FM zorganizowany książkowo?

FM w ramach wewnętrznych struktur

W sieci Kaufland zdecydowaną większość prac z obszaru facility management wykonujemy w ramach wewnętrznych struktur. Skala naszej działalności decyduje o tym, że korzystniej dla nas jest realizować zadania z obszaru FM siłą własnych zespołów. Strukturę pionu zorganizowaliśmy w taki sposób, by mieć pewność, że jesteśmy w każdym obszarze dobrze „zaopiekowani”. Na zewnątrz zlecamy usługi związane  jedynie z wykonaniem konkretnych, specjalistycznych prac, natomiast szeroko pojęte zarządzanie nieruchomościami spoczywa w całości na barkach wewnętrznego zespołu. Po wsparcie w ramach outsourcingu sięgamy w wyjątkowych przypadkach, wyłącznie tam, gdzie jest to niezbędne lub kiedy chcemy wprowadzić dodatkowy poziom weryfikacji.

FM zgodny z kulturą przedsiębiorstwa

Realizacja zadań z obszaru facility management wewnątrz organizacji wynika ze strategii, jaką Kaufland przyjął od początku swojej działalności w Europie. Obecnie w naszym kraju posiadamy 243 sklepy, trzy centra logistyczne oraz Centrum Usług Wspólnych. Wraz z rozwojem sieci wytworzyła się kultura organizacyjna, w której pracownicy silnie utożsamiają się z wizją i potrzebami firmy. W tak ukształtowanej sytuacji szukanie potencjału do oszczędności czy nowych możliwości ma zupełnie inną perspektywę niż w opcji zlecenia usług FM na zewnątrz.

Nasze zespoły funkcjonują w trybie ciągłym. Nie mamy granicznych KPI, realizowanych  tylko do pewnej kwoty lub wartości. Możemy stale poszukiwać optymalizacji, ponieważ proces ten wpisuje się w struktury naszej działalności. Funkcjonowanie takiej kultury wewnątrz organizacji przynosi ogromne korzyści. Słuszność i skuteczność naszych działań potwierdzają spotkania, które prowadziliśmy z wieloma firmami zewnętrznymi, w tym z gigantami branży. Określały one nasze potencjały m.in. w zakresie redukcji zużycia i zakupu energii. Rozmowy te pokazywały, jak zaskakująco dużo byliśmy w stanie zrobić sami w tym obszarze, nie mając żadnych zewnętrznych serwisów doradczych. Osiągnęliśmy to dzięki nieustannej pracy na żywym organizmie. Badając możliwości optymalizacji energetycznej, schodziliśmy do poziomu atomu, prowadziliśmy naprawdę głęboką wewnętrzną analizę z uwzględnieniem znajomości działalności innych obszarów naszej organizacji – jest to możliwe wyłącznie wtedy, gdy zespół w ramach swoich codziennych obowiązków ma realny wpływ na kształtowanie kosztów, poziomu zużycia oraz innych czynników.

Zarządzanie energią w Kauflandzie stanowi zresztą jeden z najciekawszych projektów, jakie realizuje Pion Zarządzania Nieruchomościami. Ma na celu nie tylko dążenie do minimalizowania kosztów energii, lecz także uwzględnia kwestie ochrony środowiska oraz konieczność redukcji emisji gazów cieplarnianych, które wynikają ze strategii ESG sieci. Wszystkie obiekty Kaufland są dziś zasilane w całości energią odnawialną, co przynosi oszczędności i pozytywne wyniki w aspekcie ekologicznym.

Wprowadzenie systemu BMS, rozwiązań typu internet of things, oświetlenia LED we wszystkich marketach, instalacje fotowoltaiczne na dachach sklepów, zasilanie każdej z placówek Kaufland zieloną energią, odzysk ciepła z instalacji chłodniczych i wykorzystanie go do ogrzewania marketów, które dla wielu organizacji jest nowością — w Kaufland te wszystkie rozwiązania wdrażane były od lat. To również zasługa kultury nieustannego dążenia do doskonałości, która panuje w firmie.

Świadomość procesów i sposobu funkcjonowania organizacji ma ogromne znaczenie, ponieważ zadania realizowane przez zespół obejmują nie tylko kwestie techniczne, lecz także szereg innych powiązanych ze sobą działań. Dla przykładu: znajomość łańcucha chłodniczego, przyjętego we wszystkich sklepach Kaufland, pomaga w dokładnym zaplanowaniu przyszłych działań w pozostałych obszarach zarządzania nieruchomością, oszacowaniu potencjału oszczędnościowego, a także wdrożeniu innych niezbędnych rozwiązań.

Struktura zrealizowana książkowo?

W jaki sposób zatem zbudować zespół specjalistów facility management, by zagwarantować ciągłość i szerokie spektrum działań oraz wysoką jakość świadczonych wewnętrznie usług? Poza przyciągnięciem wysokiej klasy doświadczonych specjalistów kluczowa jest odpowiednia struktura. Cały zespół Facility Management sieci Kaufland liczy 38 osób. W jego skład wchodzą:

• biuro techniczne, zajmujące się zlecaniem napraw,
• tzw. biuro wewnętrzne, pracujące nad zakresem i terminowością wykonywania przeglądów budynku i instalacji budynkowych,
• zespół specjalistów ds. zarządzania nieruchomościami w obszarze administracyjnym
• eksperci ds. chłodnictwa,
• eksperci ds. energii i techniki budynkowej,
• kierownicy projektów.

Ostatnia wyliczona grupa tworzy trzon całego działu. To 19 osób pracujących w całej Polsce, z których każda ma pod swoją opieką od 13 do 15 obiektów. Zajmuje się kompleksowo aspektami technicznymi, przede wszystkim poprzez wizje lokalne.

Podczas spotkań branżowych i przy okazji rozmów z przedstawicielami firm świadczących usługi FM otrzymywaliśmy sygnały, że nasz dział jest skonstruowany wzorcowo. Przyjmujemy to jako komplement i choć traktujemy z lekkim przymrużeniem oka, nie możemy temu zaprzeczyć. Rzeczywiście, poprzez to, w jaki sposób ta struktura została opracowana, zdołaliśmy zaopiekować się każdym zakresem, który w dziedzinie zarządzania nieruchomościami jest ważny. Oczywiście pojawiają się drobne wyzwania w codziennym zarządzaniu zespołem, gdy w grę wchodzą kwestie nieobecności jego członków. Sprawdzaliśmy jednak, w jaki sposób zorganizowano struktury działów FM u innych graczy rynku i na tę chwilę nie widzimy lepszego dla nas rozwiązania.

Wyzwania rekrutacyjne i rozwój

Wspomniana kultura korporacyjna, czyli znajomość sposobu funkcjonowania całego przedsiębiorstwa i poczucie odpowiedzialności za organizację, stanowią wsparcie w walce z wyzwaniem, jakim jest dostęp do specjalistów z zakresu FM na rynku. Każdy kierownik projektu Pionu Zarządzania Nieruchomościami Kaufland ma bowiem dedykowaną branżę, którą określił samodzielnie jako wynikającą z jego zainteresowań, pasji lub wykształcenia i w której jest ekspertem. Oznacza to, że w wybranym obszarze powinien śledzić bieżące trendy i wnosić tę wiedzę do przedsiębiorstwa.

W przypadku projektu, który musimy skonsultować z wysoko wykwalifikowanym specjalistą w zakresie instalacji elektrycznych, nie musimy poświęcać czasu na szukanie go na rynku. Wysłanie zapytania, pozyskanie oferty, analiza, zlecenie prac – cały ten proces jest czasochłonny. Dlatego zatrudniamy ekspertów wewnątrz organizacji, od których niezwłocznie otrzymujemy odpowiedź w kwestii podejścia do poszczególnych zadań bądź przyjęcia konkretnego rozwiązania. Na przykład: jeden z naszych pracowników jest osobą uprawnioną do prowadzenia szkoleń w ramach uprawnień SEP. Zajmuje się on szkoleniami dla managerów i pracowników marketów, a także pozostałych pracowników działu FM. Dopasowuje zakres uprawnień SEP do oczekiwań naszej organizacji.

Nasz zespół bardzo często pracuje w szerszym, bardziej specjalistycznym i sprofilowanym zakresie w stosunku do tego, co otrzymalibyśmy w standardowej ofercie rynkowej. Oczywiście zasoby własne nie zawsze są wystarczające. Gdybyśmy zamknęli się tylko w swoim gronie, to nigdy nie stworzylibyśmy niczego nowego. Bierzemy udział w targach branżowych, konferencjach międzynarodowych, a także w spotkaniach z zespołami sieci Kaufland odpowiedzialnymi za FM w innych krajach. Prócz tego oczywiście zatrudniamy nowych pracowników. Nasz zespół co roku powiększa się o nowych ekspertów z bogatym doświadczeniem w różnych obszarach facility management, którzy zdobywali je w organizacjach porównywalnych do naszej.

Kontrola nad finansami i jakością

To zestawienie z rzeczywistością branżową pozwala nam – specjalistom zarządzającym nieruchomościami w Kaufland –  na poszerzenie horyzontów i dokonanie swoistego reality check, czyli weryfikacji obszarów znajdujących się pod naszą kontrolą i upewnienia się, że nie stoimy w miejscu. Ale realizacja zadań z zakresu facility management siłą własnych zespołów to nie tylko kwestia sprawnego i szybkiego działania czy większej elastyczności. Takie rozwiązanie – poza zaletami operacyjnymi – przynosi oczywiście bardzo pożądane korzyści finansowe. Przy tak dużym zakresie nieruchomości w Polsce zagwarantowanie obsługi serwisowej na wszystkich obiektach znacznie przekraczałoby koszty, które dzisiaj ponosi sieć w ramach struktur własnych.

Kaufland współpracuje również z firmami specjalistycznymi, m.in. z branży HVAC, elektrycznej czy budowlanej – tam, gdzie zachodzi taka konieczność. Wykonują one różnorodne prace, takie jak: naprawa usterek, kontrola nieprawidłowo funkcjonujących urządzeń i usuwanie awarii, prace związane z montażem nowych urządzeń. Wszystkie zlecenia zrealizowane przez wykonawców zewnętrznych przechodzą kontrole kierowników projektów oraz niezależnych rzeczoznawców. Firma decyduje się na takie rozwiązanie, choć nie jest to wymagane przez polskie prawo. Dzięki temu otrzymujemy potwierdzenie, że dany przegląd został wykonany zgodnie z oczekiwaniami czy obowiązującymi procedurami.

Elastyczność i skalowanie

Dla realizacji zadań FM zespołami własnymi istotne znaczenie ma fakt, że nowoczesne zarządzanie obiektami nie sprowadza się wyłącznie do utrzymania nieruchomości pod kątem technicznym. To także prowadzenie projektów, które zdecydowanie wykraczają poza zakres usług firm outsourcingowych lub są oferowane jako usługi dodatkowe. Ważna jest też charakterystyka pracy specjalistów zarządzających nieruchomościami w branży handlowej. Swoje zadania muszą oni realizować w taki sposób, aby nie zakłócać swobody zakupów klientom.

Specjaliści, których zatrudniamy, mają świadomość specyfiki naszych działań. W związku z tym są gotowi na daleko idącą elastyczność, która byłaby trudna do osiągnięcia w przypadku outsourcingu usług (mowa np. o pracach nocnych). Podobnie wygląda kwestia tzw. projektów dodatkowych. W naszym przypadku realizacja zleceń na zamówienie klientów wewnętrznych, czyli działów sprzedaży czy zaopatrzenia, wpisuje się w zakres naszych obowiązków. Dużo łatwiej jest tę pracę zorganizować w ramach struktur wewnętrznych, a gdy zajdzie taka potrzeba – przesunąć priorytety. Natomiast przy okazji współpracy z firmami zewnętrznymi, oferującymi usługi FM, konieczne jest każdorazowe poszerzenie zakresu umowy o usługi dodatkowe. Taka współpraca zawsze obwarowana jest pewnymi procedurami, terminami. Realizując zadania samodzielnie, jesteśmy w stanie zrobić więcej i reagować szybciej.

Problem z głowy — zalety outsourcingu FM

Istotną zaletą outsourcingu usług FM jest przeniesienie odpowiedzialności za realizację tych zadań na firmę zewnętrzną. Zlecenie wszystkich działań z zakresu FM specjalistom z rynku w dużym uproszczeniu zdejmuje firmie problem z głowy. Szereg obowiązków przenosi się wtedy na podwykonawcę, odciążając w ten sposób własne zespoły, które mogą skupić się na core prowadzonego biznesu. Z pewnością może to być trafne rozwiązanie dla przedsiębiorstw działających na mniejszą skalę, jeśli chodzi o liczbę obiektów do obsłużenia. W naszym przypadku nie zachodzi jednak taka potrzeba. Myślę, że nie ma lepszego pracownika niż ten, który silnie utożsamia się z organizacją i w ramach zarządzania czuje odpowiedzialność za powierzone nieruchomości. Dzięki naszemu podejściu nieprzerwanie dążymy do optymalizacji podjętych działań, rozwoju narzędzi, którymi dysponujemy oraz ciągłej poprawy wyników.