Miejsce, które działa

Już dawno przestaliśmy myśleć o biurze jako o pustej przestrzeni do wyposażenia. Obecnie to dynamiczne środowisko, które wspiera, motywuje, wyzwala kreatywność i nieustannie oddziałuje na pracownika, kształtując jego zawodowe doświadczenia. Co więcej, przestrzeń,  w której pracujemy, może skłaniać nas do podejmowania określonych działań, ułatwiać ich  wykonywanie oraz wspierać nasz rozwój. Mając na uwadze, jak zmienił się styl i charakter naszych zawodowych aktywności, możemy śmiało stwierdzić, że współczesne miejsce pracy wykracza poza przestrzeń obejmującą wyłącznie biurko oraz krzesło.

Biuro – dla pracodawcy czy dla pracownika?

Czy biuro należy projektować jedynie z myślą o potrzebach pracowników, czy może powinno ono odzwierciedlać strategię i wartości firmy z perspektywy pracodawcy? A może nie musimy wybierać tylko jednej opcji?

Zarówno design, jak i charakter biura często odzwierciedlają sposób funkcjonowania firmy oraz jej wartości, stając się pewnego rodzaju lustrem, w którym przegląda się cała organizacja. Idąca za tym estetyka, funkcjonalność i atmosfera miejsca pracy mogą zwiększać komfort i efektywność pracy, jak również kreować wizerunek pracodawcy jako nowoczesnej, innowacyjnej organizacji, która dba o swoich pracowników.

Potwierdzają to wyniki badania przeprowadzonego przez Nowy Styl (2024), w którym dla 86% wszystkich respondentów atrakcyjne biuro jest ważnym czynnikiem wpływającym na wybór pracodawcy. Co więcej, ten wynik nie różni się znacząco, w przypadku podziału respondentów na grupy wiekowe. Ale nie tylko o atrakcyjność tu chodzi.

Badania Agaty Gawlak i Adriany Chodzyńskiej  (2023) pokazują, że w grupie ankietowanych pracowników aż 81% uważa, że odpowiednio zaaranżowana przestrzeń może przekładać się na efekt wykonywanych działań, zwiększając kreatywność oraz produktywność.

Uzyskane wyniki wyraźnie pokazują, że pracownicy doskonale zdają sobie sprawę z wpływu przestrzeni biurowej na ich efektywność i ogólny komfort pracy. To także jasny sygnał dla pracodawców, że warto inwestować w biuro, regularnie dostosowując jego układ i funkcjonalność do zmieniających się potrzeb i warunków pracy. A zatem, jak powinno wyglądać współczesne biuro?

Miejsce, które działa

W związku z dynamicznym rozwojem technologii, produktów, usług jak i samych kompetencji pracowników, nasza praca ulega licznym przekształceniom. Z pracy statycznej przechodzimy do mobilnej, zaś rutynowe aktywności powierzamy algorytmom i wysoce wyspecjalizowanym aplikacjom. Myśląc o pracownikach, coraz większą wagę przypisujemy pracy kreatywnej, zespołowej i projektowej.

Co więcej, zmienia się samo rozumienie kreatywności, która przestaje być traktowana jako indywidualna predyspozycja jednostki.  W nowym rozumieniu to powszechnie dostępna kompetencja, którą można wyzwalać, kształtować i rozwijać. W odniesieniu do środowiska pracy – oprócz stylu zarządzania czy nastawienia na innowacyjność – to właśnie przestrzeń biurowa staje się czynnikiem wpływającym na rozwój kreatywności i efektywność pracowników. Odpowiednio zaprojektowane biuro może sprzyjać wymianie pomysłów, ułatwiać współpracę oraz tworzyć warunki do koncentracji i inspiracji. Elastyczne, funkcjonalne i estetyczne przestrzenie pracy nie tylko odpowiadają na potrzeby nowoczesnych zespołów, lecz także wspierają procesy twórcze, pomagając pracownikom w pełni wykorzystać ich potencjał.

Aby osiągnąć ten efekt powinniśmy uwzględnić kilka czynników, które sprawią, że biuro stanie się miejscem wspierającym, motywującym i stale podążającym za pracownikiem.

Różnorodność

Każdy z nas jest indywidualną jednostką o specyficznych możliwościach, kompetencjach, zasobach i ograniczeniach. Sami najlepiej wiemy, czego potrzebujemy, aby jak najefektywniej realizować nasze zadania. Dlatego tak istotna jest różnorodność mikrostref biura, czyli przestrzeni funkcjonalnie w nim najmniejszych. Ich odmienna aranżacja umożliwia wybór odpowiedniego miejsca do pracy, w zależności od tego, czy wykonywane przez nas aktywności opierają się na interakcji czy też skupieniu. Badania pokazują, że dostęp do zróżnicowanych stref zwiększa indywidualną produktywność o 10% i poprawia satysfakcję z pracy o 35%. Elastyczność i różnorodność przestrzeni przekłada się więc bezpośrednio na lepsze wyniki i większą motywację.

Kolorystyka

Kolorowe sygnały towarzyszą nam od zawsze. Na przestrzeni lat, to właśnie jaskrawość  owoców, roślin czy zwierząt, chroniła nas przed truciznami, czy innym niebezpieczeństwem.  W dzisiejszym, mocno zabieganym świecie kolor odgrywa jeszcze większą rolę. Przyciąga uwagę, podkreśla kontrast, podwyższa poziom estetyczny, zwiększa zapamiętywanie.

Co więcej,  dzięki specyficznym, wywołanym reakcjom fizjologiczno-psychologicznym, skłania nas do określonych aktywności czy zachowań. W stonowanych odcieniach szukamy spokoju,  podczas gdy intensywne barwy sprzyjają kreatywności. Warto mieć to na uwadze, projektując  mikrostrefy pracy w ciszy, poświęcone interakcji czy budowaniu relacji. Kolory, które  postrzegamy, odpowiadają falom aktywności, które podejmujemy.

Zieleń, niebieski i błękit współgrają z falami obniżającymi ciśnienie, uspokajającymi oddech i sprzyjającymi relaksowi. Będą zatem idealne do przestrzeni tj. focus room. Z kolei czerwony, pomarańczowy i żółty pobudzają nasze zmysły, przyspieszają puls i dodają energii, co idealnie sprawdzi się w przestrzeniach przeznaczonych do pracy zespołowej. Istnieje również grupa odcieni tj. beże, róż czy brąz, które tworzą atmosferę bliskości, ułatwiającą nawiązywanie relacji i skracającą dystans.

Odpowiednio dobrana kolorystyka w przestrzeni biurowej pełni również istotną rolę w organizacji przestrzeni, wspierając podział na strefy oraz ułatwiając orientację. Pomaga to zwłaszcza osobom introwertycznym, które mogą mieć trudność w pytaniu o drogę.

Co więcej, kontrastujące barwy mogą działać jako punkty orientacyjne, wskazując kierunek do ważnych miejsc. Nie możemy jednak zapomnieć o najważniejszym. Nawet najpiękniejsze kolory, jeśli nie będą ze sobą harmonizować, mogą stworzyć wizualny chaos, który utrudnia koncentrację i obniża naszą efektywność.

Nadmiar kolorów i kontrastów może być niezwykle rozpraszający i męczący zarówno dla oka, jak i dla umysłu. Należy również pamiętać o tym, że kolory, które podnoszą naszą  energetyczność i witalność, robią to tylko przez chwilę – później zaczynają drażnić.

Harmonijne zestawienia kolorów pomagają uniknąć chaosu wizualnego, który – obok stresu,  hałasu i zmęczenia – może wywoływać poczucie niepokoju. Ponadto, spójna paleta barw nie tylko wpływa na atmosferę w biurze, lecz także stanowi kluczowy element strategii  brandingowej, pomagając firmie wyróżniać się na tle konkurencji i wzmacniać swój wizerunek

Dostęp do światła dziennego i roślinności

Człowiek jest częścią natury, więc nic w tym dziwnego, że preferuje miejsca, które pozwalają być blisko tego, co naturalne. Dostęp do światła dziennego, roślinność, naturalne materiały – to tylko niektóre z elementów znacząco poprawiających nasze samopoczucie, a także redukujących stres i zmęczenie. W dzisiejszych czasach, kiedy praca zdalna stała się mocno upowszechniona, jesteśmy coraz bardziej przebodźcowani technologią i napływającymi z różnych źródeł informacjami.

W związku z tym poszukujemy przestrzeni, które pozwolą na choć chwilowy odpoczynek, redukcję napięcia oraz odzyskanie równowagi i poprawę koncentracji. Potwierdzają to przeprowadzone przez Nowy Styl (2024) badania, w których wśród różnych stylów aranżacji przestrzeni, pracownicy najchętniej wybierają biophilic design (49%), czyli projektowanie biura, które łączy elementy natury z przestrzenią roboczą. Dodatkowo dostępne są dane, które pokazują, że kontakt z zielenią oraz dostęp do światła słonecznego mogą poprawić nastrój o 15%, tym samym zwiększając kreatywność.

Ponadto, pracownicy mający dostęp do dziennego światła i widoku za oknem korzystają ze zwolnienia chorobowego o 6,5% rzadziej. W takich biurach praca staje się bardziej efektywna – rozmowy w call center odbywają się szybciej, a ogólna wydajność wzrasta o 7, a nawet 12%. Kontakt z naturą w biurze staje się więc istotnym czynnikiem wpływającym na nasze zdrowie psychiczne oraz efektywność w pracy.

Akustyka

Nawet najlepiej zaprojektowane biuro nie spełni swojej roli, jeśli pracownik nie będzie w nim obecny. Współczesna rzeczywistość pracy, choć już nie tak nowa, w dalszym ciągu mierzy się z wyzwaniami wynikającymi z przymusowej, a następnie dynamicznie rozwijającej się pracy zdalnej. Pokłosiem tego stanu jest kluczowe pytanie: W jaki sposób skutecznie zachęcić pracowników do powrotu do biura? 

Myśląc o tym, warto zastanowić się, jakie czynniki sprawiają, że pracownicy wolą pracować zdalnie, oraz jak je zminimalizować. Przeprowadzone przez nas badania pozwoliły zidentyfikować największe trudności związane z pracą w biurze. Respondenci wskazywali przede wszystkim na hałas i gwar (84%) oraz nadmiar czynników rozpraszających (63%).

Co więcej, dostępne badania pokazały, że otwarta przestrzeń, jako miejsce rozpraszające, generuje nadmierny hałas, utrudniając koncentrację i zwiększając poziom stresu. Zatem kolejnym ważnym aspektem współczesnych biur jest przeobrażenie otwartej przestrzeni – wprowadzenie dźwiękochłonnych paneli, przegród, dodatkowych mikrostref oraz innych rozwiązań, które w efekcie zwiększą komfort pracy.

Relacje

Choć odpowiednio zaprojektowane biuro ma duży wpływ na funkcjonowanie pracowników, to kluczowym czynnikiem ich efektywności pozostają inni ludzie oraz poczucie przynależności do  organizacji.

Badania pokazują, że komfort psychiczny i poczucie wspólnoty to jedne  z najważniejszych czynników, wpływających na utrzymanie pracowników oraz ograniczenie kosztownej rotacji personelu. Wspólna przestrzeń biurowa sprzyja interakcjom, budowaniu relacji i wymianie wiedzy, co stanowi główny powód, dla którego pracownicy decydują się na pracę stacjonarną. Spotkania twarzą w twarz nie tylko wzmacniają więzi w zespole, lecz także zwiększają motywację i zaangażowanie w wykonywane zadania.

Dlatego projektowanie przestrzeni biurowej powinno uwzględniać ergonomię i estetykę, jak również rozwiązania wspierające integrację i współpracę – do których nie zawsze potrzebne jest biurko i krzesło. Szczególnie istotne w tym kontekście są przytulne, miękkie i bardziej domowo kawiarniane przestrzenie, które skracają dystans i ułatwiają nawiązywanie relacji. Takie strefy budują pozytywną firmową atmosferę, zaś w oczach pracowników stają się miejscami, które w większym stopniu wpływają na produktywność niż formalne zebrania.

Odpowiednio zaprojektowane biuro to estetyczna przestrzeń, a przede wszystkim środowisko, które wpływa na komfort, efektywność i zaangażowanie pracowników.  Współczesne miejsce pracy powinno inspirować, wspierać kreatywność i dostosowywać się  do różnych stylów pracy. Różnorodność mikrostref, odpowiednia kolorystyka, dostęp do  światła dziennego oraz akustyka – wszystkie te elementy mają kluczowe znaczenie dla  dobrostanu i produktywności zespołu.

Ponadto, przytulne, bardziej domowo-kawiarniane przestrzenie ułatwiają budowanie relacji i sprzyjają integracji. Odpowiednio i gustownie zaprojektowana przestrzeń biurowa może sprawić, że pracownicy chętniej powrócą do biura, postrzegając je jako miejsce spełniające ich potrzeby i dostosowane do ich stylu pracy.

We wszystkim jednak ważny jest umiar – zbyt duża liczba bodźców i atrakcji może prowadzić do rozproszenia i obniżenia efektywności. Kluczem do sukcesu jest więc znalezienie balansu między funkcjonalnością, inspiracją a stworzeniem warunków sprzyjających zarówno efektywnej pracy, jak i budowaniu relacji.

Źródła: 

• Nowy Styl (2024) Biuro pełne barw. 
• Nowy Styl (2024). Twoje biuro. Twoje zdanie. Biuro oczami pracowników. Raport z badań.
• Basińska, A. i Jeran, A. (2017). Czy można zaprojektować kreatywność pracownika? Refleksje nad relacjami designu i zarządzania. Kultura i edukacja 2017, 1(115), str. 224-233.
• Blok, M., De Korte, E., Groenesteijn, L., Formanoy, M., & Vink, P. (2009). The effects of a task facilitating working environment on office space use, communication, concentration, collaboration, privacy and distraction
• Crosthwaite, A. Leitz. (2015). Pracuj Mądrze. Pracuj mobilnie. Biała księga omawiająca sytuację pracowników mobilnych w przyszłości oraz infrastrukturę niezbędną do ich wspierania. 5(1).
• Gawlak, A. i Chodzyńska, A. (2023). Wpływ teorii organizacji pracy na przestrzeń biurową. Projektowanie wysokospecjalistycznych wnętrz biurowych w oparciu o wyniki badań naukowych. Zeszyty naukowe politechniki poznańskiej, nr 17, str. 97-110.
• Gensler. (2013). U.S. Workplace Survey.
• Humanspaces. (2015). Biophilic Design in the Workplace.
• JLL. (2015). How to create a workplace that’s fit for the future.
• Kozarkiewicz, A. (2015). Teorie kreatywności jako podstawa zarządzania projektami kreatywnymi. Studia Ekonomiczne. Zeszyty Naukowe Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach, nr. 244, str. 81-90