Funkcjonalne środowisko pracy

Krzysztof Kogut: Na wstępie zapytam: Dużo projektów robicie razem?

Agata Biedermann: Jeden duży projekt jest właśnie za nami. Póki co nie możemy o nim mówić, ale mamy nadzieję, że już niedługo ujrzy on światło dziennie i będziemy mogli się nim pochwalić.

Agnieszka Linert: Tak, jesteśmy z niego bardzo dumni i cieszymy się, że mogliśmy go razem realizować.

Krzysztof Kogut: Brzmi interesująco. Spotykamy się, żeby porozmawiać o workplace i jego znaczeniu w projektowaniu biur. Powiedzcie mi proszę, w którym momencie pojawiają się wymagania inwestora dotyczące funkcjonalności biura – czy już na samym początku rozmów?

Agata Biedermann:  Dla nas modelowy schemat pracy przy projekcie w 3 punktach, to: space planning, projekt ID, projekt wykonawczy. I może to mało popularne, i czasami trudne do zaimplementowania, ale już na etapie space planowania przydałyby się ogólne wytyczne, albo chociaż świadomość  dotycząca aranżacji AV. Mam na myśli np. takie zaplanowanie sali spotkań, żeby dobrze służyła nie tylko do spotkań stacjonarnych, lecz także online, albo takie zaplanowanie pokoju dla jednej osoby, żeby mógł być eleganckim i wygodnym gabinetem dla jednej osoby, jak również – w razie potrzeby – miejscem do spotkań online face to face.

Nasi projektanci w zasadzie od pierwszych dni pracy nad projektem zadają pytanie: Kto Ciebie, najemco wspiera/obsługuje w zakresie AV?

Przy ID zastanawiamy się, jakie gabaryty urządzeń i gdzie mamy do wkomponowania, żeby przeżywać jak najmniejsze zaskoczenia. Jak zaaranżować strefy, żeby była użytecznie wkomponowana AV. Ba, czasami nawet element technologiczny, jakiś spektakularny ekran led, czy projekcja niczym z Matrixa, wyświetlana na szklanej ścianie, jest głównym filarem architektonicznym danego wnętrze, przestrzeni.

A przy projektach wykonawczych – w zasadzie od pierwszej kreski, od pierwszych wytycznych branżowych konieczna jest już ścisła współpraca z AV, jeśli oczywiście jej wysycenie w projekcie jest znaczne.

Jako ciekawostkę dodam, jaką rolę ekipa od AV musi spełniać na budowie. Docelowy sprzęt jest zamontowany praktycznie na zupełnym finale fit outu, wchodzi w zasadzie po meblach, bo jest silne sprzężony z wyposażeniem meblowym. Wszystko jest gotowe, świeże, czyste i robota ekip od AV jest robota w białych rękawiczkach (dosłownie) i warto o tym pamiętać. I dlatego, żeby dbać o własny, drogi sprzęt i żeby z pokorą działać na skończonym dziele innych wykonawców.

Ostatnio mieliśmy taką sytuację, że do zaaranżowania posłużyły gabinety na co dzień przeznaczone dla konkretnych osób, które – de facto – pojawiały się w biurze tylko raz w tygodniu. Gabinety te byłyby zatem puste przez 4 dni, a w tym czasie mogłyby przecież służyć jako sale spotkań online i nie tylko. My to wiedzieliśmy na wstępnym etapie rozmów, ale wyzwaniem było zaprojektowanie jednocześnie komfortowego gabinetu, który bez zbędnego wysiłku zamieni się w salę spotkań dla 2-3 osób, służąc również jako inkluzywne miejsce spotkań.

Krzysztof Kogut: Gabinety z funkcją conference roomu? Ostatnio popularny jest pogląd, że osoby ze starszych pokoleń chętnie wróciłyby do pracy w gabinetach, ponieważ nie odnajdują się w przestrzeniach typu open space. Wy też tak uważacie?

Agnieszka Linert: Osobiście uważam, że open space nie jest dobrą przestrzenią do pracy, zwłaszcza  w dzisiejszych czasach, w których ilość otaczających nas bodźców jest przytłaczająca. Patrząc na to pod kątem neuroróżnorodności – często jesteśmy w tych miejscach przeboćcowani. Dzieje się mnóstwo rzeczy, przed którymi pracujący tam człowiek nie jest w stanie uciec. Nawet jak wytłumi hałasy, to nie ucieknie przed ciągłym harmidrem, który tam występuje. Moim zdaniem nie są to przestrzenie, w których całkowicie możemy skupić się na pracy i jesteśmy w nich mniej efektywni.

Krzysztof Kogut: Agata, powiedz proszę, czy według Ciebie, dzięki odpowiednim rozwiązaniom technologicznym, funkcja gabinetu może ewoluować i połączyć jego tradycyjne funkcje z tymi bardziej nowoczesnymi?

Agata Biedermann: Na temat wyższości pracy w gabinecie nad pracą w open space mogłabym mówić bardzo długo. Projektując przestrzenie biurowe bardzo istotne jest dla mnie poznanie schematu pracy klienta, tego jak działa, jakie wartości wyznaje w pracy i czego potrzebuje. Dlatego jestem wielką zwolenniczką badań workplacowych, które przeprowadzane są profesjonalnie i szczerze, a nie są koncertem życzeń.

Krzysztof Kogut: Co masz na myśli, mówiąc: „Badania przeprowadzone szczerze”?

Agata Biedermann: Mówiąc wprost – firmy są różne i różne jest w nich zarządzanie. Jeżeli klient chce doprowadzić do zmian i faktycznie stworzyć przyjazne i funkcjonalne biuro, to musi być to przemyślana i świadoma decyzja. Wszyscy mówimy, że lubimy zmiany, ale tak naprawdę przy próbie odebrania im tego stałego i stabilnego miejsca pracy jest zwykle problem. Często przy badaniach workplace pracownicy są pytani o to jak chcą pracować ale ich odpowiedzi skupiają się na tym, że chcą mieć sprzęt nowej generacji, przestrzeń do odpoczynku i gamingu, a mało kto interesuje się przestrzenią, w której spędza najwięcej czasu – czyli miejscem wykonywania pracy. Dlatego też pytania w tych badaniach muszą być ukierunkowane i zamknięte, bo tylko w taki sposób dojdziemy do odpowiednich wniosków, nie dając obietnic bez pokrycia.

Krzysztof Kogut: Z Waszych wypowiedzi wnioskuję, że wiedza samych pracowników na temat workplace jest bardzo mała. Mówicie dużo o niewykorzystanych przestrzeniach w biurze, a czy to nie wynika z tego, że nie ma jasnej informacji kto z czego może korzystać i kiedy? Zawodzi komunikacja na linii zarządcy – pracownicy?

Agnieszka Linert: To z pewnością. Bardzo często pracownicy nie zdają sobie sprawy, jakie możliwości daje im użytkowana przestrzeń. Widzimy po firmach, z którymi rozmawiamy, że komunikacja zawodzi i że nie ma jasno określonych wytycznych dotyczących korzystania z określonych pomieszczeń. Communication Manager stara się zbierać informacje o potrzebach pracowników i przekazywać to zarządowi, ale mimo wszystko jest jeszcze dużo w tym zakresie do zrobienia. Brakuje także odpowiednich szkoleń przystosowujących użytkowników pomieszczeń do wszystkich ich możliwości. W Brill zawsze przeprowadzamy wdrożenia pracowników, żeby poznali wszystkie funkcjonalności zamontowanych urządzeń i nie bali się z ich korzystać.

Agata Biedermann: Oczywiście są firmy świadome tego, jak ważna jest komunikacja wewnątrzfirmowa i starają się one wdrażać rozwiązania, które ją usprawniają, ale mimo wszystko jest jeszcze dużo do zrobienia w tym zakresie. Prosty przykład: Pracownik chce skorzystać z  sali konferencyjnej i mieć możliwość podpięcia się jednym kablem do całego systemu, w którym działa monitor, kamera, głośniki itp., a bywa, że to nie działa. Bo funkcjonalność na styku architektury i AV musi być idealnie przemyślana, zaimplementowana i przekazana w formie szkolenia.

Agnieszka Linert: I braku rozmów już na samym początku projektu. Im więcej informacji o firmie i jej działaniach uzyskamy na samym początku, tym lepiej dostosujemy rozwiązania. Każdy klient jest inny i posiada inne potrzeby. Integrator AV nie zajmuje się tylko salą konferencyjną, lecz także całą przestrzenią biurową (muzyką, tłem, korytarzem, recepcją oraz innymi pomieszczeniami).

Agata Biedermann: My jesteśmy w trochę lepszej sytuacji niż branża AV, ponieważ w związku z tym, że pracujemy od początku w projekcie, to zaczynamy z klientem nawiązywać relację, zaczynamy się z nim przyjaźnić i oprócz spraw zawodowych zaczynają nas łączyć także sprawy prywatne. Natomiast uważam, że branża AV znajduje się w kłopotliwej sytuacji.

Krzysztof Kogut: Dlaczego?

Agata Biedermann: Są dwa aspekty, AV w rozumieniu ogólnym, jako technologia wspierająca potrzeby i rozwój biura – po prostu musi współdziałać w celach, do jakich została przeznaczona, zaprojektowana i po prostu sprzedana Klientowi. Najbardziej frustrująca jest sytuacja, gdy Klient wydał bardzo dużo kasy na cacka z AV, a na każdym spotkaniu a to kogoś nie widać, kogoś nie słychać, kable nie pasują do laptopa etc.

Natomiast drugi aspekt – wizualny – potrafi doprowadzić architekta do rozpaczy przy odbiorach. Mamy piękny monitor na ścianie, ledowy, prawie bezramkowy, czarny, matowy, bo tak chcieliśmy, ale mamy do tego olbrzymią tubę pod monitorem, której nie spodziewaliśmy się, głośniki i mikrofony zbierające dźwięk na naszym pięknie zaprojektowanym suficie, niektóre okrągłe czarne, niektóre duże, kwadratowe białe – no i jest zonk. Architekt nie pomyślał, nie zapytał, nie skoordynował detalu tak jak powinien, a integrator nie spojrzał na koncepcje, nie podsunął pasujących rozwiązań, albo wręcz nie powiedział wprost, że całościowo to nie będzie ze sobą pasowało.

Krzysztof Kogut: No właśnie – wygląd. Czy są jakieś standardy albo zauważalne trendy dotyczące designu urządzeń AV? 

Agnieszka Linert: Najprościej mówiąc – wszystko musi być ze smakiem. Mamy bardzo wiele przykładów inwestycji, gdzie ich budowa jest na ostatnim etapie, toczą się już białe prace, i nagle ktoś sobie przypomina, że rozwiązanie, które widział u kogoś, chciałby wdrożyć u siebie. Dlatego też na samym początku musimy sprecyzować funkcjonalności wszystkich urządzeń i od razu to wyłożyć, żeby później nie było zdziwienia, i – co bardzo ważne – ustalić z pracownią architektoniczną design tych urządzeń, bo to wszystko mu się spinać. Design urządzeń przez nas wdrażany jest dość prosty, ale to nie oznacza, że jest nudny. Współpraca z architektem pozwala pokazać nasze rozwiązanie w zupełnie innym świetle.

Krzysztof Kogut: Powiedźcie mi proszę, czy to AV dostosowuje się do design interioru czy interior do AV? Jak to wygląda?

Agnieszka Linert: Najczęściej jest to wspólna praca i dochodzenie do kompromisów. Są urządzenia, które możemy podmienić albo dostosowywać ich rozmiar, ale to wszystko jest kwestią dogadania.

Agata Biedermann: Zazwyczaj jest tak, że najpierw powstaje design i mając świadomość, że urządzenia musimy wkomponować w przestrzenie, to zaczynamy rozmowy na temat doboru odpowiedniego sprzętu. Przez brak czasu na dokładne uzgodnienie potrzeb zdarzają się sytuacje, gdzie mamy świetnie zaprojektowaną salkę, ale urządzenia, które się w niej znajdują, nie pasują do tej przestrzeni.

Krzysztof Kogut: Ile czasu zajmuje realizacja projektu workplace i sfery AV od momentu zapytania do realizacji? Interesuje mnie, jakie jest standardowe tempo działania?

Agata Biedermann: To zależy, o jaki konkretnie proces pytasz, ale zakładając, że jest on rozbudowany, tzn. jest w nim workplace, badania, projekt interior designu i projekt wykonawczy, wówczas możemy założyć, że zajmie on 6-7 miesięcy. Jednak cały proces od momentu podjęcia decyzji o nowym biurze do momentu realizacji trwa ok. 12 miesięcy.

Krzysztof Kogut: Zastanawiam się, jak w przyszłości będzie wyglądało projektowanie biur? Jaki okres ważności będzie miał projekt i czy jego elastyczność będzie kluczowa?

Agata Biedermann: Projekt musi być elastyczny, żeby można było go korygować, ale to nie może być elastyczność rozumiana jako możliwość przestawiania i przełączenia wszystkiego – tego zwyczajnie nie zawsze daje się  uzyskać. Bardziej chodzi o to, żebyśmy mogli przestrzenie elastycznie używać, żeby ich funkcjonalności były uniwersalne.

Agnieszka Linert: Pamiętajmy, że praca w biurze powinna  pracownikowi dawać inne możliwości niż praca w domu. Należy budować świadomość, że korzystanie z urządzeń bezpośrednio w biurze jest nie tylko atrakcyjne, lecz przede wszystkim bardziej efektywne.

Krzysztof Kogut: Myślicie, że pracownicy są to w stanie zrozumieć czy trzeba ich stale edukować?

Agnieszka Linert: Uważam, że należy stale edukować i ta świadomość buduje się w czasie. Młode pokolenie ma inne wyobrażenie pracy i przede wszystkim inne oczekiwania wobec niej. Oni w większości patrzą na udogodnienia jakie może zaoferować im praca w danym miejscu. Musimy im uzmysłowić, że ten komputer i to spotkanie online nie da im takich samych efektów jak spotkanie na żywo i praca w zespole.

Agata Biedermann: Przede wszystkim młode pokolenie siłą rzeczy nie ma naszej perspektywy. My wiemy, jak pracuje się w biurze i wiemy, dlaczego warto do niego wracać. Młode osoby zatrudnione pięć lat temu nie mają tego porównania, gdyż całe ich zawodowe życie odbywa się online. Jestem wielką zwolenniczką pracy w biurze i uważam, że znaleźliśmy się już w momencie, w którym następuje powrót do pracy stacjonarnej. Jednak nie zapominajmy, że są także znaczące bariery, żeby ten powrót przyspieszyć – koszty fit-outów. Ich cena oscyluje w granicach 600 euro za m2, a zdarzają się takie projekty, gdzie jest to 1200 euro za m2. Przez to, że wyposażenie biura stało się tak drogie, wydłużył się okres najmu i w dniu dzisiejszym nie mówimy już o 5, lecz o 7-8 latach wynajmu. Jestem jednak spokojna o to, że praca w biurze nigdy nie przestanie być atrakcyjna, a nowe, ciekawe aranżacje cały czas będą powstawać.

Faktycznie jednak nowe biura będą musiały wspierać się profesjonalnymi rozwiązaniami AV, które dostarczają tą warstwę która jest teraz przedmiotem działań wszystkich nowoczesnych zespołów. Mobilność i elastyczność, łatwość dostępu oraz możliwość tworzenia fizycznych i wirtualnych zespołów pozwalają przenieść biznes na nowy poziom. By się  jednak tak stało potrzebna jest silna integracja przestrzeni wirtualnej z fizyczną.