Inwestycja w doświadczenia

Pozytywne środowisko pracy to podstawa

Koło ratunkowe. Drewniany ster. Odgłosy morza i delikatne światło. Biały dywan, mięciutki jak piasek. To może być Jastarnia albo nawet Grecja – z tą różnicą, że jesteś w sali konferencyjnej w centrum zimnej, szarej Warszawy.

Wszystko, co uznawaliśmy za oczywiste, czego oczekiwaliśmy od naszej pracy; to, gdzie, jak i z kim pracujemy, zostało zakłócone. Dawniej po prostu przychodziliśmy do biura pięć dni w tygodniu i nie zastanawialiśmy się jakoś szczególnie nad aspektami organizacji pracy.

A teraz? Krzesło, biurko, monitor – to już nam nie wystarczy. Kiedyś spędzaliśmy razem czas po pracy, bo mieliśmy na to ochotę. A teraz nasze zespoły HR głowią się, gdzie kupić sprzęt do karaoke i jaką pizzę zamówić, żeby ludzie w ogóle bawili się ze sobą. Okazało się, że naszymi „klientami” są nie tylko konsumenci naszych świadczeń, lecz także nasi pracownicy, a środowisko pracy stało się usługą.

Na potrzeby raportu „People at Work 2023”, zapytano 32612 pracowników z Europy, w tym 15290 z Polski, co jest najważniejsze w pracy. Poza oczywistymi czynnikami, wpływającymi na satysfakcję, takimi jak: pensja, bezpieczeństwo, rozwój kariery, już na czwartym miejscu pojawiły się: przyjemność i radość dnia w pracy! Co ciekawe, tę odpowiedź wybrało o 5% więcej osób niż w 2022 roku.

W świeżutkim „Raporcie Płacowym Hays Poland 2024” (1400 osób, 1500 organizacji), środowisko pracy otrzymało 15% głosów jako jeden z kilku czynników pozafinansowych decydujących o przyjęciu oferty pracy.

Wieloaspektowe spojrzenie na dobro firmy

Esencją środowiska pracy jest połączenie wszystkich elementów: emocjonalnego, fizycznego, intelektualnego oraz technologicznego i kulturowego w jedno zachęcające pracowników doświadczenie. Do tego potrzebny jest dyrygent, który połączy te wszystkie instrumenty w urzekającą melodię. To zadanie dla managera odpowiedzialnego za doświadczenia pracownika w miejscu pracy.

Pod wieloma względami manager ds. doświadczeń ewoluował jako stanowisko hybrydowe między zasobami ludzkimi (HR) a zarządzaniem obiektami (FM). Obecnie jego rola wymaga kombinacji umiejętności z zakresu facility management, przywództwa, zarządzania, komunikacji i psychologii oraz analizy danych.

W coraz bardziej mierzalnym i złożonym świecie źródłem wiedzy managera ds. środowiska pracy są dane ilościowe z kart wstępu, czujników ruchu, aplikacji, mierników produktywności i zaangażowania pracowników, ankiet satysfakcji, wywiadów, obserwacji; dane zastane, takie jak publikacje naukowe; dane porównawcze, a więc: trendy, najnowsze rozwiązania technologiczne, normy prawne, i najważniejsze – długoterminowa strategia rozwoju firmy.

Podstawą pracy takiego managera jest zrozumienie strategii i celów przedsiębiorstwa, a następnie takie projektowanie i opieka nad doświadczeniem pracownika, żeby w każdym punkcie styku ze środowiskiem pracy zauważał tę strategię i czuł się w niej dobrze.

Punkty styku obejmują wszystko: od drobnych interakcji w ciągu dnia pracy, takich jak ciepłe powitanie przez zespół recepcji lub zwykłe zamówienie kawy, po aspekty wymagające większego zaangażowania, np. konfiguracja sal konferencyjnych czy organizacja wydarzeń.

Manager ds. środowiska pracy zajmuje się:

1. Planowaniem: optymalizacją planów, aranżacją mebli, rozmieszczeniem zespołów i zarządzaniem przeprowadzkami, mając na celu efektywność przestrzeni oraz strategiczne potrzeby biznesu;
2. Działaniami prośrodowiskowymi: certyfikatami, zarządzaniem energią, odpadami, recyklingiem;
3. Zaangażowaniem pracowników: organizowaniem wydarzeń i programów na rzecz dobrostanu, które wspierają poczucie wspólnoty (zajęcia integracyjne/wolontariat);
4. Usługami środowiska pracy: konsjerża, recepcji, zarządzaniem salami konferencyjnymi i usługami gastronomicznymi, parkingami i dojazdami do pracy, programami dla dzieci i zwierząt, zarządzaniem zaopatrzenia biura;
5. Współpracą z dostawcami: utrzymywaniem pozytywnych relacji i negocjowaniem umów z dostawcami materiałów biurowych w celu zapewnienia wysokiej jakości usług, korzystnych warunków zakupu i terminowych dostaw artykułów papierniczych, mebli i sprzętu;
6. Zapewnieniem zgodności pracy z przepisami BHP: prowadzeniem regularnych szkoleń dla pracowników w celu edukowania ich w zakresie prawidłowej ergonomii, procedur przeciwpożarowych i protokołów ewakuacji;
7. Kontrolą finansową: opracowaniem budżetu na wydatki związane z biurem, takie jak: utrzymanie obiektów, media, materiały eksploatacyjne i modernizacja sprzętu oraz śledzeniem, by mieściły się one w ograniczeniach budżetowych.

Manager ds. środowiska jest też czymś między labradorem a pitbullem. Łagodzi konflikty i zarazem wie, kiedy powiedzieć „nie”. Działa pomiędzy zarządem, pracownikami, IT, HR i zewnętrznymi dostawcami. Mediuje, uzgadniając strategie i polityki firmy w różnych wymiarach.

Z biegiem czasu managerowie ds. doświadczeń w miejscu pracy budują silne relacje i zyskują głębokie zrozumienie kultury firmy, co pozwala im dostosować konkretne strategie. Oni wiedzą, że pizza lub owocowe czwartki nie zastąpią codziennej pracy na rzecz spójności i efektywności.

Od Airbnb do parlamentu brytyjskiego

rzmi jak mission impossibe? Niekoniecznie. Wydaje się, że pierwszym managerem ds. doświadczeń pracownika został już w 2015 roku Marc Levy. Swoją karierę w Airbnb rozpoczął z hasłem „przynależności”. Dla środowiska Aibnb wyznaczył następujące zadanie: „Pracownicy mają czuć, że tu przynależą”. Aby to osiągnąć, połączył wszystkie działania wewnętrznych zespołów (HR, administracji), konsekwencją czego w kawiarni Airbnb dostępne są potrawy z całego świata, pokoje konferencyjne przypominają salony, a całe biuro przypomina funkcjonowanie domu, w którym znajdziemy: kuchnię, bibliotekę, ogrody oraz portrety gospodarzy z całego świata. Pracownik Airbnb na każdym kroku, poprzez swoje doświadczenie, odczuwa sens swojej pracy.

Od kiedy Mark Levy zrewolucjonizował środowisko Airbnb, minęło już dziewięć lat. Natomiast w 2023 roku, na liście LinkedIn „Jobs on the Rise”, która ujawnia 25 najszybciej rosnących tytułów zawodowych w ciągu ostatnich pięciu lat oraz trendy definiujące przyszły świat pracy, Employee Experience Manager pojawił się na wysokim, piątym miejscu.

W dniu, w którym piszę ten artykuł, w wyszukiwarce ofert pracy na LinkedIn pod hasłem: „Workplace Experience Manager” w Europie pojawia się ponad 100 ogłoszeń. Managera ds. dobrych doświadczeń w miejscu pracy szukają takie firmy, jak: Vinted, Netflix, NetApp, Salesforce, TikTok, Snap, Sodexo, a nawet parlament brytyjski (!) z nowo utworzonym zespołem Integrated Workplace Management Services.

Stanowisko, w które warto zainwestować

No dobrze, dobrze, ale ile to kosztuje? W Wielkiej Brytanii zarobki Workplace Managera to średnio 227 tys. zł na rok (o 12% więcej niż Office Managera). W Polsce wynagrodzenia prezentowane na Pracuj.pl oscylują między 72 a 100 tys. zł rocznie brutto. Czy to dużo? Spójrzmy na dane z badania IBM i Globforce z 2017 roku, które pokazały związek pomiędzy doświadczeniem pracownika a działaniem biznesu. Firmy osiągające wysoki wynik na skali doświadczenia pracownika wypadały lepiej od firm S&P 500 o 122%.

Statystyki wydają się czasem odległe, więc przytoczę kilka przykładów. Sama, jako konsultant, miałam przyjemność pracować z wewnętrznymi managerami środowiska pracy w organizacjach, takich jak: Amazon, Volvo, PPG czy LinkedIn. Wszystkie te firmy w ciągu ostatnich lat wyróżniono nagrodą za jakość środowiska pracy. Wspomniani managerowie maczali palce we wszystkim, co robiłam, i – wprost przyznam – byłam im za to wdzięczna.

Manager z Amazona podkreślił, że dziedziniec musi być tak zaprojektowany, żeby odbywały się tam recitale, a budki telefoniczne powinny znajdować się w tej samej odległości od biurek. Dokładnie weryfikował wartość uzyskanych wskaźników dobrej jakości biura, uwzględniając metr kwadratowy na biurko/osobę czy udział różnorodnych miejsc pracy.

Manager środowiska pracy spośród 10 największych banków na świecie sprawdzał moje space plany po wielokroć, niemalże z lupą. Chodziło o to, żeby strategicznie rozmieścić zespoły, a jednocześnie wydzielić przestrzeń do wspólnego picia Moeta, kiedy „bankierzy dopną deala”. Z kolei w Exxon ważne było zdrowie i dostęp do opieki medycznej w takiej lokalizacji w biurze, by pracownik-pacjent mógł się tam znaleźć dyskretnie, bez obserwowania przez osoby trzecie.

Myśląc o managerze ds. środowiska pracy, nie musicie od razu kojarzyć go z szampanem lub recitalami. W gruncie rzeczy chodzi o bardzo konkretną, rzetelną pracę nad efektywnością Waszej przestrzeni i zespołu – nie w oddzieleniu, lecz w jedności i nie od święta, lecz na co dzień – na tyle, ile jest to możliwe w tym momencie rozwoju, w którym jesteście.