Jak wdrożyć system AV na poziomie globalnym?

*Źródła do artykułu:

• Avixa InfoComm Audiovisual Best Practice,
• doświadczenie zespołu A+V z ponad 500 realizacji w Europie
• informacje zebrane od klientów.

Wdrażanie systemów audiowizualnych w wielu lokalizacjach globalnie może okazać się sporym wyzwaniem, dlatego prezentujemy kilka narzędzi i wskazówek (popartych dziesięcioletnim doświadczeniem zdobytym podczas pracy przy 500 realizacjach w Polsce i Europie), które mogą pomóc w tym procesie.

Technologia istnieje teraz w wielu obszarach funkcjonowania biura i globalne wdrożenie AV może obejmować nie tylko systemy wideokonferencyjne, ale też informacji wizualnej (digital signage), rezerwacji sal i biurek, projekcji, nagłośnienia, dystrybucji sygnału i zarządzania sygnałami, sterowania, kontroli dostępu, interaktywnej, konferencyjnej i bezprzewodowej prezentacji czy przejmowania zasobów.

AVIXA to międzynarodowe stowarzyszenie zrzeszające profesjonalistów audio-wideo, prowadzące szkolenia i wydające międzynarodowe certyfikaty CTS (certified technology specialist). A+V to jedyna firma integratorska w Polsce zatrudniająca aż pięciu specjalistów, którzy mogą pochwalić się takimi certyfikatami w zakresie projektowania systemów AV i ich instalacji.

W tym materiale opieramy się nie tylko na własnym doświadczeniu zdobytym wskutek zakończonych realizacji, ale też na informacji uzyskanej od naszych klientów oraz międzynarodowej specjalistycznej metodologii Avixa oraz Prince Agile 2.

Ile może trwać taki proces?

Czas wdrożenia systemów AV zależy od wielu czynników. Przy standardowym projekcie małych lub średnich rozmiarów należy założyć od sześciu do 12 miesięcy na przeprowadzenie wdrożenia AV. Przy dużym projekcie może to zająć nawet od dwóch do czterech lat.

Etapy projektu

Avixa podaje cztery główne etapy wdrażania systemów AV:

• programowania
• projektowania
• konstruowania
• uruchamiania, wdrażania i szkolenia użytkowników

Bez względu na typ ścieżki projektowania, według wydawnictwa InfoComm Audiovisual Best Practice, Projektant AV powinien być uwzględniony już na wstępnych etapach.

W przypadku nowego dużego obiektu infrastruktura budynku bazowego jest projektowana przez architekta i inżyniera budowlanego. Ze względu na czas trwania projektu i procesu konstrukcyjnego większość systemów elektroniki jest często kończona, kiedy budynek został już zakontraktowany i trwa budowa.

W przypadku mniejszego i/lub krótkoterminowego procesu projektowego elementy harmonogramu są w zasadzie takie same, jednak projekty infrastruktury i elektroniki często będą się na siebie nakładać, realizowane jednocześnie, zarówno na etapie projektowania, jak i instalacji.

Harmonogram projektu będzie zawierał te same szczegóły, niezależnie od wybranego procesu dostarczania AV.

Zespół projektowy

W nowym projekcie biurowym jest wielu interesariuszy, a każdy z nich ma swoje priorytety i cele, z których musi się wywiązać.

Dobrym pomysłem jest stworzenie komitetów sterujących składających się z przedstawicieli jednostek centralnych oraz reprezentacji lokalnego oddziału. Zaangażowanie przedstawicieli lokalnych ułatwi zarządzanie zmianą i pozwoli uwzględnić specjalne warunki czy wymagania (np. kulturowe).

W podstawowej wersji w grupie powinny się znaleźć osoby, które:

• płacą (budget holder, sponsor projektu),
• używają (użytkownik, pracownik),
• zarządzają infrastrukturą/zasobami (facility manager, IT manager, HR).

Głównym celem komitetu sterującego jest stworzenie platformy do komunikacji i przepływu informacji pomiędzy wszystkimi zaangażowanymi. Jeden z naszych klientów z branży finansowej/bankowej (również certyfikowany specjalista AV) powiedział nam, że najważniejsze jest ustalenie reguł współpracy wewnętrznej („Rules of Engagement” pod hasłem „Bridge the Gap”) i obietnica dzielenia się informacją, udostępniania elementów projektu, raportów z pracy i rozpatrywanych zmian czy aktualizacji.

W ramach komitetu sterującego można stworzyć mniejsze komórki:

• zespół właściciela składający się z użytkownika, facility managera, managera technologii AV, przedstawiciela działu zakupu, przedstawiciela ekipy budynkowej,
• zespół projektowy składający się z architekta, projektanta systemów audiowizualnych, projektanta wnętrz, konsultantów mechaniki, elektryki, hydrauliki, oświetlenia, akustyki, bezpieczeństwa czy innych zaangażowanych branż,
• zespół instalacyjny składający się z generalnego wykonawcy, integratora AV, podwykonawców elektryki, mechaniki, hydrauliki, oświetlenia, bezpieczeństwa danych, telekomunikacji i innych wymaganych branż,
• zespół zarządzający składający się z dewelopera, kierownika budowy, zarządzającego budynkiem i konsultanta najemcy odpowiadającego za przeprowadzkę.

W komitetach składających się z przedstawicieli różnych branż, centralnego i lokalnego zarządzania, mogą pojawić się rozbieżne wymagania (np. rozmiar stołu a zasięg widzenia kamery), dlatego tak ważna jest komunikacja aby osiągnąć rezultat, który pozwoli na bezkolizyjny układ wszystkich elementów projektu.

W obecnym świecie biurowym pojawiło się bardzo pomocne w takich projektach stanowisko workplace (experience) managera, czyli kogoś, kto jest częścią administracji, ale rozmawia z FM oraz IT i zachęca wszystkich do komunikacji między działami.

Według dyrektora operacyjnego A+V Europe (dywizja europejska A+V) Janusza Kałaczyńskiego kluczowe jest, aby wyznaczyć jednego generalnego wewnętrznego opiekuna (lub grupę opiekunów) zajmującego się całością infrastruktury AV w danej organizacji, skupiającego pod swoją opieką wiele rozproszonych geograficznie lokalizacji. Pozwala to na unifikację sprzętu, serwisów, dokumentacji, kontaktu i umożliwia dobry przepływ informacji.

Zdarza się, że napotykamy na osoby, które niekoniecznie rozumieją audio-wideo, ale mają własne pomysły na te systemy, lokalne relacje osobiste (z których chcą skorzystać), czasem czują potrzebę udowodnienia swojej samodzielności. Możliwe, że widzą one tylko swój zakres odpowiedzialności, nie zdając sobie sprawy z negatywnych rezultatów takiego podejścia nakierowanego tylko na lokalną specyfikę działalności, a nie całościową strukturę AV firmy.

Scentralizowany system zarządzania AV zapewnia np. ujednolicenie i prawidłową archiwizację dokumentacji – jedna baza danych pozwala na przejrzystość i szybkie dostosowanie się w przypadku zmiany standardu, co ostatnio zdarza się przecież często w świecie UC. Brak takiego rozwiązania może skutkować tym, że każdy lokalny oddział posiada własny system.

Współpraca na linii projektant AV — architekt

Na wszystkich etapach projektu wdrożenia systemów AV kluczowa jest rola architekta, projektanta i generalnego wykonawcy, którzy współpracują ze specjalistami audio-wideo.

O współpracy architektów i projektantów AV pisaliśmy w ostatnim artykule w magazynie „Obiekty” (04.2024) – o projektowaniu sal konferencyjnych, gdzie zwracaliśmy uwagę na to, jak zmiany w poszczególnych zakresach różnych branż wpływają na projekty pozostałych. Zachęcamy do zapoznania się z tym materiałem.

Aby skutecznie się komunikować, należy ustalić częstotliwość regularnych spotkań, ich agendę, czas przeznaczony na omówienie poszczególnych etapów. Podczas takich rozmów należy poruszyć następujące kwestie:

• potrzeby użytkownika,
• funkcjonalność przestrzeni vs sprzęt,
• nowoczesne trendy,
• parametry w umowach z podwykonawcami (np. akustyczne z GW).

Projektowanie

Projektowaniu sal konferencyjnych od strony technologii również poświęciliśmy artykuł w jednym z poprzednich wydań magazynu „Obiekty”, więc tutaj skupimy się na podkreśleniu holistycznego aspektu projektowania biura.

Ważne, aby potrzeby użytkownika przełożyć na projekt, szczególnie w ujęciu wielobranżowym, biorąc pod uwagę neuroróżnorodność, priorytety ESG, sterowanie systemami i integrację kilku instalacji (np. system AV z BMS, oświetleniem, klimatyzacją itp.).

Zawsze powinniśmy zacząć proces projektowania właśnie od przeanalizowania potrzeb użytkownika, określenia zastosowań urządzeń i zadań, które mają być dzięki nim wykonane, a następnie  sprowadzenia ich do funkcjonalności, które mają zostać uwzględnione przez architekta, projektanta AV, inżynierów czy projektantów wnętrz. Efekt tych przemyśleń uwidoczni się w rozkładzie biura, materiałach wykończeniowych, elektronice, systemach AV oraz infrastrukturze elektroniczno-mechanicznej.

Odpowiednio przeprowadzony proces projektowy pomaga uniknąć problemów na etapie instalacji i wdrożenia oraz zapewnia sprawne działanie systemów, co finalnie przekłada się na zadowolenie klienta oraz całkowity koszt projektu (każda zmiana na późniejszym etapie oznacza koszty). Współpracując, architekci i integratorzy AV (których celem nie jest autopromocja czy sprzedaż, ale pomoc i doradztwo w celu zaprojektowania jak najbardziej efektywnej przestrzeni) mogą tworzyć funkcjonalne oraz nowoczesne przestrzenie biurowe.

Style pracy

Aby uprościć proces określania wymagań i oczekiwanych funkcjonalności, można posłużyć się typami i stylami pracy opisującymi najważniejsze elementy ich pracy i potrzebne narzędzia (np. współpracujący w biurze – komputer, słuchawki; współpracujący zdalnie – słuchawki, komunikacja audio-wideo, podróżnik – rozwiązania mobilne, biurowy komunikator – zestawy wideokonferencyjne itp.).

Na rynku można znaleźć kilka typologii, ale zapraszamy do stworzenia własnych, charakterystycznych dla konkretnej organizacji stylów/typów pracy w danym (projektowanym) biurze – przecież nie w każdej lokalizacji znajdziemy zawsze te same działy i przedstawicieli tych samych stanowisk.

Siła informacji

Zawsze warto zbierać dane z tej infrastruktury, która istnieje w poszczególnych biurach:

• z użytkowania sal,
• liczby spotkań,
• liczby osób na spotkaniach,
• najbardziej uczęszczanych dniach i porach.

Może „to, czego chcesz, nie jest tym, czego potrzebują Twoi pracownicy/użytkownicy”?

Bardzo korzystne jest wykonanie audytu lokalnego systemu, gdzie nie chodzi o sprawdzenie poprawności jego działania, a bardziej o określenie, jaka technologia i jakie urządzenia zostały zainstalowane w danym miejscu. Wyniki takiego audytu mogą obnażyć błędy w poprzednich projektach, zmiany trendów wewnątrz biura, czy udowodnić sens zastosowania określonych rozwiązań w danej przestrzeni.

Zebrane dane od reprezentantów linii budżetowych, użytkowników oraz z audytu systemów AV mogą pomóc w sprecyzowaniu potrzeb odnośnie ilości sal danego rozmiaru i zastosowania, pod kątem planowanych w danej lokalizacji działów czy grup użytkowników.

Standard sali

Rola standardów w globalnym wdrażaniu AV jest niepodważalna – bardzo ułatwiają procesy implementacji technologii.

Warto stworzyć klasyfikację przestrzeni, którą mamy lub planujemy mieć w biurze, np. focus room, huddle room, mała/średnia/duża sala, sala szkoleniowa, warsztatowa, do współpracy itp.

Najważniejsze jest, aby w każdym typie przestrzeni zapewnić użytkownikowi ten sam sposób obsługi, jednolity interfejs i łatwą, intuicyjną obsługę zainstalowanych systemów.

O tworzeniu własnego standardu pisaliśmy w artykule opublikowanym na łamach magazynu „Obiekty” w 2023 roku, więc tutaj tylko podsumujemy – standard AV tworzymy z:

• marki sprzętu – monitory, zestawy wideokonferencyjne,
• standardu – offline, ready (BYOD/BYOM), online,
• platformy komunikacyjnej (Microsoft Teams, Zoom, Webex, Google Meet).

Gotowy standard sali czy stanowiska pracy powinien zawierać pełną informację na temat wymaganych funkcjonalności, urządzeń, ich lokalizacji i sposobach montażu.

Room design guide

Jeden z naszych klientów zwrócił uwagę, że na spotkaniach komitetu sterującego projekt jednej sali może mieć pięć, a nawet 10 iteracji, gdyż zmiany w umeblowaniu wpływają na wymagania urządzeń AV, co z kolei oddziałuje na okablowanie, strukturę ścian czy sufitu.

Narzędziem, które bardzo się sprawdziło w ich organizacji, jest room design guide, czyli przewodnik opisujący poszczególne przestrzenie. Taki dokument obejmuje: urządzenia, oświetlenie, akustykę, schematy montażu, umeblowanie, mediaporty, floorbox/grommet.

Dokumentacja projektowa i koordynacja międzybranżowa

Dokumentacja w globalnym wdrożeniu AV powinna być zunifikowana, musi obejmować wszystkie zaangażowane branże i znajdować się w jednej bazie danych właściciela projektu.

Na etapie tworzenia dokumentacji projektowej integratorzy AV powinni określić wiele wytycznych i sugestii dla architektów, jak również współpracujących z nimi projektantów innych branż. Systemy AV wraz z okablowaniem nanoszone są na plany techniczne biura i inżynierowie-integratorzy analizują rzuty przestrzeni, sufitów i plany poszczególnych instalacji, aby wykryć również potencjalne przeszkody.

Szerzej o ryzykach braku koordynacji oraz koordynowanych zakresach pisaliśmy w artykule o projektowaniu sal w poprzednim wydaniu magazynu „Obiekty” (04.2024).

Programme Report

Raport z obecnych działań na danym etapie to kolejne przydatne narzędzie w globalnym wdrażaniu AV.

Taki dokument służy do informowania:

• decydentów o budżecie i systemach,
• użytkowników o konfiguracji systemów, które spełnią ich potrzeby,
• grupy projektowej o systemach AV i ich wpływie na inne branże,
• projektanta AV o zakresie i funkcjonalności systemów AV, które mają być zaprojektowane i zainstalowane.

W raporcie powinny znaleźć się następujące elementy:

• podsumowanie programu,
• opis systemów zaplanowanych w danym biurze,
• infrastruktura,
• szczególne wyzwania,
• wstępny budżet i warunki,
• wykaz możliwych kosztów,
• wymagana wiedza pracowników operacyjnych,
• wymagany budżet na konserwację,
• oczekiwania odnośnie do cyklu życia.

Kolejne etapy wdrożenia AV obejmują fit-out, infrastrukturę IT oraz sieci, a potem montaże urządzeń audiowizualnych wraz z ich uruchomieniem.

SLA, gwarancja, wsparcie

W przypadku globalnego wdrożenia AV nie można zapomnieć o wsparciu technicznym po realizacji. Standardowa gwarancja producenta na urządzenia często obejmuje dwa lata – a co dzieje się później?

Na niektóre urządzenia można przedłużyć gwarancję odpłatnie lub przy rejestracji produktu na wskazanych portalach. Jeśli uwzględnimy przedłużoną gwarancję na urządzenia lub kompleksowy program serwisowy już na etapie doboru urządzeń AV, możemy uzyskać lepsze warunki i korzystniejsze ceny niż podczas zakupu takich usług już po uruchomieniu biura. Polecamy uwzględniać te wymagania już na etapie doboru dostawców i wstępnych rozmowów z integratorem AV.

Szkolenie użytkownika

Z naszego doświadczenia wynika, że niezadowolenie użytkownika z danego systemu AV może wynikać z braku wiedzy o dostępnych funkcjonalnościach. Awarie systemów z kolei często są rezultatem nieprawidłowego użytkowania danego systemu. Dobrze przeprowadzone szkolenie użytkownika pozwoli uniknąć takich zagrożeń i wpłynie pozytywnie na wdrożenie systemu w nowej lokalizacji oraz efektywność pracy naszych zespołów.

Podsumowanie

Jak widać, wdrożenie systemu audiowizualnego na poziomie globalnym w organizacji to wieloetapowy i wieloaspektowy proces. Jesteśmy jednak przekonani, że stosując się do powyższych rad, managerowie, którzy za niego odpowiadają, odniosą sukces. Wzięcie pod uwagę potrzeb użytkownika, sprawna współpraca między poszczególnymi specjalistami i wybór właściwego partnera stanowią jego kluczowe składowe. Warto o tym pamiętać.