Nowe dziecko Krzysztofa Ratyńskiego – CIFM

Jakie główne wyzwania stoją przed branżą FM w Polsce w kontekście cyfryzacji?

Branża Facility Management (FM) w Polsce, podobnie jak w wielu innych krajach, stoi przed szeregiem wyzwań, które można zasadniczo sprowadzić do jednego kluczowego problemu. W jaki sposób sprostać rosnącym, a przede wszystkim zmieniającym się oczekiwaniom klientów i użytkowników końcowych w świecie, gdzie szybkość dostępu do informacji, jak również ich przetwarzanie, decyduje często o  sukcesie i to w epoce cyfrowej? Zmieniające się realia rynkowe, postępująca digitalizacja i konieczność efektywniejszego zarządzania zasobami nieruchomości wymagają od nas, jako profesjonalistów z branży FM, nieustannego dostosowywania się i poszukiwania nowych, bardziej efektywnych rozwiązań.

W tym kontekście cyfryzacja nie jest już „miłym dodatkiem”, lecz koniecznością, która pozwala nie tylko optymalizować koszty i zwiększać efektywność operacyjną, lecz także zapewniać wyższą jakość usług. Dziś, stojąc przed wyzwaniem integracji różnorodnych systemów i narzędzi, kluczowym zadaniem jest znalezienie sposobu na zharmonizowanie danych i procesów zarządzania w sposób, który będzie zarówno skuteczny, jak i intuicyjny dla wszystkich użytkowników systemu.

Podejście, jakie preferujemy w Empirias KT, głównie dzięki zastosowaniu systemu  ASIZT, stanowi odpowiedź na wyżej wymienione aspekty. Doskonale rozumiemy, że centralizacja danych (dzięki partnerstwu technologicznemu z TD SYNNEX wykorzystujemy środowisko Amazon Web Services`), ich łatwa dostępność, stabilność pracy oraz możliwość szybkiego reagowania na podstawie rzetelnych informacji, tworzą fundament nowoczesnego zarządzania nieruchomościami. Wyzwaniem jest więc nie tyle sama cyfryzacja, ile opracowanie takich rozwiązań, które będą realnie wspierać zarządców i użytkowników nieruchomości w ich codziennej pracy, przekształcając wyzwania w możliwości.

Rozszyfrujmy skrót ASIZT

Pierwotnie system składał się z czterech modułów i był dedykowany głównie do techniki. Stąd jego nazwa — Autonomiczny System Inteligentnego Zarządzania Techniką — ASIZT. Obecnie jest to już ŚRODOWISKO składające z ponad trzydziestu (30) modułów obejmujące obszarem swojego działania wszystkie procesy zachodzące w nieruchomościach. Nawet tych największych, najbardziej skomplikowanych i wymagających, jakimi są lotniska czy stadion piłkarski zbudowany na EURO 2012 r.

W jaki sposób ASIZT rozwiązuje te wyzwania i wpływa na zarządzanie nieruchomościami?

W obliczu wyzwań, z jakimi zmaga się branża Facility Management w Polsce, technologia ASIZT jawi się jako kluczowy element wprowadzający nową jakość w zarządzaniu nieruchomościami. System ten, nieustannie przez nas rozwijany, jest nie tyle produktem czy kolejną aplikacją, ile środowiskiem pracy – co często podkreślam – które „umożliwia centralizację danych, ich analizę i wykorzystanie w realnym czasie” (kwestia fundamentalna w skutecznym zarządzaniu). Środowisko służące do integracji, nadzorowania, planowania i sterowania wszelkimi procesami związanymi z zarządzaniem, kontrolą, obsługą techniczną i eksploatacją zaawansowanych nieruchomości, w tym: utrzymywania relacji z najemcami, gwarantami i dostawcami usług (wewnętrznymi i zewnętrznymi). ASIZT wykorzystuje spersonalizowane narzędzia do uporządkowania i optymalizacji pracy.

Odpowiada również na potrzebę integracji i automatyzacji procesów czy też centralizacji danych. Praktycznie oznacza to, że zarządcy nieruchomości mogą pożegnać się z nieefektywnymi metodami pracy, takimi jak rozproszone bazy danych czy niekończące się arkusze kalkulacyjne, maile, telefony czy SMS-y (jako formy bezpośredniej komunikacji) oraz papierowe wersje dokumentacji budynku.  Zamiast tego, oferujemy narzędzie, które nie tylko usprawnia codzienne operacje, lecz także otwiera drzwi do nowych możliwości dla zarządców, jak i ich klientów, dostawców usług czy w końcu właścicieli nieruchomości.

Dzięki ASIZT zarządcy zyskują pewność, że ich nieruchomości są zarządzane efektywnie i zgodnie z najlepszymi praktykami. Podejmowane działania przekładają się na wyższą jakość obsługi, szybsze rozwiązywanie problemów i – co najważniejsze – zadowolenie użytkowników końcowych. System pozwala na bieżące monitorowanie stanu technicznego obiektów, automatycznie generując zadania konserwacyjne, a także informując o nich odpowiednie osoby. W efekcie problemy są rozwiązywane szybciej, a infrastruktura jest lepiej utrzymana.

System stanowi naszą odpowiedź na kompleksowe wyzwania branży FM. Umożliwia efektywne zarządzanie nieruchomościami, jak również funkcjonuje jako podstawa do dalszej cyfryzacji i automatyzacji procesów zarządczych. Wprowadzając ASIZT na rynek nie tylko odpowiadamy na bieżące potrzeby zarządców i użytkowników, lecz także wyznaczamy kierunek rozwoju dla całej branży Facility Management w Polsce.

W jaki sposób Wasze rozwiązanie zmienia codzienną pracę zarządców nieruchomości?

Wsparcie zarządców nieruchomości, w tym innych użytkowników w codziennej pracy, powinno w pierwszej kolejności koncentrować się na rozwiązaniu największych ich problemów. Aby je rozwiązać, trzeba je było w pierwszej kolejności w miarę precyzyjnie zdefiniować.

W naszej ocenie do jednych z największych problemów, z jakimi spotykają się zarządcy nieruchomości związanych bezpośrednio z bieżącą ich pracą, można zaliczyć :

• komunikację z użytkownikami nieruchomości (najemcy, dostawcy usług, służby wewnętrzne i inni), komunikacja za pośrednictwem maila, telefonu czy smsa uniemożliwia utrzymanie: ciągu tematu, monitorowania postępu realizacji i powiadamiania o jej statusie, współdzielenia wiedzy, tworzenia historii decyzyjności itp.;
• brak dostępu do historii serwisowej urządzeń, instalacji, systemów – dostęp do historii serwisowej i eksploatacyjnej jest podstawą do podejmowania decyzji operacyjnych i finansowych;
• brak szczegółowej identyfikacji lokalizacji powstałego zdarzenia oraz zgłoszenia, przy rozbudowanych nieruchomościach, dlatego za priorytet uznaliśmy dostęp do  aktywnych rzutów architektonicznych – nie tylko w systemie webowym, lecz także w aplikacji mobilnej, co jest kluczowe w sprawnej reakcji służb technicznych na otrzymane zgłoszenie. Z tego powodu ograniczamy czas reakcji oraz ryzyko omyłkowego wyboru lokalizacji wizyty serwisowej;
• planowanie, zarządzanie i monitorowanie procesów administracyjno-technicznych i finansowych – możemy zaplanować na kartce papieru każdy proces, ale wdrożenie go, współdzielenie i monitorowanie wymaga już zastosowania konkretnego środowiska.

Implementacja technologii ASIZT wprowadza istotne zmiany w codziennej pracy zarządców nieruchomości, modyfikując i ulepszając, jak również podnosząc jakość oferowanych usług. Dzięki centralizacji danych i automatyzacji procesów, zarządcy otrzymują natychmiastowy dostęp do aktualnych informacji dotyczących: stanu technicznego obiektów, tematów, projektów i zgłoszeń, co pozwala na szybsze reagowanie na potrzeby i potencjalne problemy. Ponadto system ten oferuje narzędzia niezbędne do efektywnego planowania i realizacji zadań konserwacyjnych oraz zarządzania zasobami, co znacząco podnosi poziom zarządzania nieruchomościami.

Jednym z kluczowych aspektów, jakie ASIZT wprowadza do pracy zarządców, jest możliwość lepszego zarządzania relacjami z klientami i użytkownikami końcowymi. Dostęp do szczegółowych danych o stanie technicznym oraz historii tematów w realizacji umożliwia zarządzającym szybkie rozwiązywanie problemów, co przekłada się na większe zadowolenie użytkowników. To z kolei buduje pozytywny wizerunek firmy zarządzającej, jako tej, która dba o wysoki standard świadczonych usług i komfort użytkowników.

Dodatkowo, automatyzacja komunikacji i zgłoszeń w ASIZT oznacza, że zarządcy mogą skupić się na bardziej strategicznych aspektach swojej pracy, zamiast poświęcać czas na manualne przetwarzanie informacji. Jest to szczególnie istotne w kontekście rosnącej złożoności zarządzania nieruchomościami oraz oczekiwań wobec ekologicznych i efektywnych kosztowo operacji.

Oprócz bezpośrednich korzyści płynących z implementacji systemu, ważnym aspektem jest także wpływ rozwijanej technologii na przyszłość branży FM. Poprzez podnoszenie standardów zarządzania system staje się fundamentem dla dalszego rozwoju i innowacji w sektorze, jednocześnie tworząc obraz branży, która jest gotowa na wyzwania przyszłości.

W kontekście wspomnianych przekształceń pojawia się pytanie o konkretne korzyści, jakie wdrożenie przynosi klientom i użytkownikom końcowym. W jaki sposób system zmienia ich codzienne doświadczenia z zarządzanymi obiektami i wpływa na ich percepcję jakości usług FM?

Wdrożenie systemu przynosi szereg korzyści – zarówno dla klientów, jak i użytkowników końcowych, głównie przez poprawę efektywności zarządzania nieruchomościami oraz zwiększenie transparentności i dostępności informacji. Klienci, którzy decydują się na implementację ASIZT, zyskują narzędzie, które nie tylko usprawnia codzienne operacje zarządzania, lecz także wpływa na ogólną jakość świadczonych usług.

Dla klientów jedną z najważniejszych korzyści jest możliwość bieżącego monitorowania tego, co się dzieje na budynku. System ASIZT zapewnia dostęp do szczegółowych danych o każdym elemencie infrastruktury, co umożliwia szybką identyfikację i rozwiązanie potencjalnych problemów. Dzięki temu decyzje zarządcze mogą być podejmowane na podstawie aktualnych i kompleksowych informacji, co zwiększa efektywność operacyjną i pozwala na lepsze zarządzanie kosztami.

Z kolei użytkownicy końcowi doceniają przede wszystkim szybkość i jakość reakcji na zgłoszone problemy. Automatyzacja procesów zgłoszeniowych w ASIZT skraca czas oczekiwania na interwencję, co bezpośrednio wpływa na ich zadowolenie i postrzeganie jakości zarządzanej nieruchomości. Ponadto system może oferować użytkownikom interfejs do samodzielnego zgłaszania problemów i śledzenia statusu realizacji, co dodatkowo podnosi poziom komfortu i poczucie wpływu na swoje otoczenie.

Implementacja w znaczący sposób przekłada się również na poprawę komunikacji między wszystkimi stronami procesu zarządzania nieruchomościami. Zarówno transparentność działań, jak i łatwy dostęp do informacji budują zaufanie i wspierają budowanie długoterminowych relacji między zarządcami a klientami oraz użytkownikami końcowymi.

Jakie zmiany antycypujesz w branży FM pod wpływem rosnącej cyfryzacji?

W przyszłości branży Facility Management można spodziewać się kontynuacji trendów, które obserwujemy już teraz, jak również pojawienia się nowych, wynikających z szybkiego rozwoju technologii i zmieniających się oczekiwań – zarówno ze strony klientów, jak i użytkowników końcowych. Cyfryzacja i automatyzacja procesów zarządzania nieruchomościami, które już teraz zaczynają dominować w sektorze FM, będą dalej ewoluowały, oferując coraz to nowsze możliwości dla efektywniejszego i bardziej zintegrowanego zarządzania nieruchomościami. W mojej ocenie głównym trendem w zakresie cyfryzacji usług FM jest budowanie wspólnego, zintegrowanego, a przede wszystkim jednolitego środowiska. Jedna aplikacja mobilna dla każdego użytkownika budynku. Czy to najemca, serwis sprzątający, obsługa techniczna, dostawca usług, czy też dział finansowy wszyscy wspólnie gromadzimy i współdzielimy informację dotyczące zdarzeń i realizowanych procesów na nieruchomości. W swoich działaniach przechodzimy od inwentaryzacji środków trwałych do monitorowania stanu technicznego.

Szczególnie istotną rolę w nadchodzących latach odegrają technologie, takie jak Internet Rzeczy (IoT) czy sztuczna inteligencja (AI). Internet Rzeczy, poprzez połączenie urządzeń i systemów w obrębie nieruchomości, umożliwi zbieranie i analizę danych w czasie rzeczywistym, co pozwoli na jeszcze lepsze dostosowanie usług do potrzeb użytkowników oraz optymalizację zużycia energii i zarządzania zasobami. Z kolei sztuczna inteligencja, dzięki zdolności do analizy dużych zbiorów danych, będzie wspierać zarządców w podejmowaniu bardziej świadomych decyzji, przewidywaniu potrzeb konserwacyjnych i optymalizacji operacji.

Inną wartą odnotowania zmianą będzie rosnące znaczenie zrównoważonego rozwoju i ekologii w zarządzaniu nieruchomościami. Coraz większa świadomość ekologiczna i oczekiwania wobec firm dotyczące odpowiedzialności za środowisko spowodują, że zarządzanie nieruchomościami będzie jeszcze mocniej skupiać się na zielonych technologiach i rozwiązaniach minimalizujących negatywny wpływ na środowisko.

W tym kontekście systemy takie jak ASIZT mogą odegrać kluczową rolę, dostarczając narzędzi niezbędnych do efektywnego wprowadzania i monitorowania zrównoważonych praktyk w zarządzaniu nieruchomościami. Możliwość analizy danych dotyczących zużycia energii, wody czy generowania odpadów w czasie rzeczywistym pozwoli na lepsze zrozumienie wpływu nieruchomości na środowisko i wprowadzenie niezbędnych zmian.

Podsumowując, przyszłość branży FM będzie zdecydowanie kształtowana przez rozwój technologiczny i rosnące wymagania w zakresie zrównoważonego rozwoju. Dzięki narzędziom takim jak ASIZT, sektor ten ma szansę nie tylko sprostać tym wyzwaniom, lecz także wyznaczać nowe standardy w zarządzaniu nieruchomościami, czyniąc je bardziej efektywnymi, ekologicznymi i przyjaznymi dla użytkowników.

W jaki sposób praca nad dokumentem POTOB (Praktyki Obsługi Technicznej Obiektów Budowlanych) wpłynęła na Twoje postrzeganie branży i technologii ASIZT?

Moje zaangażowanie w grupę ds. technicznego utrzymania obiektów przy Polskiej Radzie Facility Management było przede wszystkim ogromnym wyzwaniem w zakresie analizy i współdzielenia wiedzy oraz doświadczenia wszystkich członków grupy. Nikt nigdy wcześniej nie skumulował tak obszernej i szczegółowej wiedzy i zagadnień związanych z organizacją, jak i realizacją obsługi technicznej w jednym opracowaniu. Miało to znaczący wpływ na moje postrzeganie branży oraz rozwój technologii ASIZT. Współpraca z ekspertami z różnych dziedzin, dyskusje na temat najlepszych praktyk, a także analiza wyzwań, przed którymi stoi sektor FM w Polsce, pozwoliły mi zrozumieć, jak ważne jest tworzenie rozwiązań nie tylko technologicznie zaawansowanych, lecz także bliskich potrzebom użytkowników końcowych oraz zarządców nieruchomości.

Wymiana doświadczeń w ramach grupy pozwoliła na uzyskanie wglądu w aktualne trendy i problemy, jak również zainspirowała do poszukiwania nowych sposobów na wykorzystanie danych i technologii w celu usprawnienia procesów zarządzania nieruchomościami. To doświadczenie pokazało mi, jak istotna jest elastyczność i możliwość dostosowania systemu do zmieniających się warunków oraz oczekiwań.

ASIZT, po części będący wynikiem tej współpracy i wglądu, jest projektowany z myślą o przyszłości, gdzie integracja danych, ich analiza i automatyzacja procesów stają się kluczowe dla efektywnego zarządzania nieruchomościami. Praca nad dokumentem z Polską Radą Facility Management pomogła mi lepiej zrozumieć, jak istotne jest, aby technologia służyła ludziom, a nie na odwrót. To połączenie wiedzy technicznej z głębokim zrozumieniem potrzeb sektora FM pozwala ASIZT na skuteczną realizację zarówno obecnych, jak i przyszłych wyzwań.

Ponadto zaangażowanie w prace grupy pokazało mi, że sukces w branży FM zależy nie tylko od dostępnych narzędzi, lecz także od sposobu, w jaki są one wykorzystywane i świadomości osób odpowiedzialnych za ich wdrożenie. To podkreśla znaczenie nieustannego uczenia się i adaptacji do nowych rozwiązań oraz otwartości na nieuniknione zmiany w dynamicznie rozwijającym się środowisku. W rezultacie moje doświadczenia z Polską Radą Facility Management ugruntowały przekonanie o wartości ludzkiego czynnika w technologii i zarządzaniu, kierując rozwój ASIZT w stronę jeszcze większej użyteczności oraz intuicyjności.

Jakie występują bariery wejścia dla różnych użytkowników systemu ASIZT?

Dostępność naszej technologii dla różnych użytkowników, od juniorów po specjalistów, a także dla osób, które nagle znajdą się przed wyzwaniem zarządzania nieruchomościami, stanowi jedną z głównych zalet tego systemu. Jego uniwersalność i intuicyjność sprawiają, że bariera wejścia jest znacząco obniżona, co umożliwia szerokie spektrum użytkowników na skuteczne zarządzanie nieruchomościami bez potrzeby głębokiego zanurzenia w skomplikowane techniczne aspekty systemu. Aplikacja mobilna oparta jest na menu kafelkowym którego inspiracją było menu bardzo intuicyjnego systemu Microsoft Mobile.

Kluczem do sukcesu jest moim zdaniem jego modularna budowa oraz przejrzysty interfejs użytkownika, które razem pozwalają na dostosowanie systemu do indywidualnych potrzeb, poziomu zaawansowania użytkownika oraz przede wszystkim przyznawanych uprawnień. Dla juniorów w branży FM ASIZT oferuje prostotę obsługi i szybkie szkolenia wprowadzające, które umożliwiają natychmiastowe zrozumienie podstawowych funkcji systemu. Dzięki temu nowi pracownicy mogą już na starcie efektywnie wykorzystywać narzędzie w swojej pracy, co przyspiesza proces adaptacji i integracji z zespołem.

Z kolei bardziej doświadczonym specjalistom oferuje zaawansowane funkcje analityczne i możliwość integracji z innymi systemami zarządzania nieruchomościami, co pozwala na pełniejsze wykorzystanie zgromadzonych danych i optymalizację procesów zarządzania. Możliwość dostosowania ustawień i preferencji pozwala każdemu użytkownikowi na stworzenie środowiska pracy dopasowanego do własnych potrzeb i stylu pracy.

W przypadku osób, które niespodziewanie muszą zająć się zarządzaniem nieruchomościami, ASIZT może stać się nieocenionym wsparciem dzięki swojej elastyczności i wszechstronności. System został zaprojektowany w taki sposób, aby minimalizować początkowo występujące trudności i oferować stopniowe wprowadzenie do bardziej skomplikowanych aspektów zarządzania nieruchomościami. Zarówno dostępne zasoby edukacyjne, jak i oferowana pomoc techniczna każdorazowo wspierają użytkowników na każdym etapie pracy z systemem.

Jak postrzegasz ideę technosuwerenności w zarządzaniu nieruchomościami korporacyjnymi?

Koncepcja technosuwerenności w nieruchomościach, zwłaszcza w kontekście zarządzania korporacyjnego i obsługi technicznej, zyskuje na znaczeniu w miarę ewolucji technologicznej branży Facility Management (FM). Termin odnosi się do zdolności organizacji do pełnego kontrolowania i zarządzania swoimi danymi technicznymi, systemami operacyjnymi i infrastrukturą cyfrową, co w dzisiejszych czasach staje się coraz bardziej kluczowe.

W obszarze zarządzania nieruchomościami korporacyjnymi technosuwerenność umożliwia firmom nie tylko zwiększenie efektywności operacyjnej, lecz także skuteczniejsze zabezpieczenie danych, zapewniając zgodność z regulacjami prawnymi dotyczącymi prywatności i ochrony danych. Przy rosnącym zainteresowaniu cyfryzacją i automatyzacją procesów, posiadanie kontroli nad swoimi technologiami staje się niezbędne w procesie optymalizacji operacji, redukcji ryzyka i budowania zaufania między wszystkimi uczestnikami procesu zarządzania nieruchomościami.

Technosuwerenność oznacza również możliwość integracji różnych systemów i aplikacji w jeden spójny ekosystem, który jest w pełni dostosowany do ich specyficznych potrzeb operacyjnych i strategicznych. Wspomniane systemy stwarzają firmom możliwość efektywniejszego wykorzystania zgromadzonych danych do analizy trendów, przewidywania potrzeb konserwacyjnych oraz optymalizacji kosztów utrzymania nieruchomości.

Jednym z kluczowych aspektów technosuwerenności jest zdolność do elastycznego dostosowywania się do zmieniających się wymagań technologicznych i biznesowych, bez utraty kontroli nad własnymi danymi czy też procesami. W przypadku narzędzi takich jak ASIZT, dostosowanie funkcjonalności systemu do unikalnych potrzeb klienta pozwala na tworzenie zindywidualizowanych, skutecznych rozwiązań zarządzania, wspierających strategiczne cele organizacji.

Czego życzyłbyś branży FM w Polsce w kontekście cyfryzacji i rozwoju?

Moje myśli automatycznie kierują się ku większej integracji, innowacji i oczywiście rozwojowi ale też edukacji osób bezpośrednio odpowiedzialnych za cyfryzację w branży FM. To dynamiczny czas dla nas wszystkich – zmiany mające na celu sprostanie oczekiwaniom klientów, jak i wyzwaniom przyszłości stają się nie tylko możliwe, lecz także niezbędne.

Przede wszystkim, życzę branży FM wytrwałości w dążeniu do ciągłego rozwoju i adaptacji do nowych technologii. W erze cyfryzacji technologie takie jak ASIZT mogą znacząco wpłynąć na jakość zarządzania nieruchomościami, czyniąc procesy bardziej efektywnymi i transparentnymi. Chciałbym, aby każda firma, niezależnie od jej wielkości, mogła czerpać korzyści płynące z innowacji technologicznych.

Kolejnym życzeniem jest większa świadomość na temat zrównoważonego rozwoju i ekologii w zarządzaniu nieruchomościami. Ważne jest, aby branża FM przyjmowała i wdrażała praktyki przyjazne środowisku – nie tylko z punktu widzenia korzyści dla planety, lecz także zdrowia i dobrobytu użytkowników końcowych. Technologia może nam w tym pomóc, oferując narzędzia do monitorowania i optymalizacji zużycia zasobów.

Życzę branży FM w Polsce również bardziej zintegrowanego podejścia do edukacji i rozwoju zawodowego. Wiedza i umiejętności są kluczowe w skutecznym zarządzaniu, a także wdrażaniu poszczególnych innowacji. Inwestycje w szkolenia i wymianę wiedzy między specjalistami z różnych obszarów mogą przynieść wymierne korzyści całemu sektorowi.

Na koniec marzę o branży FM, która jest otwarta na współpracę i dzielenie się doświadczeniami. Wyzwania, przed którymi stoimy, są jednakowe, a poprzez współpracę i budowanie silnych relacji biznesowych możemy wspólnymi siłami osiągnąć jeszcze więcej.

A zatem skoncentrujmy swój wysiłek na innowacji, zrównoważonym rozwoju, edukacji i współpracy. Wierzę, że wspomniane elementy są kluczowe dla sektora i będą stanowiły fundament pod dalszy rozwój i przyszłe sukcesy branży Facility Management w Polsce.