Koszty kontra jakość usług sprzątania w cieniu kolejnej waloryzacji wynagrodzeń

Kolejny wzrost minimalnego wynagrodzenia

Od stycznia 2025 roku w Polsce czeka nas kolejny wzrost minimalnego wynagrodzenia. Dla jednych to powód do radości, dla innych – do nerwowego liczenia groszy. Firmy sprzątające, które już teraz balansują na cienkiej linie między jakością a kosztami, po raz kolejny staną przed nie lada wyzwaniem. Jak zapłacić pracownikom więcej, nie podnosząc jednocześnie cen usług? A jeśli podniesiemy ceny, to czy klienci nie uciekną szybciej niż kot przed odkurzaczem?

W idealnym świecie klient z uśmiechem zaakceptuje wyższe koszty, rozumiejąc, że dobre usługi kosztują, a wzrost jest wynikiem zmieniających się przepisów prawa. Niestety, żyjemy w rzeczywistości, w której klienci często oczekują jakości rodem z luksusowego hotelu, płacąc przy tym jak za hostel ze współlokatorami w pakiecie. Właściciele biurowców i administratorzy budynków dysponują własnymi budżetami, które przecież nie są z gumy (choć byłoby to niezwykle wygodne). Najemcy dążą do uzyskania niższych kosztów, a jednocześnie chcą, by podłogi lśniły tak, że można się w nich przeglądać.

Jednak gospodarka to taki wielki system naczyń połączonych. Podniesiesz pensje sprzątaczom, a gdzieś indziej musi zabraknąć. Może na nowych flamastrach do flipchartów, a może na tych pysznych ciastkach w firmowej kuchni? Doskonale wiemy, że bez ciastek produktywność spada o co najmniej 50%. Efekt motyla w pełnej krasie.

Co mogą zrobić firmy sprzątające?

• Optymalizacja procesów – brzmi jak korporacyjny żargon, ale chodzi o to,pracować mądrzej, a nie ciężej. Może zamiast trzech osób z mopami, jedna osoba z nowoczesnym sprzętem poradzi sobie równie dobrze? Oczywiście, sprzęt kosztuje, ale inwestycja może się zwrócić. W końcu roboty sprzątające na dobre zagościły do branży profesjonalnej, a o ile nie idzie im jeszcze z łazienkami, kurzem czy szybami, to doskonale się sprawdzają na dużych powierzchniach płaskich jak hall-e, galerie handlowe czy magazyny;
• Inwestycja w szkolenia – wykwalifikowany pracownik to skarb. Może sprząta szybciej, może dokładniej. A może potrafi zrobić origami z ręczników papierowych, co na pewno zachwyci gości.
  Szkolenia to podstawa, która ma ogromny wpływ na zadowolenie obu stron barykady – nie tylko użytkowników pomieszczeń, lecz także samych szkolonych. Wyszkolony pracownik posprząta szybciej, ale i dokładniej, a do tego mniej się zmęczy. Pragmatyczne efekty szkolenia. To oznacza, że jego efektywność wzrośnie, czyli oczyści więcej m2 w tej samej jednostce czasu niż  przed szkoleniem.
• Elastyczność w ofertach – może warto, by w ofercie znalazły się różne pakiety usług? Złoty, srebrny, brązowy… a może „ekonomiczny”, gdzie sprzątamy tylko to, co widać na pierwszy rzut oka? To, czego nie widać, sprzątamy rzadziej, a to, z czego nie korzystamy na co dzień, sprzątamy jeszcze rzadziej? Warto do tego podejść świadomie, z odpowiednim pomysłem.
• Negocjacje z dostawcami – jeśli wszyscy podnoszą ceny, to może uda się wynegocjować lepsze warunki u dostawców? Może warto przemyśleć kwestię nabywanych środków higienicznych? Może zrezygnować z Zetek i przestać generować tony odpadów, a znaleźć coś bezpieczniejszego niż suszarka do rąk? Istnieje wiele produktów, które są bardziej ekonomiczne, mimo że droższe w zakupie na start.
• Technologia na ratunek – w dobie aplikacji warto rozważyć sięgnięcie po narzędzia wspomagające zarządzanie usługami sprzątania, które w realny sposób mogą poprawić proces kontroli nad nimi. Na przykład nasz rodzimy CleanSpector stanowi proste i efektywne rozwiązanie, które pozwala monitorować jakość usług, na bieżąco ułatwiając proces przeprowadzania audytów czystości i dystrybucji raportów oraz monitorowania ich wyników. Dzięki temu można szybko reagować na problemy, zanim ktoś zauważy, że w kącie rośnie mały las z kurzu.

Komunikacja to podstawa

Warto pamiętać, że dobra komunikacja pomiędzy stronami może zdziałać cuda. Jeśli powód wzrostu kosztów, a także związane z tym konsekwentnie, zostaną należycie wyjaśnione, również w kontekście utrzymania jakości usług, jest szansa, że obie strony porozumieją się  w tej kwestii sprawniej. Może nawet zgodzą się, że bez odpowiedniego wsparcia finansowego jakość usług spadnie, a wtedy wszyscy będą niezadowoleni.

Oczywiście zarówno właściciele budynków, jak i najemcy mają swoje ograniczenia. Nie mogą ciągle podnosić opłat. Rynek jest konkurencyjny, a klienci kapryśni. Ale może, zamiast redukować etaty i ciąć koszty na usługach sprzątania, które wpływają bezpośrednio na komfort pracy i zdrowie pracowników, warto poszukać oszczędności gdzie indziej? Może ten ogromny neon na dachu budynku nie jest aż tak niezbędny?

Metafora z samochodem, bo czemu nie

Wyobraźmy sobie, że prowadzimy samochód (najlepiej Porsche) i nagle decydujemy się oszczędzać na oleju silnikowym. Wlewamy najtańszy, jaki znajdziemy. Przez chwilę wszystko funkcjonuje bez zarzutów, lecz po pewnym czasie silnik zaczyna stukać, a my kończymy na poboczu, przeklinając swoją oszczędność.

Analogicznie jest w przypadku usług sprzątania – oszczędności dziś mogą prowadzić do większych kosztów jutro. Jak to możliwe? Dla zobrazowania: Zmniejszając częstotliwość czyszczenia podłóg możemy w krótkim czasie prowadzić do ich bezpowrotnego zniszczenia poprzez porysowanie. Taki na przykład kwarc, jeden z najtwardszych minerałów na naszej planecie, jest głównym składnikiem zwykłego piasku. Kurz, który unosi się w powietrzu, wędruje przewodami wentylacyjnymi, osiada na ścianach wewnątrz budynku, czyniąc je brudnymi. Toalety … no cóż, bez komentarza. Skutek może być jedynie opłakany. Wcześniejszy remont, utrata najemców, spadek reputacji. Jednym słowem – tragedia.

Czyli co dalej?

Zarówno koszty, jak i jakość usług sprzątania to dwa tytany, które nieustannie ze sobą walczą. W obliczu rosnących wynagrodzeń minimalnych i nacisków ze strony klientów firmy sprzątające muszą wykazać się kreatywnością i elastycznością. Inwestycja w nowe technologie, takie jak maszyny, narzędzia czy aplikacje do zarządzania serwisem, czy jakością, mogą pomóc w utrzymaniu jakości usług bez drastycznego podnoszenia cen.

Ale kluczem jest dialog. Firmy sprzątające, a także właściciele budynków muszą zrozumieć, że gospodarka to rzeczywiście jedność. Wszyscy jedziemy na tym samym wózku (albo mopie) i tylko poprzez współpracę możemy osiągnąć zadowalający wszystkich kompromis.

Więc następnym razem, gdy będziecie zastanawiać się nad cięciem kosztów na sprzątaniu, pamiętajcie o tym maleńkim lesie kurzu w kącie. Bo kto wie, może właśnie tam rośnie przyszły problem, który będzie kosztował więcej niż oszczędności, które teraz planujecie.

Przypisy

1. https://www.randstad.pl/o-randstad/dla-mediow/press/badanie-randstad-dla-wlasnej-satysfakcji-i-szans-na-wyzsze/

2.  www.cleanspector.pl – nowoczesne narzędzie do zarządzania jakością usługi sprzątania