Niezbędna symbioza

Nowa organizacja działu Generalnego Wykonawstwa CBRE GWS

Przy zarządzaniu nieruchomościami, nierzadko niezbędne jest wsparcie wykwalifikowanej kadry inżynierskiej, aby omówić i zaplanować wszelkie zmiany w budynkach, jakich życzyłby sobie klient. Zdarza się też, że osoby zarządzające obiektami nie mają wystarczająco czasu na skrupulatną realizację procesów projektowo-budżetowo-realizacyjnych z uwagi na bieżące zadania związane z obsługą techniczną.

Aby ułatwić pracę wszystkim Facility Managerom, dział Generalnego Wykonawstwa w CBRE GWS powołał zespół wykwalifikowanych Project Managerów, którzy wspierają w przeprowadzeniu całej inwestycji i przejmują na siebie cały proces współpracy z obsługą budynku. Dotyczy to wszelkich przebudów, rozbudów, rearanżacji powierzchni, modernizacji instalacji elektrycznej i sanitarnej, a także doradztwa w zakresie ESG.

Jakie zalety niesie za sobą ścisła współpraca FM i GW?

1. Prace „w jednych rękach” – przekazanie wszystkich prac jednej firmie może przynieść klientowi korzyści, ponieważ ułatwia to koordynację, komunikację i odpowiedzialność, co może prowadzić do efektywniejszego wykonania projektu. Ponadto firma zdająca się na jednego dostawcę może negocjować korzystniejsze warunki cenowe i uzyskać lepszą integrację usług.
2. Komunikacja pomiędzy zespołami – budynkowym i projektowym – wynika wiele sytuacji, w których konieczna jest bliska współpraca pomiędzy wykonawcą i serwisem budynkowym.

Skoordynowana komunikacja pozwala na bardziej efektywne wykorzystanie zasobów, unikanie redundancji i eliminowanie zbędnych opóźnień. Umożliwia szybkie rozpoznawanie i rozwiązywanie problemów, zanim wpłyną one na funkcjonowanie obiektu. Ponadto łączenie różnych perspektyw i pomysłów z dwóch działów może sprzyjać tworzeniu innowacyjnych rozwiązań. Działając wspólnie, możemy lepiej rozumieć potrzeby klientów, co przekłada się na lepsze dostosowanie produktów i usług.

1. Wyraźnie określony podział obowiązków – dział FM skupia się na odpowiednim utrzymaniu stanu funkcjonowania obiektu, a dział projektowy na realizacji założonego projektu. Ewentualne niejasności co do zakresu obowiązków rozwiązywane są właśnie poprzez współpracę, o której piszemy w tym materiale.
2. Spokój klienta – jeden podmiot – CBRE GWS – odpowiedzialny za dwa obszary.

Współpraca ta ma szereg zalet dla obu stron. Przede wszystkim każdy zespół skupia się na realizacji swoich priorytetów dla klienta, zachowując przy tym najwyższą staranność. Dział FM na bieżącej obsłudze nieruchomości, a dział GW na realizacji inwestycji, zachowując najwyższą staranność i dbając o jakość tej usługi, uwzględniając najważniejszy aspekt: bezpieczeństwo.

Komunikacja Facility Managera z zespołem projektowym daje pewność, że wszystkie działania zostaną wykonane z największą starannością, z zachowaniem najwyższych standardów BHP. W efekcie obiekt będzie funkcjonalny i bezpieczny, a prace należycie skoordynowane i bez negatywnych wpływów na swoje codzienne funkcjonowanie. Wyspecjalizowana kadra inżynierska zwróci również uwagę na szczegóły dotyczące ewakuacji i ewentualnego jej dostosowania podczas prac, ale również i doradzi w kwestiach optymalizacji stosowanych materiałów czy urządzeń. Obsługa obiektu natomiast wspomoże dział GW w przekazaniu wszelkich niezbędnych informacji o  budynku i używanych w nich urządzeniach, niezbędnych do przygotowania wyceny i zaplanowania prac.

Jakie korzyści otrzymuje klient przy naszej wewnętrznej współpracy?

1. Praca specjalistów (branżystów / rzeczoznawców) posiadających uprawnienia. Niejednokrotnie spotykamy się z ryzykowną praktyką wykonywania prac projektowych przez osoby z dużym doświadczeniem, bez wymaganych prawem uprawnień. Niesie to za sobą szereg negatywnych konsekwencji dla właściciela/zarządcy. CBRE GWS dzieli swoje role zgodnie z wymaganiami prawnymi.
2. Zaplecze projektowe i merytoryczne – dział projektów, posiadając wiedzę dotyczącą aktualnych wymogów prawnych wykonywania prac, zapewnia z nimi zgodność.
3. Szybkość reakcji na zdarzenia – komunikacja pomiędzy działami utrzymania i projektowym gwarantuje szybkość i rzetelność przepływu informacji.
4. Ograniczanie ryzyka związanego z prowadzeniem działalności. Poprzez łączenie dwóch odrębnych działów w jednej firmie ryzyko niepowodzenia projektu znacząco spada.

Dzięki merytorycznemu wsparciu odpowiedniego działu, Facility Manager może utrzymać najwyższą jakość opieki nad obiektem. Fakt, że oba działy należą do jednej firmy, oznacza pełen przepływ informacji, co usprawnia prowadzenie projektu i przyśpiesza wprowadzenie zaplanowanych zmian. Zespół projektowy dba także o pełną i czytelną dokumentację, dzięki czemu technicy mogą lepiej zarządzać obiektem  i ewentualnymi modernizacjami w przyszłości. Współpraca obu działów owocuje długofalową optymalizacją, pozwala przyjąć większą perspektywę na przyszłość obiektu i zaplanować odpowiednie sposoby zarządzania. Klient w tym czasie nie musi się martwić o przebieg realizacji i potencjalne problemy, gdyż współpraca między zespołami jest w pełni naturalna.

Dlaczego teraz?

1. Doświadczenia i wnioski wyciągnie z realizacji wspólnych projektów
2. Poszukiwanie istotnych pól optymalizacji zakresów utrzymaniowego i projektowego
3. Koncentracja na podnoszeniu jakości świadczonych usług
4. Zapewnienie wsparcia poprojektowego

Optymalizacja kosztów oznacza nie tylko wybór najtańszej oferty. Klienci coraz bardziej doceniają samodzielność ekip, które przy odpowiedniej organizacji i zadbaniu o szczegóły wraz z działem obsługi technicznej budynku, jest nieoceniona. Jakość wykonanej usługi niesie za sobą znaczne zyski w perspektywie czasu. Standardy BHP są również jednym z najważniejszych aspektów podczas realizacji, zwłaszcza w funkcjonującym obiekcie. Dział wykonawczy, posiadający wykwalifikowany zespół, odpowiada w pełni na zapotrzebowanie klienta w tym aspekcie, a przy pomocy zespołu technicznego znającego doskonale obiekt, jest w stanie zrealizować prace praktycznie bezobsługowo.

Możliwe również, że kryzys pandemiczny wprowadził głębsze zainteresowanie innowacjami. Współcześnie nieruchomości nie tylko muszą być funkcjonalne, ale także spełniać coraz bardziej restrykcyjne normy prawne, np. w zakresie ESG. Zespół Generalnego Wykonawstwa, po zapoznaniu się z obiektem, jest w stanie zaproponować oraz zrealizować szereg optymalizacji i rozwiązań, które pozwolą sprostać coraz wyższym wymaganiom najemców, ale i również znaleźć długofalowe oszczędności. Klienci nie muszą szukać firmy zewnętrznej, aby znaleźć te optymalizacje. Dzięki naszej współpracy niemal natychmiast możliwe jest spotkanie, które mocno zaowocuje w przyszłości. Nie trzeba poświęcać swojego cennego czasu na analizę dokumentacji – współpraca międzydziałowa zapewnia komfort otrzymania tych informacji niemal od ręki, przedstawienia pomysłów na optymalizację bądź sporządzenia budżetu i docelowo zlecenia kompleksu prac jednej firmie.

Spojrzenie w przyszłość

Przyszłość współpracy między działem generalnego wykonawstwa a facility managementem będzie wyznaczana kluczowymi aspektami:

– Integracja nowoczesnych technologii umożliwi lepsze monitorowanie i utrzymanie obiektów. Działy wykonawcze i facility managementu będą bardziej zintegrowane dzięki platformom cyfrowym.

– Wzrost znaczenia zrównoważonego rozwoju wpłynie na oba obszary. Dział generalnego wykonawstwa będzie bardziej skłonny do wdrażania projektów zgodnych z zasadami ekologii, a facility managementu do utrzymania obiektów z uwzględnieniem efektywności energetycznej i zrównoważonych praktyk.

– Oba działy będą coraz bardziej polegały na analizie danych do podejmowania decyzji. Generalni wykonawcy mogą korzystać z danych dotyczących zużycia energii, aby zoptymalizować projekt, a facility managerowie z danych dotyczących utrzymania i efektywności obiektów.

–   Integracja doświadczeń na każdym etapie, począwszy od projektowania i budowy, poprzez eksploatację, aż po modernizację, może przynieść korzyści związane z obniżeniem kosztów i poprawą efektywności.

Podsumowując, przyszłość współpracy między działem generalnego wykonawstwa a facility managementem będzie bardziej zintegrowana, technologicznie zaawansowana i skoncentrowana na zrównoważonym rozwoju.

Wartość współpracy

Współpraca między działem facility management a generalnym wykonawstwem pozwala nam wyróżniać się jakością, organizacją i optymalizacją procesu, a także dbałością o najmniejszy szczegół, szanując przy tym czas klienta i w wyjątkowy sposób dbając o aspekty BHP, niezmiernie ważne przy prowadzeniu prac w funkcjonujących obiektach. Widzimy bardzo duży potencjał tego kierunku rozwoju naszych działań  i liczymy na owocną współpracę w istniejących oraz przyszłych nieruchomościach w obsłudze.