, który wcześniej był wykorzystywany w przypadku outsourcingu, optymalizując zasoby i znacząco poprawiając wydajność.

Najważniejsze wady insourcingu 

Pomimo wielu zalet, zbudowanie własnego zespołu sprzątającego w ramach działania firmy ma także wady. Wiele z nich jednak z czasem się neutralizuje. Przyjrzyjmy się największym wyzwaniom w tym zakresie:

Wyższe koszty początkowe – organizacja sprzątania wewnątrz wymaga znacznych inwestycji początkowych w zatrudnienie, szkolenie i wyposażenie personelu. Dla niektórych firm może to stanowić obciążenie finansowe, zwłaszcza jeśli przejście nie jest skutecznie zarządzane. Nie jest problemem, by przejąć i doposażyć personel obiektowy. Najważniejsza jest późniejsza organizacja tego procesu i stały nadzór nad wynikami pracy. Jednak nie jest to wyzwanie nie do pokonania.  Wszystkiego bowiem można się nauczyć;

Obciążenie administracyjne – zarządzanie wewnętrznym zespołem sprzątającym zwiększa obowiązki administracyjne kierowników obiektów, w tym: płace, administrowanie świadczeniami, szkolenia i zgodność z prawem pracy. Wymaga to dedykowanych zasobów kadrowych i może stanowić wyzwanie dla organizacji o ograniczonych możliwościach administracyjnych. Kierowników przysposobionych do nadzoru nad realizacją procesu utrzymania czystości należy przeszkolić, wyposażyć w niezbędną wiedzę i kompetencje do budowania własnego modelu procesu utrzymania czystości, skrojonego na miarę potrzeb budynku;

Problemy ze skalowalnością – w przypadku dużych obiektów lub obiektów o zmiennych potrzebach skalowanie wewnętrznego zespołu w celu dopasowania go do popytu na usługę może być trudne. Outsourcing oferuje większą elastyczność w dostosowaniu usług do aktualnych potrzeb, bez złożoności zatrudniania lub zwolnień. Najlepszym przykładem może tu być niedawna pandemia i przeniesienie wielu stanowisk pracy na tak zwany home office. Przez te ruchy zapotrzebowanie na czynności związane z utrzymaniem czystości wewnątrz obiektu spadło.

Tendencje, trendy i zmiany w postrzeganiu i wprowadzeniu insourcingu w zakresie sprzątania

Branża sprzątania komercyjnego doświadcza znaczącej zmiany, a coraz więcej organizacji bada insourcing. Ankieta przeprowadzona przez Housekeeping Solutions wykazała, że wielu zarządców obiektów w ostatnich latach przeszło na insourcing, głównie z powodu niezadowolenia z jakości i niezawodności usług zlecanych na zewnątrz.

Według raportów trend przechodzenia na insourcing jest zauważalny w wielu sektorach. Raport Aspire z 2024 roku wskazuje, że firmy sprzątające zmagają się z wyzwaniami, takimi jak rotacja pracowników czy problemy z dostawami sprzętu. Skłania to wielu właścicieli budynków do rozważenia insourcingu jako bardziej stabilnej i przewidywalnej opcji​.

Ważny jest również dobrostan pracowników. Zatrudnieni bezpośrednio w firmie zazwyczaj otrzymują lepsze wynagrodzenie i świadczenia w porównaniu z podobnymi stanowiskami w firmach sprzątających.

Co więcej, insourcing może skutkować czystszymi obiektami. Zatrudnieni pracownicy, którzy częściej mają poczucie przynależności i odpowiedzialności za swoje miejsce pracy, osiągają lepsze wyniki i utrzymują wyższe standardy czystości.

Decyzja o zleceniu usług sprzątania powinna być oparta na dokładnej analizie potrzeb organizacyjnych, implikacji finansowych i celów długoterminowych. Chociaż insourcing oferuje wiele korzyści (lepsza jakość usług, satysfakcja pracowników i kontrola operacyjna), wiąże się również z wyzwaniami, takimi jak: wyższe koszty początkowe i obciążenia administracyjne. Zarządcy obiektów powinni dokładnie rozważyć te czynniki, aby określić najlepsze podejście do ich konkretnej sytuacji. Ponieważ trendy wskazują na rosnącą preferencję dla insourcingu, ważne jest, aby być na bieżąco z rozwojem branży i najlepszymi praktykami, podejmując świadome decyzje, które są zgodne z celami organizacji.