Biuro: Centrum Harmonii czy Źródło Dyskomfortu?

Przed marcem 2020 roku byliśmy przekonani, że biura są głównym ośrodkiem działalności organizacji. Zapewniały one stabilne środowisko pracy, umożliwiały regularne spotkania zespołowe, wspierały integrację oraz oferowały dostęp do niezbędnej infrastruktury. Jednak pandemia COVID-19 odcisnęła niezatarty ślad w sposobie, w jaki dzisiaj pracujemy i postrzegamy pracę biurową.

Zarówno lockdowny, jak i masowe przejście na pracę zdalną, pokazały, że praca zdalna może być równie efektywna jak stacjonarna praca w biurze. Niektóre organizacje odnotowały w tym czasie nawet większą wydajność niż dotychczas. Równolegle nastąpił wymuszony postęp technologiczny umożliwiający pracę online na jeszcze wyższym niż dotychczas poziomie.

Pomimo że COVID-19 zupełnie nie zniknął, a my ponownie możemy się swobodnie poruszać po niemal całym świecie, to jednak nabyte doświadczenia zmieniły oczekiwania pracowników, którzy obecnie, znacznie częściej niż przed pandemią, zwracają uwagę na potrzebę elastyczności w zakresie lokalizacji i czasu pracy. To z kolei prowadzi nas do dyskusji na temat konieczności utrzymania tradycyjnego biura w postpandemicznej erze cyfrowej. Czy forma biur, do których jesteśmy przyzwyczajeni, ma w ogóle jeszcze sens? Czy takie biuro nadal spełnia rolę centrum działalności biznesowej?

Przede wszystkim należy mieć na uwadze, że funkcje biur – wraz z rozwojem działalności biznesowej, a także postępem technologicznym – nieustannie ewoluują i muszą być poddawane surowej ocenie pracujących w nich zespołów. Przyjrzyjmy się zatem aktualnej sytuacji z perspektywy jedności czasu, miejsca i akcji, zwracając szczególną uwagę na kreatywność oraz integrację pracowników, spotkania z klientami, efektywność oraz mobilność i elastyczność zespołów.

Wyobraźnia w rozkwicie, siła środowiska pracy w pobudzaniu wyobraźni

Kreatywność nie od dziś jest istotnym czynnikiem konkurencyjności dla firm. Czy zatem tradycyjne biura sprzyjają jej wzrostowi, czy raczej ją hamują? Biura projektowe prześcigają się w projektowaniu przestrzeni, które promują innowacyjne myślenie i twórcze rozwiązania, a pracownicy szukają środowisk, które będą sprzyjały twórczej ekspresji.

Nie jest zaskoczeniem, że organizacje dostrzegają konieczność zabezpieczenia potrzeb pracowników, dlatego też decydują się przeznaczać ogromny budżet na aranżację biura w taki sposób, aby stymulowało ono wyobraźnię i proces twórczy. Potwierdza to raport z 2023 roku: „Future of Work: Trends and Insights”, który wykazał, że poszczególne organizacje odnotowały wzrost kreatywności   i innowacyjności wśród swoich pracowników. Kluczowe jest jednak zachowanie balansu pomiędzy otwartymi przestrzeniami (sprzyjającymi nawiązywaniu współpracy) a strefami ciszy (które pozwalają na zajmowanie się pracą w skupieniu). Według raportu: „The Science of Productivity”, opublikowanego przez Human Dynamics Laboratory na MIT, nadmierne zatłoczenie biura może wywierać negatywny wpływ na kreatywność pracowników.

Praca zdalna wiąże się z pewnymi wyzwaniami, niemniej zapewniając pracownikom odpowiednie narzędzia oraz stosowne wsparcie i zaangażowanie ze strony zespołu, praca kreatywna jest oczywiście również we wspomnianym modelu pracy. Nie zmienia to faktu, że energia wytwarzająca się podczas spotkań w biurze jest nie do podrobienia. Pamiętajmy również, że najlepsze pomysły często rodzą się podczas spontanicznych spotkań w biurze przy firmowym ekspresie do kawy, których nie doświadczymy w rzeczywistości internetowych komunikatorów.

Wspólne pasje, wspólne cele

Jak pokazuje raport: „The Future of Work”, opracowany przez McKinsey Global Institute, integracja zespołowa stanowi kluczowy czynnik wpływający na wydajność zespołów. Biuro może być idealnym miejscem do budowania relacji, wzmacniania zaufania i współpracy. Dzielenie zainteresowań, wspólne pasje oraz cele pozwalają na łatwiejsze zbudowanie więzi i dalej, na stworzenie zgranej społeczności wewnątrz organizacji. Fizyczne centrum działalności firmy, jakim jest biuro, często odgrywa tutaj zasadniczą rolę w budowaniu atmosfery sprzyjającej integracji zespołowej. Nieformalne spotkania podczas przerwy na lunch, projekty w biurze, a także dni tematyczne, warsztaty oraz eventy sprzyjają  nawiązywaniu więzi między pracownikami, tym samym umacniając poczucie wspólnoty.

W dobie zmieniających się trendów w pracy, takich jak praca zdalna czy elastyczne godziny pracy, rozpatrywanie biura jako miejsca integracji jest coraz bardziej powszechne. Czy jedność czasu, miejsca i akcji w biurze faktycznie wspomaga relacje pomiędzy zespołami, czy może wręcz przeciwnie, prowadzi do izolacji?

Jak wskazują dane z raportu: „Remote Work: A Blessing or a Curse?”, sporządzonego przez Instytut Gallupa, podczas pracy zdalnej istnieje ryzyko, że brak społecznych, bezpośrednich kontaktów może negatywnie wpływać na integrację zespołów. Przeprowadzone badania jednoznacznie potwierdzają, że odpowiednio zaprojektowane biura stanowią miejsca sprzyjające budowaniu relacji i integracji.

Pomocne może okazać się strefowanie biura: otwarte przestrzenie do współpracy, pomieszczenia do pracy kreatywnej oraz strefy relaksu połączone z przemyślaną strefą kafeteryjną. Natomiast należy tutaj również unikać pułapki nadmiernego zatłoczenia i braku przestrzeni do pracy w skupieniu, ponieważ czasem prowadzi to do alienacji i obniżenia efektywności indywidualnej, a przez to i całego zespołu.

Spotkania z klientami, klucz do profesjonalnego wizerunku i sukcesu biznesowego

Prześledźmy, jakie korzyści mogą płynąć z prowadzenia spotkań z klientami w biurze oraz czy możliwe jest zastąpienie tradycyjnych spotkań wirtualnymi rozwiązaniami. Badania przeprowadzone przez Deloitte przed pandemią COVID-19 pokazują, że spotkania z klientami w biurze mogą budować pozytywny wizerunek firmy, tworząc atmosferę zaufania i profesjonalizmu.

Tymczasem w dobie rosnącej liczby narzędzi do pracy zdalnej, spotkania wirtualne stają się coraz bardziej popularne. Według raportu „The Future of Meetings”, przygotowanego przez Zoom, odpowiednio prowadzone spotkania wirtualne mogą być równie skuteczne jak spotkania organizowane w trybie stacjonarnym. Należy jednak podkreślić, że pomimo rozwoju technologii komunikacyjnych, spotkania bezpośrednie z klientami nadal mają swoją wartość, a wielu oferentów wręcz nalega na taką formę kontaktu.

Biura tworzą profesjonalne środowisko, które umożliwia kreowanie pozytywnego wizerunku firmy oraz nawiązywanie silniejszych relacji z klientami, a z kolei partnerzy biznesowi wykorzystują spotkania „na żywo”, aby skrócić dystans i pokazać, że za usługą czy produktem stoi konkretny człowiek. Badania wykazują, że takie podejście w większym stopniu skłania nas do skorzystania z danej oferty.

Zgodnie z treścią raport z 2023 roku: „The Future of Business Meetings”, firmy, które regularnie organizują spotkania z klientami w swoich biurach, często odnoszą sukces w pozyskiwaniu, a także utrzymywaniu klientów. Należy również podkreślić wartość spotkań z klientami i dostawcami w formie zdalnej. Często możemy je zorganizować w krótkim okresie, a wziąć w nich udział mogą wszystkie zainteresowane strony, niezależnie od miasta czy kraju świadczenia pracy. Co ciekawe, po zakończeniu pandemii, wielu klientów, pracowników, jak i kontrahentów podkreśla, że spotkania w formie online tak naprawdę nigdy nie zastąpią klasycznego kontaktu twarzą w twarz.

Sposób na efektywną pracę zespołową

Wysoka produktywność pracowników jest celem i jedną z głównych miar sukcesu, dlatego badanie wyników pracy i optymalizacja procesów są kluczowe dla organizacji. Obecnie pracodawcy coraz częściej korzystają z narzędzi i technologii wspierających efektywność, takich jak: systemy do zarządzania zadaniami, analiza czasu pracy czy automatyzacja rutynowych procesów. Od lat popularne są szkolenia z technik zarządzania czasem, np. oparte na metodzie Pomodoro.

Według raportu: „The State of Productivity in the Workplace”, efektywne wykorzystanie czasu pracy, a także odpowiednie zaprojektowanie przestrzeni biurowej mają znaczący wpływ na osiąganie wysokich wskaźników efektywności. Potwierdza to również drugie źródło, raport firmy Gensler, specjalizującej się w architekturze i projektowaniu wnętrz. Wskazuje on, że odpowiednio zaprojektowane biura mogą zwiększyć produktywność pracowników nawet o 20%.

Warto postawić na wnętrza elastyczne i dostosowane do różnych rodzajów pracy — od kreatywnej, zespołowej burzy mózgów, aż po indywidualną pracę w ciszy i skupieniu. Podzielenie biura na strefy relaksu pełne zieleni może również przyczynić się do poprawy samopoczucia oraz indywidualnej wydajności.

W tworzeniu efektywnego miejsca pracy kluczową rolę odgrywają także nowoczesne technologie. Raport z 2023 roku, przygotowany przez McKinsey & Company, wskazuje, że firmy inwestujące w zaawansowane narzędzia technologiczne, takie jak: platformy do współpracy, automatyzacja procesów czy sztuczna inteligencja odnotowują znaczny wzrost produktywności.  Nie można również pominąć istoty kultury organizacyjnej czy wellbeingu.

Według badań Deloitte z 2022 roku, firmy, które inwestują w rozwijanie kultury organizacyjnej, postępują w sposób transparentny, promując zdrową i otwartą komunikację, a także angażują pracowników w procesy decyzyjne, osiągają znacznie lepsze wyniki od tych przedsiębiorstw, które zaniedbują tę kwestię. Z kolei według raportu: „The Future of Work”, przygotowanego przez Accenture, kluczowym czynnikiem jest elastyczność w miejscu pracy.

Organizacje, które stawiają na elastyczne godziny pracy i możliwość pracy zdalnej, odnotowują wyższą produktywność i mniejsze wypalenie zawodowe zatrudnianej kadry. Ostatnim, choć równie ważnym aspektem, jest inwestowanie w rozwój. Badania z 2023 roku, przeprowadzone przez Instytut Gallupa, wykazały, że organizacje, które oferują czytelne plany rozwoju, mogą zwiększyć zaangażowanie pracowników nawet o 15%. Transformacja biura w miejsce efektywnej pracy wymaga zintegrowanego podejścia, które będzie obejmowało wszystkie wymienione wyżej obszary.

Wirtualne skrzydła – mobilność na wyciągnięcie ręki

Praca zdalna po pandemii COVID-19 stała się oczywistością, a firmy coraz częściej decydują się na zaoferowanie swoim pracownikom elastycznych godzin pracy. Takie rozwiązania umożliwiają wykonywanie obowiązków służbowych z dowolnej przestrzeni i o dowolnej porze. Tradycyjne biura ustępują miejsca rozproszonym modelom pracy, gdzie zespół nie jest związany ze stacjonarnym biurem czy sztywnymi godzinami pracy. Ogromnymi zaletami takiego sposobu pracy są: zwiększona produktywność i satysfakcja pracowników, dostęp do szerszej puli talentów oraz oszczędności kosztów, ponieważ mniejsze zapotrzebowanie na przestrzeń biurową obniża koszty związane z jego wynajmem i utrzymaniem.

Z drugiej strony praca zdalna może utrudniać koordynowanie i synchronizację pracowników, zwłaszcza jeśli ci pracują w różnych strefach czasowych, a z kolei, kiedy zabraknie bezpośredniego kontaktu, może dojść do nieporozumień komunikacyjnych i potencjalnej eskalacji konfliktów. Nie zapominajmy również, że trudność w nawiązaniu i utrzymywaniu relacji w zespole może negatywnie oddziaływać na zaangażowanie pracowników.

Dlatego niezbędne jest zapewnienie odpowiednich narzędzi i strategii, tak aby zespoły mogły stosunkowo łatwo i efektywnie współpracować – również na odległość. Przykładami narzędzi technologicznych, które mogą wesprzeć organizacje w zarządzaniu projektami, są Asana oraz Trello.  Komunikację zdalną wspiera Zoom, Microsoft Teams czy Slack, z kolei narzędzia do telekonferencji takie jak Zoom, czy Google Meet pomagają w zachowaniu kontaktu twarzą w twarz (choć nadal wirtualnie), co jest kluczowe dla podtrzymania relacji.

Elastyczność pracy staje się standardem dla wielu firm. Pracownicy oczekują możliwości pracy zdalnej oraz elastycznych godzin pracy, co wymaga nowych podejść do organizacji biur. Organizacje coraz częściej inwestują w technologie umożliwiające współpracę zespołów na odległość oraz projektują biura w sposób, który umożliwia elastyczne korzystanie z przestrzeni.

Raport: „The Future of Workplace Flexibility” wskazuje, że firmy, które wprowadzają elastyczne formy pracy, odnotowują wzrost zaangażowania pracowników i poprawę wyników finansowych. Rosnąca mobilność i elastyczność zespołów przynosi wiele korzyści, jak również wiąże się z pewnymi wyzwaniami. Przemyślana strategia pozwala jednak na budowanie przywiązania do organizacji oraz identyfikację z jej DNA, przy jednoczesnym zabezpieczeniu danych i rozwoju kompetencji pracowników.

Złoty środek

Obserwowanie sytuacji biur po pandemii może nasunąć wiele wniosków, są one jednak złożone i wielowymiarowe. Tradycyjne biura wciąż pełnią rolę centrum aktywności biznesowej, choć równolegle rośnie znaczenie elastyczności i mobilności. W obliczu dynamicznych zmian biuro musi się zmieniać, tak aby sprostać nowym wyzwaniom i wykorzystać pojawiające się możliwości.

Projektowanie przestrzeni biurowych, a także inwestycje w technologie stanowią i będą stanowić klucz do sukcesu wielu organizacji. Jedno jest pewne: Biura, podobnie jak my, muszą stale ewoluować i adaptować się do zmieniającego świata. W innym wypadku zostanie utracone skupienie na horyzoncie jedności czasu, miejsca i akcji, co oznacza, że kreatywność, integracja, relacje biznesowe oraz produktywność z czasem będą ulegały stopniowemu pogarszaniu.

Firmy, które wprowadzą optymalną relację między tradycyjnymi a nowoczesnym formami pracy i dostosują się do aktualnych wyzwań, tworząc atrakcyjne i innowacyjne środowiska pracy, będą miały największą szansę na osiągnięcie sukcesu w konkurencyjnym świecie biznesu.