(Nie)Wykluczeni

Do tematu organizacji wydarzeń, a także ich roli w budowaniu kultury organizacyjnej z perspektywy Facility Management można podejść dwojako. Pierwsza perspektywa uwzględnia planowanie i aktywny udział w organizacji wydarzeń w ramach swojej organizacji lub jako szerokie wsparcie dla strategii klienta. Druga zaś kładzie nacisk na budowanie wartości oraz poczucia przynależności pracowników do firmy. Mimo że organizacja eventów firmowych w ramach tych dwóch perspektyw nie jest mi obca, to chciałabym skupić się na mniej oczekiwanej tematyce, a mianowicie perspektywie organizacji wydarzeń firmowych względem poczucia przynależności zespołów FM świadczących usługi bezpośrednio w nieruchomościach klienta.

Zespoły FM. Wydarzenia firmowe a przynależność do kultury swojej organizacji 

W ramach współpracy ze zleceniodawcą zespoły administracji, jak i obsługi technicznej pełnią ważną rolę w procesie organizacji wydarzeń firmowych, których celem jest budowanie kultury przedsiębiorstwa kontrahenta. Nierzadko branża FM wspiera klientów w planowaniu  i organizacji eventów, procesie komunikacji, koordynacji pracy firm zewnętrznych, obsłudze technicznej czy zabezpieczeniu wydarzenia i ludzi. Z reguły dostawcy usług Facility (a właściwie jego pracownicy obsługujący daną umowę) realizują wspomniane zadania wielokrotnie. Systematyczne uczestnictwo dostawcy w kształtowaniu kultury organizacji firmy klienta i realia ograniczonej współpracy z personelem pracodawcy mogą doprowadzić do problemów z identyfikacją oraz poczuciem przynależności.

Myślę, że większość liderów zespołów w branży nieruchomości świadczących usługi on site zgodzi się ze stwierdzeniem, że nieustanne zaangażowanie w działania nakierowane na właściwe kształtowanie wartości biznesowych klienta może wpływać na łączone poczucie przynależności do organizacji.  Nie jest to jednak nic nadzwyczajnego, gdy zastanowimy się głębiej nad specyfiką tej branży. Zespoły FM nierzadko mają duży wkład w tworzenie kultury organizacyjnej firmy, dla której świadczą usługi. Dostarczamy benefity w postaci eventów firmowych i tematycznych, wydarzeń wellbeingowych, zajmujemy się procesem przygotowania komunikacji,  uczestniczymy również w planowaniu strategii. Pracownicy obsługi nieruchomości angażują się w niniejsze aktywności nie tylko od strony operacyjnej, lecz także biorąc w nich czynny udział. Wspólnie z klientem świętujemy ich sukcesy, integrujemy się z pracownikami i dostosowujemy się do kultury, która panuje w danej organizacji. Interakcje ze swoją firmą są natomiast mocno ograniczone  i skoncentrowane raczej do maksymalnie kilku spotkań w roku, a w wielu przypadkach ta liczba spada do zera.  W związku z tym poziom przynależności i zaufania do organizacji klienta rośnie, a utożsamianie się z instytucją pracodawcy maleje.

Rola organizacji FM, a poczucie przynależności pracowników zespołów on site

W jaki zatem sposób firmy z branży zarządzania nieruchomościami mogą budować kulturę organizacji poprzez wydarzenia i aktywności firmowe? Przede wszystkim należy pamiętać o specyfice działalności. Dotyczy to wszystkich branż i każda z nich powinna podejść do tematu indywidualnie i kreatywnie.

Firma produkcyjna organizując śniadanie świąteczne, musi uwzględnić godziny zmianowe czasu pracy i dostosować wydarzenie do realiów panujących w przedsiębiorstwie. Instytucje zatrudniające dużą część pracowników zdalnych skupiają się na realizacji eventów częściej w formie online, za pomocą webinarów.  Pracownicy, chociaż są aktywizowani we własnych domach, to jednocześnie budują poczucie swojej przynależności do organizacji.

Niezwykle rzadko zdarza się, że pracownicy mają możliwość w pełnym składzie uczestniczyć w wydarzeniu, jednak należy znaleźć odpowiednią alternatywę ku temu, aby każdy miał stosowne możliwości. W branży FM niekiedy się o tym zapomina, zaś eventy, które mają spajać, łączyć, budować zaufanie i integrować zespoły zewnętrzne, praktycznie nie funkcjonują. W ramach siedziby korporacji organizowane natomiast są wspólne śniadania, poczęstunki świąteczne czy małe celebracje. Często brakuje opcji, z których mogłyby skorzystać zespoły z innego obszaru Polski, a jest to niezmiernie ważne. No, bo jakie możliwości przyswojenia wartości i integracji ze współpracownikami ma technik obsługi obiektu, którego jedyną interakcją jest zgłoszenie zapotrzebowania w systemie ticketowym IT czy też rozmowa z pracownikiem HR?

Organizacje z branży FM mają wiele możliwości, aby eventy, które są częścią wartości biznesowych danej firmy lub kultury organizacyjnej, przełożyć również na zespoły zewnętrzne.  Jednak należałoby się zastanowić nad aspektami, które można poprawić.  Przede wszystkim celebracje sukcesów. Zespoły zewnętrzne otrzymują informacje dotyczące osiągnięć firmy w celach informacyjnych, jednak zazwyczaj nie biorą udziału w świętowaniu, ponieważ w obecnych realiach mamy do czynienia z eventami organizowanymi w kuchniach, dużych salach konferencyjnych bądź częściach wspólnych w siedzibie firmy.  Inicjatywy typu sweet treat czy integracje biurowe, takie jak: Dzień świątecznego swetra czy też celebracja Dnia Kobiet nie obejmują zespołów poza centralą. Co więcej, tego typu okoliczności wielokrotnie nie są im komunikowane. Oczywiście z perspektywy firmy organizacja takich wydarzeń poza centralą może być bardziej skomplikowana i pochłaniać dodatkowe koszty. Jednak, biorąc pod uwagę, że w Polsce zatrudnionych jest 550 tys. pracowników operacyjnych z branży FM, należy zastanowić się, czy korzyści z tego tytułu nie są znacznie większe. Pracownik danej organizacji, który nie bierze udziału w aktywnościach integrujących z wartościami przedsiębiorstwa, identyfikuje się tylko ze swoim zespołem na drugim końcu Polski. Przedsiębiorstwo bardzo dużo na tym traci, ponieważ brak działań budujących poczucie przynależności wpływa negatywnie na efektywność i motywacje pracowników.

W takim razie w jaki sposób skuteczniej zadbać o szerzenie wartości? Przede wszystkim należałoby przeanalizować strukturę korporacji i potrzeby wszystkich pracowników.  Jeżeli firma zatrudnia znaczną część osób poza biurem centrali, to znak, żeby wykorzystać możliwości organizacyjne, jakie dają  aktywności online.  Weźmy pod uwagę wydarzenia wellbeing’owe oraz ergonomiczne, które dostarczane są w siedzibie firmy.

W jaki sposób zorganizować podobną inicjatywę dla kilku bądź kilkunastu osobowych zespołów rozmieszczonych w przeróżnych obszarach kraju? Mamy kilka wariantów. Przedsiębiorstwo może swoim pracownikom dostarczyć vouchery na masaż, zorganizować webinar dotyczący ergonomii czy też nagrać dla nich wydarzenie. Natomiast w przypadku inicjatyw charytatywnych, które są częścią wartości wielu korporacji, poszerzyć obszar współpracy o inne miasta. Jeżeli przedsiębiorstwo zachęca pracowników do aktywności sportowych, wówczas konkursy i zawody mogłyby zostać zorganizowane w wielu lokalizacjach jednocześnie,  a celebracje sukcesów firmy świętowane również w wymiarze lokalnym, w mniejszym gronie uczestników, jednak na identycznych zasadach. Wszystkie wspomniane możliwości mogą zostać wykorzystane w siedzibie firmy, a także w oddziałach obsługujących klientów. Należy zatem wystrzegać się myślenia, że eventy można realizować wyłącznie na miejscu. Realia covidowe i postcovidowe udowodniły, że jest to jak najbardziej możliwe.

Wydarzenia firmowe a rola managera  w budowaniu kultury organizacyjnej

Organizacja wydarzeń – biorąc pod uwagę wszystkich pracowników firmy – to jedno, jednak nie wolno zapominać, jak ważną rolę w szerzeniu wartości, budowie zaufania i poczucia przynależności odgrywają liderzy, którzy powinni wspierać w tej materii firmę. Jak już wiemy, w organizacjach z branży FM w inicjatywy firmowe nie zawsze angażują się zespoły świadczące usługi na zewnątrz. Przekazywanie wartości, norm, praktyk spoczywa również na kadrze kierowniczej. Zatem w jaki sposób manager może samodzielnie przekazywać wartości organizacyjne?

Przede wszystkim transparentna komunikacja, która jest kluczowa zarówno do utrzymania, jak i przekazywania wartości. Regularna i cykliczna wpływa na poczucie przynależności do danej organizacji. Ważne decyzje, plany i strategie przedsiębiorstwa powinny odpowiednio wybrzmieć, lider może je zatem przekazywać swojemu zespołowi w ramach wydarzenia zorganizowanego w formie spotkania. Składową komunikacji może być także zbieranie feedbacku i dialogu z pracownikami. Inicjatywy tego rodzaju sprzyjają kulturze otwartości,  a także wzmacniają zaufanie oraz umożliwiają przekazywanie wartości, które organizacja oraz lider chcą propagować.

Bez motywacji i zaangażowania nie ma poczucia przynależności do firmy, jej wartości oraz kultury. Udział w wydarzeniach uznaniowych i celebracjach firmowych można poszerzyć lokalnie o świętowanie sukcesów zespołowych, które powiązane z  zakończeniem projektów, realizacją skomplikowanych prac, czy finalizacją ważnej umowy, wpłyną bezpośrednio na motywację pracowników i ich zaangażowanie. Już sama organizacja zespołowego lunchu w związku z osiągnięciem jednego z celów przyniesie zamierzone rezultaty.

W jaki sposób osiągnąć zaufanie i poczucie przynależności nie tylko do zespołu, lecz także całej organizacji? Nie zbudujemy tej wartości bez integracji jego członków. Organizując kolację integracyjną w mniej formalnym niż codzienna biurowa rzeczywistość środowisku, pracownicy otworzą się na inny, bardziej otwarty poziom współpracy. W celu zbudowania bliższych relacji i integracji pracowników sprawdzają się także wszelkiego rodzaju aktywności artystyczne, sportowe oraz inicjatywy charytatywne. Ważne jest, aby wartości, które przekazuje organizacja oraz lider, były ze sobą spójne.

Wszystkie planowane i organizowane w ramach przedsiębiorstwa wydarzenia odgrywają kluczową rolę w budowaniu zaufania, integracji zespołu i motywacji pracowników.  Realnie oddziałują na stan ich umocnienia w kulturze organizacyjnej oraz odbiór przez nich wartości biznesowej. W branży FM ten proces jest bardziej skomplikowany, bo powiązany bezpośrednio z wieloma lokalizacjami zespołów czy codzienną pracą z klientem w ramach innej organizacji. Mamy jednak wiele możliwości, aby poprzez wydarzenia i inicjatywy przekazywać wartości i normy, z którymi marka chciałaby być kojarzona.