Czy to już „social space”?

Dlaczego pracownicy pojawiają się dziś w biurze?

Nie jest tajemnicą, że w ciągu ostatnich kilku lat funkcja biura (a zatem i jego aranżacja) uległa znaczącym zmianom. Biuro, a właściwie szeroko pojęte miejsce pracy – zorientowane na różnorodność użytkowników i funkcjonalności – jest obecnie kluczowym elementem budowania doświadczeń pracowników, przynależności do konkretnej społeczności.

Pracownicy, korzystając z formuły hybrydowej, coraz częściej pojawiają się w siedzibie firmy z trzech głównych powodów. Są nimi:

– integracja,

– akceleracja pracy kreatywnej w zespołach,

– poszukiwanie wygodnego, dopasowanego do własnych potrzeb stanowiska pracy.

W obecnych realiach biuro musi zapewnić zarówno możliwość wyboru komfortowego miejsca do pracy – biorąc pod uwagę zarówno potrzeby i neuroróżnorodność pracowników, jak i miejsc spotkań.

Dziś mamy więc do czynienia z ogromną potrzebą zespołów, aby miejsca spotkań zajmowały proporcjonalnie znaczącą przestrzeń w biurze, były elastyczne, różnorodne i często również dostosowane do spotkań hybrydowych. Tradycyjne sale konferencyjne, różniące się jedynie wielkością, nie wystarczą. Często taką rolę pełnią właśnie biurowe kuchnie, które stanowią często coś na kształt tzw. social space.

Kuchnia – przestrzeń wielofunkcyjna

Kilkanaście lat temu kuchnie w biurach przypominały obecne cofee point’y. Była to niewielka przestrzeń z ekspresem do kawy, czajnikiem i ewentualnie kuchenką mikrofalową. Właściwie z nielicznymi miejscami do siedzenia (jeżeli w ogóle takowe były). Raczej nie mieliśmy do czynienia z kulturą tradycyjnego spożywania posiłków w biurze. Wynikało to oczywiście z promowanego ówcześnie trybu pracy. Nieco później zaczęły pojawiać się większe powierzchniowo kuchnie, atrakcyjne wizualnie, z nowoczesnym wyposażeniem, często z dużymi stołami do wspólnego spożywania posiłków.

Oczywiście współczesne kuchnie w biurach nadal stanowią miejsce spożywania posiłków, ale i to nieco uległo zmianie. Zróżnicowanych i zachęcających do integracji miejsc do wspólnego obiadowania powinno być sporo. To tutaj spotykają się pracownicy nie tylko z tych samych zespołów, lecz także innych działów. A zatem jest to miejsce integracji, wymiany informacji i spotkań. Niewątpliwie każdy z nas doświadczył sytuacji, gdy udało mu się niemal przypadkiem, spotykając kogoś przy ekspresie do kawy, załatwić zawodową sprawę znacznie szybciej niż formalną ścieżką. W czasach gdy do biura nie przychodzi się codziennie, ma to szczególną wartość.

Obecnie kuchnia biurowa zdecydowanie „awansowała” z kącika kawowego do centralnego miejsca w biurze – miejsca integracji, najważniejszych wydarzeń w firmie i budowania poczucia przynależności do organizacji. Tak zaprojektowana kuchnia niejednokrotnie jest najbardziej atrakcyjną przestrzenią w biurze, a często wręcz jego wizytówką, funkcjonując niczym atrakcyjna kawiarnia.

Jak to wygląda u nas?

case study/KION Center of Excellence/Kraków 

Pracujemy hybrydowo, a część kolegów mieszka nawet w innych miastach i w biurze pojawia się raz w miesiącu.

Na początku bieżącego roku postanowiliśmy odświeżyć część powierzchni naszej siedziby (liczącej 2400 m2) – uatrakcyjnić ją pod względem funkcjonalności i potrzeb pracowników. Postawiliśmy na ergonomię, zróżnicowane przestrzenie i elementy zrównoważonego rozwoju. Dodaliśmy sporo nowych ergonomicznych mebli (pozwalających zmieniać pozycję podczas pracy), budki akustyczne, wyposażenie z panelami akustycznymi, kanapy, fotele etc. Część asortymentu wykorzystaliśmy ponownie, dodaliśmy znacznie więcej roślin, a z okazji ponownego otwarcia przestrzeni pracownicy mogli zabrać do domu świeże zioła do posadzenia w domowych ogródkach. Częścią całego procesu była też modyfikacja powierzchni wspólnych – powstały strefy pracy cichej, pokój relaksu czy strefy do pracy zespołowej. Oczywiście kluczowa była również transformacja przestrzeni naszej największej kuchni.

Kuchnia, która ma powierzchnię 150 m2, została podzielona na dwie części. Wykorzystaliśmy do tego celu zamontowaną zasłonę, która nadała powierzchni bardziej domowy charakter.

Nowa kolorystyka i grafiki autorstwa Katarzyny Boguckiej  miały za zadanie uczynić pomieszczenie bardziej przytulnym. Jeżeli chodzi o meble (Kinnarps), znajdziemy połączenie drewna i ciemnej zieleni. Charakterystyczna tapeta z dużymi liśćmi na jednej ze ścian jest również w odcieniach zieleni. Pomieszczenie zyskało charakter loftowej i jednocześnie przytulnej kawiarni, a zastosowana kolorystyka wpływa kojąco na nasze zmysły.

Połowę powierzchni zajmuje standardowa zabudowa kuchenna, wyspa oraz zróżnicowane miejsca do siedzenia lub spożywania posiłków. Meble występują w zróżnicowanej wersji: od wysokich stołów i hokerów, poprzez standardowej wysokości krzesła i stoły, po wygodne kanapy. Zdecydowaliśmy się na jeden większy stół, przy którym może usiąść kilkanaście osób, ale udostępniliśmy również mniejsze, 3, 4 i 6-osobowe stoliki. Wszystkie elementy wyposażenia wyróżniają się funkcjonalnością i są spójne kolorystycznie.

Druga część, która została oddzielona zamontowaną w tym celu zasłoną, została wyposażona w modułowe meble „Ligo”. Jest to system kostek/siedzisk, które można ustawiać w dowolnych konfiguracjach. Również układać jedną na drugiej – tworząc elastyczne miejsca do spotkań typu audytorium czy pracy w grupach. Kolorystyka kostek została dopasowana do wnętrza.

Pomieszczenie wyposażono w interaktywny monitor, umożliwiający organizację spotkań hybrydowych. Dodatkowo uwzględniliśmy tę część w systemie rezerwacji sal spotkań. W razie potrzeby można wykorzystać dodatkowe wejście, przy którym znajdziemy panel do rezerwacji spotkań „ad hoc”. Zdecydowaliśmy się na zamontowanie tam monitora, który – wraz z systemem BrighSign – wspomaga komunikacją wewnętrzną.

Po niemal 6 miesiącach użytkowania wyraźnie widać, że zarówno nowa aranżacja, jak i wystrój powierzchni zdały egzamin. W rezultacie zmieniła się funkcjonalność całego pomieszczenia, wcześniej służącego niemal wyłącznie do spożywania posiłków. Pracownicy bardzo szybko zaadoptowali nowe rozwiązania i chętnie z nich korzystają.

Obecnie przestrzeń można wykorzystywać w całości lub dzielić na dwie odrębne części – wykorzystując zasłonę, elastyczne meble i sprzęt do pracy hybrydowej. Warto też rozważyć wykorzystanie ścianki mobilnej z panelami akustycznymi zamiast zasłony albo połączenie obu rozwiązań, jeżeli jest to możliwe pod względem technicznym.

Poniżej wymieniam tylko niektóre przykłady wykorzystania tej przestrzeni:

• spotkania zespołowe onsite & hybrid / town halls,
• warsztaty/szkolenia,
• celebrowanie sukcesów indywidualnych czy zespołowych,
• akcje społeczne, np. wymiana ubrań / ciuch w ruch,
• popołudnia gier planszowych,
• dni otwarte dla rodzin pracowników,
• spotkania świąteczne, urodziny, Mikołajki etc.

Podsumowując, rekomenduję tak funkcjonalne rozwiązanie, jakim jest połączenie części kuchennej, socjalnej i konferencyjnej, ponieważ może ono odgrywać kluczową rolę we współczesnym biurze jako miejscu spotkań i integracji pracowników.

Jeśli planujecie projekt nowego biura, zalecam, aby taka wielofunkcyjna przestrzeń stanowiła „obowiązkowy” element space planu – ze względu na jej funkcjonalność i komfort w codziennym użytkowaniu. Jest też po prostu estetyczna, co pozytywnie wpływa na samopoczucie pracowników. Przyjemniej jest, choć część dnia pracy, spędzić w innym anturażu niż „biurowy”.