By nikt nie poczuł się pokrzywdzony

Samochód służbowy – sprawiedliwa podstawa czy miły dodatek?

Powyższy obraz wpływa na często zróżnicowane, a być może nawet zawyżone oczekiwania pracowników. W związku z tym osoby odpowiedzialne za zarządzanie flotą firmową napotykają trudności podczas przydzielania pojazdów. Są one zróżnicowane i mogą wynikać z rozbieżności między oczekiwaniami pracownika a obowiązującą polityką firmy. W niektórych przypadkach wyzwania są jeszcze bardziej poważne – na przykład brak możliwości wykonywania pracy w przydzielonym pojeździe, co podważa funkcjonalność takiego benefitu.

Jakie kryteria przydziału pojazdu służbowego warto przyjąć?

Aby zapewnić sprawiedliwość i przejrzystość w przydziałach samochodów służbowych, polityka flotowa firmy musi być klarownie skomunikowana i powszechnie akceptowana przez pracowników. Kluczowe jest zdefiniowanie jasnych kryteriów i ustalenie priorytetów, które zostaną omówione i uzgodnione ze wszystkimi zainteresowanymi stronami. Taki proces nie tylko pomaga zapobiegać poczuciu niesprawiedliwości i potencjalnym konfliktom, lecz także stanowi solidną podstawę dla stworzenia jednolitych standardów użytkowania pojazdów w całej organizacji.

Sprawiedliwe przydzielanie samochodów służbowych wymaga uwzględnienia następujących aspektów, które decydują o optymalizacji zarządzania flotą, wpływając na zadowolenie pracowników:

• ustalenia roli w organizacji – samochody powinny być przydzielane w zależności od zajmowanego stanowiska i zakresu odpowiedzialności, z uwzględnieniem osób pełniących kluczowe role, dla których istotna jest większa mobilność;
• wybór klasy i marki pojazdu – wybór pojazdów może być dostosowany do prestiżu stanowiska oraz oczekiwań dotyczących komfortu i reprezentatywności;
• nadania wartości pojazdu w organizacji – warto przeanalizować, czy pojazd jest niezbędny do wykonywania pracy, czy też stanowi formę dodatkowego benefitu;
• ustalenia obszaru użytkowania – osoba odpowiedzialna za przydział samochodów powinna ustalić, czy samochód będzie używany na określonym terenie, czy wykorzystywany do wyjazdów w dłuższe trasy (w tym międzynarodowe);
• oszacowania czasu użytkowania pojazdu – już na etapie przydzielania pojazdu powinna zostać podjęta decyzja o długości okresu, na który zostanie on oddany pracownikowi w użytkowanie (zarówno okazjonalnie, jak i na stałe);
• propagowanie efektywności energetycznej i ekologicznej – jeśli możliwe jest wprowadzenie pojazdów z nowymi rodzajami napędów, optymalizacja tras oraz selekcja pojazdów pod kątem minimalizacji śladu węglowego, zdecydowanie należy zwrócić na to zwrócić uwagę;
• uwzględnienie potrzeb specjalnych i preferencji – pracownik przydzielający samochody musi być uważny na indywidualne potrzeby danego pracownika np. dostosowanie pojazdu do potrzeb osoby z niepełnosprawnością.

Kolejny krok, czyli ustalenie priorytetów

W firmach coraz częściej stosuje się systemy punktowe. Taki model pozwala na obiektywne i precyzyjne określenie priorytetów: Im większa liczba punktów, tym wyższy priorytet przydziału pojazdu. Niezwykle istotne jest jednak, aby system był elastyczny pod kątem dynamicznie zmieniających się warunków – zarówno wewnątrz organizacji, jak i na zewnętrznym rynku.

Model User-Chooser, czyli pozwól wybrać pracownikowi

Aspektem, który warto rozważyć przy tworzeniu polityki przydzielania aut w firmowych flotach, jest wdrożenie modelu User-Chooser. Umożliwia on pracownikom samodzielny wybór pojazdów służbowych, w ramach kryteriów i budżetu określonych przez organizację. Implementacja takiego podejścia może przynieść – zarówno pracownikom, jak i organizacji – szereg korzyści:

• zwiększenie satysfakcji pracowników – umożliwiając pracownikom wybór pojazdu, zwiększa się ich zadowolenie i poczucie zaangażowania, co może wpłynąć na poczucie lojalności wobec firmy;
• optymalizacja kosztów – pracownicy, mając świadomość budżetu i konieczności jego przestrzegania, często wybierają pojazdy ekonomiczne i ekologiczne, co przyczynia się do redukcji kosztów operacyjnych i śladu węglowego firmy;
• elastyczność i dostosowanie do potrzeb – User-Chooser umożliwia lepsze dostosowanie pojazdów do indywidualnych potrzeb pracowników, co jest szczególnie istotne w przypadku specyficznych wymagań związanych z pracą.

Proces implementacji polityki User-Chooser wymaga precyzyjnego planowania i efektywnej realizacji w kilku etapach:

• określenie budżetu i kryteriów – pierwszym krokiem jest ustalenie budżetu przeznaczonego na samochód, uwzględniając sprawowaną przez pracowników funkcję oraz kryteria wyboru (np. klasa pojazdu, efektywność paliwowa, emisja CO2);
• platforma wyboru – wprowadzenie systemu informatycznego lub platformy online, w ramach której pracownicy mogą wybierać pojazdy zgodnie z ustalonymi kryteriami i zaplanowanym budżetem;
• edukacja i wsparcie – pracodawca powinien zapewnić pracownikom informacje o dostępnych opcjach, kryteriach wyboru oraz wsparcie w procesie selekcji;
• monitoring i ocena – regularna ocena satysfakcji pracowników oraz analiza kosztów i efektywności wykorzystania floty pozwala na optymalizację polityki User-Chooser.

Pułapki występujące w procesie przydziału samochodów

Subiektywność decyzji, nierównomierny dostęp do samochodów czy ich ograniczona dostępność u dostawców to tylko niektóre z potencjalnych trudności, które mogą wystąpić w procesie przydzielania samochodów służbowych.

Rozwiązaniem wspierającym fleet managera, może być m.in. wprowadzenie opcji wynajmu pojazdów, carsharingu, czy też udostępnienie pojazdów pulowych. Wspomniane alternatywy gwarantują ciągłość dostępności samochodów w przypadku awarii bądź w sytuacji oczekiwania na przydział stałego pojazdu. Jeśli zapotrzebowanie na pojazdy przekracza możliwości floty, wówczas kluczowa staje się przejrzystość zasad rotacji i możliwość wcześniejszej rezerwacji aut.

W celu zapewnienia płynności operacji istotne jest również efektywne komunikowanie się z pracownikami. Regularne informowanie ich o zasadach, zmianach w polityce i dostępności pojazdów, a także zbieranie anonimowych opinii i sugestii może znacząco pomóc w dostosowaniu strategii flotowej do dynamicznie zmieniających się oczekiwań. Otwartość na feedback i gotowość do wprowadzania zmian stanowią fundament sprawnego procesu przydzielania i użytkowania pojazdów służbowych.

Rekomendacje Stowarzyszenia Kierowników Flot Samochodowych

Stowarzyszenie Kierowników Flot Samochodowych rekomenduje:

• tworzenie jasnych i przejrzystych zasad przydziału pojazdów;
• regularne przeglądy i aktualizacje polityki na podstawie o feedbacku pracowników i zmieniających się potrzeb biznesowe, jak i rynkowych;
• rozważenie możliwości wdrożenia polityki User-Chooser;
• wykorzystanie technologii służącej do ułatwienia zarządzania flotą, w tym samochodami pulowymi, systemami rezerwacji, itp.;
• promowanie zrównoważonego rozwoju i ekologicznych wariantów transportu.

Sprawiedliwy przydział pojazdów służbowych nie jest mrzonką

Zarządzanie flotą samochodową stawia przed firmami wyzwanie w postaci zapewnienia sprawiedliwości i efektywności. Wprowadzenie systemów punktowych oraz modelu User-Chooser to krok ku demokratyzacji procesu przydzielania pojazdów, pozwalający na uczciwą ocenę potrzeb pracowniczych. Zapewniając pracownikom możliwość wyboru, firmy nie tylko zwiększają ich zadowolenie, lecz także poziom ich zaangażowania. Kluczem do sukcesu jest jednak nieustanna adaptacja do zmieniających się warunków i otwartość na dialog. Przyjęcie takiego podejścia gwarantuje utrzymanie równowagi między kosztami a satysfakcją pracowników, co przekłada się na wydajność i pozytywną atmosferę w miejscu pracy.