Dobrze napisana umowa na obsługę nieruchomości – dobre praktyki

Jedną z kluczowych umów, jaką powinien rozważyć każdy z właścicieli nieruchomości komercyjnych, jest umowa o obsługę nieruchomości świadczoną przez profesjonalny podmiot zewnętrzny. Podmiot ten powinien cechować się doświadczeniem w oferowanych usługach zarządzania. Jednakże – przed rozpoczęciem całego procesu – rekomenduje się, aby właściciel zadał sobie kluczowe pytanie: W jakim zakresie wspomniana obsługa powinna zostać prowadzona?

Od odpowiedzi zależy, w jakiego rodzaju obsługę i umowę warto zainwestować. Podczas podejmowania decyzji należy wziąć pod uwagę wszelkie możliwe konsekwencje. Rodzaj zawieranej umowy będzie w szczególności rzutował na zakres usług świadczonych przez zarządcę nieruchomości, a także prawa i obowiązki stron (w związku z tym także na rodzaj wynagrodzenia za świadczone usługi).

Co ważne, umowa o zarządzenie nieruchomością jest umową nienazwaną i nieuregulowaną szczegółowo w przepisach prawa. Tym samym jej zakres zależy przede wszystkim od decyzji stron. Częściowe regulacje dotyczące umowy o zarządzenie nieruchomością zostały wprowadzone w przepisach ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami. Zgodnie z ich treścią umowa o zarządzenie nieruchomością wymaga formy pisemnej lub elektronicznej pod rygorem nieważności. Z istotnych elementów, przewidzianych przedmiotową ustawą, warto pamiętać, że zarządca nieruchomości oraz osoby, przy pomocy których prowadzi zarządzenie, podlegają obowiązkowemu ubezpieczeniu odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z zarządzaniem nieruchomością (szerzej na ten temat w dalszej części).

Asset management agreement jako strategiczna obsługa nieruchomości

Począwszy od generalnych, a jednocześnie najbardziej kompleksowych umów, właściciel nieruchomości może zdecydować się na wariant „maksimum”, angażując profesjonalny podmiot do zarządzania całym aktywem stanowiącym nieruchomość (budynek, części wspólne, przestrzeń zewnętrzną). Taka umowa (tzw. umowa o zarządzanie aktywem – asset management agreement) jest skoncentrowana na zaangażowaniu doradcy w zapewnienie właścicielowi nieruchomości usług                  o charakterze strategicznym, zapewniając obsługę nieruchomości na każdej płaszczyźnie. Zazwyczaj zarządca – w ramach umowy o asset management – zobowiązany jest zapewnić właścicielowi usługi związane z: przygotowaniem budżetu operacyjnego nieruchomości, zaangażowaniem innych podmiotów obsługujących nieruchomość na bardziej „przyziemnym” poziomie (obsługa techniczna, codzienny zarządca obiektu itp.) czy też relacjami z najemcami o kluczowym charakterze (jak na przykład negocjacje przedłużenia obecnie trwających umów czy też wynajęcie wolnych powierzchni).

Jeśli nie strategia, to może property management agreement?

Jeżeli jednak właściciel realizuje nieruchomości strategiczne usługi asset management we własnym zakresie, odpowiednim rozwiązaniem będzie zaangażowanie zarządcy obiektu. W końcu to on stanowi źródło bezpośredniego kontaktu dla właściciela w stosunku do wszystkich użytkowników, najemców czy też sąsiadów nieruchomości. Umowy o zarządzanie (property management agreement) stanowią bardziej podstawowe rozwiązanie. Pozwalają na zdjęcie z właściciela ciężaru codziennego zajmowania się nieruchomością i powierzenie obowiązków zarządcy, który od tej pory będzie odpowiedzialny za rozwiązywanie problemów zgłaszanych przez najemców (wynajmowanych powierzchni czy też nieruchomości), rozliczanie mediów i usług świadczonych na rzecz nieruchomości, jak również zapewnienie odpowiedniej obsługi technicznej dla danego obiektu. Tego rodzaju umowa pozostawia strategiczne zarządzanie aktywem w rękach właściciela obiektu.

Obsługa techniczna zawsze na miejscu, czyli Facility Management Agreement

W sytuacji, gdy właściciel „bieżące” zajęcia związane z nieruchomością woli wykonywać na własną rękę, może zdecydować się na opcję minimum, czyli zatrudnienie zarządcy nieruchomości jedynie do niezbędnej obsługi technicznej obiektu (Facility Management Agreement). W tym przypadku umowa skupiać się będzie głównie na technicznej stronie obsługi nieruchomości, przejmując od właściciela wszelkie obowiązki dotyczące utrzymania oraz napraw obiektu (w szczególności w zakresie obowiązkowych przeglądów będących obowiązkiem właściciela zgodnie z odpowiednimi przepisami prawa). Często taki podmiot stanowi także pierwszy punkt kontaktu dla korzystających z nieruchomości najemców, w przypadku wystąpienia nagłych awarii czy też usterek niepozwalających na dalsze korzystanie z nieruchomości.

Różne umowy… różne wynagrodzenie

Jak już wyżej wspomniano, w zależności od wybranego przez właściciela rodzaju umowy o obsługę obiektu świadczone przez zarządcę usługi i jego obowiązki będą różne, co przełoży się również na wysokość i charakter wynagrodzenia zarządcy.

Zwykle, w przypadku umów o zarządzanie aktywem (Asset Management Agreement), poza stałym miesięcznym wynagrodzeniem, podmiot taki może liczyć na procentowe wynagrodzenie w ramach realizacji zakładanej strategii oraz opracowanego biznesplanu dla zarządzanego obiektu. Podmioty zaangażowane na podstawie umowy o zarządzanie (Property Management Agreement) bądź w przypadku umowy na obsługę techniczną (Facility Management Agreement) zwykle otrzymują stałe, miesięczne wynagrodzenie.

Interes właściciela na pierwszym miejscu, czyli jak zabezpieczyć się przed niestarannym zarządcą

Charakter umowy o zarządzanie nieruchomością polega na oddaniu podmiotowi trzeciemu możliwości decydowania o obiekcie w imieniu jej właściciela. Już sam jej cel powoduje, że należy zastanowić się nad tym, w jaki sposób zabezpieczyć właściciela przed niestarannym czy po prostu nieodpowiednim zarządcą.

Zarówno w interesie zarządcy, jak i właściciela obiektu leży protokolarne przekazanie nieruchomości w zarządzanie, w momencie rozpoczęcia świadczenia usług. Strony powinny sporządzić protokół, który w jasny i precyzyjny sposób określa stan początkowy nieruchomości, co pozwoli na późniejszą weryfikację poziomu jakości świadczonych usług przez zarządcę.

Zaraz po określeniu zakresu usług świadczonych przez zarządcę oraz rodzaju przysługującego za to wynagrodzenia, warto ustalić sposób pomiaru wykonywanych usług, tj. wspólne rozumienie odpowiedniej realizacji usług przez zarządcę. Ustalenie sposobu pomiaru i warunków weryfikacji jakości świadczonych usług pozwoli na uniknięcie sporów pomiędzy stronami w trakcie bieżącej współpracy.

Równie istotnym, co wskazanie zakresu czynności zarządcy w ramach umowy o zarządzanie nieruchomością, jest wskazanie czynności do wykonania, dla których wymagana jest zgoda właściciela obiektu. Stosowny zakres powinien być każdorazowo dostosowany do rodzaju umowy o zarządzanie nieruchomością, a przede wszystkim do specyfiki obiektu i preferencji właściciela. Aby zapewnić płynne zarządzanie nieruchomością, warto również wprowadzić terminy, w których takie zgody (lub odmowy) zostaną udzielone przez właściciela obiektu. Terminy powinny uwzględniać przede wszystkim jego możliwości organizacyjne, a także charakter czynności objętej obowiązkiem uzyskania zgody.

Niezależnie od terminu obowiązywania umowy, przy jej tworzeniu należy wprowadzić klauzulę wcześniejszego wypowiedzenia umowy na rzecz właściciela obiektu. Najważniejszym czynnikiem będzie niewłaściwe lub niezadowalające wykonywanie usług przez zarządcę, działanie na szkodę właściciela obiektu, ujawnienie informacji poufnych, naruszenie klauzuli konkurencyjności, brak ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej zarządcy czy niespełnianie określonych oczekiwań związanych z efektywnym zarządzaniem nieruchomością w kwestii opłat i kosztów utrzymania obiektu.

Jednym z kluczowych obowiązków zarządcy, przewidzianym także przepisami ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami, jest posiadanie ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z zarządzaniem nieruchomością. Przepisy nie wskazują jednak wartości takiego ubezpieczenia. W tym zakresie kwota powinna zostać dostosowana do wartości nieruchomości, jej charakteru oraz zakresu obowiązków zarządcy. Dodatkowo istotne jest, aby uwzględnić potencjalne szkody najemców czy sąsiadów nieruchomości, które mogą powstać w związku z zarządzaniem nieruchomością.

Przygotowując umowę o zarządzanie nieruchomością, nie można zapomnieć o wprowadzeniu klauzul zabezpieczających zachowanie poufności stron w stosunku do przekazywanych wzajemnie informacji. Powinny one w szczególności chronić kluczowe wiadomości przekazywane przez właściciela obiektu zarządcy, takie jak: strategie biznesowe, plany rozwoju, informacje finansowe, strategie marketingowe czy też dane o wynajmie lokali i kosztach utrzymania obiektu. Istotne jest, aby w umowie o zarządzanie nieruchomością odpowiednio zdefiniować informację poufną i jej zakres oraz wprowadzić odpowiednie wyłączenia (np. wobec informacji dostępnych do wiadomości publicznej). Kolejny istotny element stanowią: wskazanie sankcji za potencjalne naruszenie klauzuli, okresu, w którym obowiązuje zachowanie poufności po wygaśnięciu umowy oraz uwzględnienie mechanizmów, w ramach których strona może wyrazić zgodę na wyjątki od obowiązku zachowania poufności. Przy tworzeniu klauzuli o zachowaniu poufności warto również uwzględnić procedurę i terminy zwrotu informacji poufnych po wygaśnięciu umowy o zarządzanie nieruchomością.

Często spotyka się klauzule dotyczące zakazu konkurencji. Te postanowienia mają na celu ochronę interesów właściciela nieruchomości w stosunku do konkurencyjnych obiektów znajdujących się w pobliżu oraz zapobieganie działaniom, które mogłyby wpłynąć negatywnie na zarządzaną nieruchomość. W zależności od rodzaju wybranej umowy o zarządzanie nieruchomością (asset management agreement, property management agreement, facility management agreement), klauzule te mogę być mniej lub bardziej zaostrzone. Okazują się szczególnie ważne w przypadku, gdy zarządca nieruchomości zajmuje się także wyszukiwaniem lokali najemców w obiekcie czy odpowiada za prowadzenie procesu inwestycyjnego lub strategii obiektu.

Powyższe przykłady są jedynie ułamkiem mechanizmów, za pomocą których strony mogą szczegółowo uregulować wzajemne relacje, w tym zabezpieczenie pewnych interesów właściciela z punktu widzenia odpowiedniego zarządzania nieruchomością. Przy wprowadzaniu zabezpieczeń do umowy należy również mieć na uwadze zachowanie elastyczności umowy i możliwość jej dostosowania do zmieniających się potrzeb i warunków rynkowych.

Sprzedaż nieruchomości – co dalej z umową?

Istotnym aspektem i pożądaną praktyką (niezależnie od charakteru umowy) jest uregulowanie przez właściciela sytuacji, w której dochodzi do sprzedaży nieruchomości lub też zmiany kontroli w strukturze organizacyjnej samego właściciela (np. w ramach sprzedaży udziałów spółki).

W takim wypadku ważne w kontekście transakcji będzie wskazanie możliwości przeniesienia praw i obowiązków przez właściciela nieruchomości na nowego nabywcę, bez zgody zarządcy (w przypadku sprzedaży nieruchomości), jak również wypowiedzenia umowy o zarządzanie ze skutkiem natychmiastowym w sytuacji sprzedaży nieruchomości lub zmiany kontroli w strukturze samego jej właściciela. Odpowiednie zabezpieczenie tej kwestii pozwoli na uelastycznienie samej transakcji, dając jej stronom możliwość decyzji w zakresie dalszej kontynuacji świadczenia usług zarządczych (bądź też nie) po sprzedaży nieruchomości lub zmianie kontroli w strukturze właściciela nieruchomości.

Obsługa nieruchomości a ESG

Niezależnie od wybranego zakresu umowy o zarządzenie nieruchomością komercyjną warto wprowadzić w jej treści postanowienia zapewniające zarządzanie nieruchomościami w duchu ESG (Environmental, Social, Governance). W szczególności należałoby zastanowić się nad zaimplementowaniem wytycznych dotyczących zrównoważonego utrzymania obiektów, obejmujących m.in. dekarbonizację, zarządzanie energią, wodą i odpadami. Co więcej, w przypadku, w którym właściciela obiektu obowiązuje  raportowanie w zakresie ESG, umowa powinna zawierać odpowiednie regulacje w tym zakresie. Jednocześnie uwzględniać także zadania zarządcy z nim związane.

***

Podsumowując, umowy o zarządzanie nieruchomością stanowią jeden z kluczowych elementów dla każdego właściciela nieruchomości komercyjnych. Jej postanowienia wywierają bezpośredni wpływ na właścicielu nieruchomości, zarządcy, najemców i usługodawców obsługujących obiekt. Należycie skonstruowana umowa o zarządzanie nieruchomością, odpowiadająca na oczekiwania właściciela, pozwoli na płynne i efektywne zarządzanie nieruchomością oraz maksymalizację generowanego zysku.