Oszczędności przez kontrolę

Wszyscy sięgamy pamięcią do czasów, w których pracownicy nie byli zobowiązani do dokumentowania czasu poświęconego na realizację poszczególnych zadań. Dzisiaj jest to standard w większości firm. Czy Pana zdaniem jest jeszcze ktoś, kto nie widzi w tym rozwiązaniu realnych korzyści?

Bardzo lubimy sięgać do przeszłości i nadmiernie ją romantyzować. Jednak świat idzie do przodu i pojawia się coraz nowocześniejsza infrastruktura wymagająca odpowiedniego zarządzania. Prawda jest taka, że im bardziej nowoczesny jest budynek, tym większe są potrzeby monitorowania pracy, aby powtarzalne zadania poukładać w przejrzyste, powtarzalne procedury. Myślę, że w tej chwili nie ma już takich firm, które nie widzą konieczności kontrolowania czasu czy przepływu dokumentacji technicznej, natomiast nie każda dysponuje narzędziami, które to umożliwiają. Dzięki współpracy z naszymi klientami wiemy, że firmy, które nie umieją sprostać tym wymogom, po prostu wypadają z rynku. Spółki wolą wybierać tych partnerów, którzy będą raportować elektronicznie i według pewnego, ustandaryzowanego procesu.

Czy usługa świadczona w formie elektronicznej sama w sobie gwarantuje tę jakość, o którą zabiegają firmy?

Taka forma pozwala nam odpowiednio ułożyć protokół, który wymaga podania szczegółowych informacji, odpowiednich zdjęć czy innych danych, w formie ‘krok po kroku’. Dzięki temu uzyskujemy powtarzalność, przejrzystość i dostęp do historii, do której można wrócić w każdym momencie i z której można wyciągać odpowiednie wnioski. To jest to, czego oczekują nasi klienci w standardzie. Ta potrzeba jest powszechna i widzimy to u naszych klientów, którzy wykorzystują aplikację Locatick czy to przy serwisie bram, dźwigów osobowych, turbin wiatrowych, czy całych obiektów. Bramet z Warszawy, PRO-DOOR, Be-jot, czy GP Renewables będące pierwszą w Europie grupą świadczącą w pełni kompleksowe usługi dotyczące fundamentów farm wiatrowych wiedzą, jaką przewagę dają w pełni cyfrowe protokoły i na tym opierają swój dynamiczny rozwój.

Jak funkcje, które oferuje Locatick, wpływają na podnoszenie efektywności pracy zespołów u Waszych klientów?

Mówiąc o efektywności, można wyróżnić dwa główne obszary. Pierwszym z nich jest efektywność planowania. Wykorzystujemy tutaj mobilne serwisy i określamy zadania do wykonania w zaplanowanym czasie. Firma zarządzająca rozproszoną infrastrukturą, na przykład siecią piekarni lub firmą obsługującą różne obiekty, od stacji benzynowych po duże centra handlowe, musi efektywnie planować godziny pracy i trasy swoich pracowników. Dotyczy to zarówno przeglądów technicznych, jak i ogólnej obsługi. Zaplanowanie odpowiednich zadań podnosi poziom efektywności, umożliwiając wykonanie większej liczby zadań przez mniejszą liczbę osób. To szczególnie ważne przy zarządzaniu nieruchomościami i dużej liczbie obiektów, na samym rynku warszawskim współpracujemy z takimi firmami jak Comfortsystem, IFM Polska, MD-GROUP czy Piekarnie Putka.

Dodatkowo w naszym narzędziu dla większych partnerów wprowadziliśmy moduł automatyzacji oraz giełdę zleceń, która umożliwia efektywniejsze zarządzanie zadaniami w elastyczny sposób. Moduł automatyzacji umożliwia indywidualne określenie kryteriów i ich wag, a moduł giełdy zleceń sprawdza się szczególnie dobrze jeżeli duża część usług jest realizowana przez podwykonawców albo partnerów serwisowych. Efektywność jest zatem widoczna na wielu poziomach, zarówno w fazie planowania, jak i w drugim obszarze, czyli realizacji. Im lepiej usługa jest wykonana za pierwszym razem, tym mniej jest powrotów, poprawek i ostatecznych strat.

Skąd wziął się pomysł na tego rodzaju aplikację i tak wąską specjalizację?

Jesteśmy firmą, która od pięciu lat specjalizuje się w obsłudze multilokalizacyjnej oraz multitechnicznej. Wiemy, że z jednej strony, coraz więcej zamawiających chce serwisować swoje liczne obiekty przy pomocy mobilnych zespołów, a z drugiej często spotykają się z sytuacją, w której w nowym obiekcie narzucone są już konkretne rozwiązania od określonych producentów. To stawia firmy FM przed wyzwaniem, jakim jest zarządzanie różnorodnymi systemami. Na przykład pięć obiektów korzysta z jednego programu, kolejne pięć z innego, cztery obsługiwane są za pomocą Excela, a trzy nie mają żadnego oprogramowania.

Brak własnego, jednolitego systemu, który mógłby obsłużyć zarówno serwisy mobilne, jak i pracę w obiektach przysparza wielu problemów na poziomie operacyjnym i kosztowym. Nasze narzędzie jest rozwiązaniem, powstało jako bezpośrednia odpowiedź na potrzeby rynku, przy współpracy z ekspertami i praktykami branży FM. Locatick umożliwia zarządzanie całą infrastrukturą obiektu i koordynację pracy między różnymi lokalizacjami również za pomocą serwisów mobilnych.

Nie bez znaczenia jest tutaj także kwestia kosztów. Analizując rynek dostępnych rozwiązań z zakresu CAFM zauważyliśmy, że przyjęte powszechnie rozliczenie „za obiekt” wiąże się z wysokimi kosztami jednostkowymi, najczęściej od jednego dominującego producenta oprogramowania, natomiast bardziej elastyczny model może dla firm FM prowadzić do kilkudziesięciotysięcznych oszczędności na poziomie całego portfolio.

Z jednym z naszych klientów ARS SYSTEM FM mogliśmy na przykład na jednej platformie, w jednym czasie zapewniać obsługę techniczną tak spektakularnych obiektów jak siedziba PKO BP przy Chmielna 89 w Warszawie, a jednocześnie umożliwiać zarządzanie serwisami mobilnymi we Wrocławiu.

Jakie rodzaje aktywów można przechowywać i zarządzać za pomocą Waszej platformy oraz jak wpływa to na procesy operacyjne Waszych klientów?

Nasza platforma oferuje zintegrowaną logikę pracy w wielu lokalizacjach. Jest to szczególnie przydatne dla klientów zarządzających kilkunastoma, kilkudziesięcioma czy nawet kilkuset obiektami. Niezależnie od tego, czy firmy obsługują galerie handlowe, czy zajmują się przeglądami technicznymi systemów bezpieczeństwa, nasz system pozwala uporządkować informacje w jasnej hierarchii: od klienta, przez obiekt, aż po urządzenie. Każda z tych kategorii jest dokumentowana w systemie z dużą elastycznością, wprowadzając tym samym odpowiednią organizację i strukturę informacji. Jest to kluczowy element efektywności pracy w firmach zarządzających obiektami, bo dostęp do uporządkowanych informacji i możliwość ich przekazywania są zawsze dostępne zarówno dla klienta, jak i dla technika, który może na bieżąco sprawdzać historię pracy na danym urządzeniu z poziomu swojego telefonu.

Świetnym przykładem wdrożenia i zarządzania informacją w obszarze serwisu jest firma FAMUR. Gorąco polecam, ich krótki film pokazujący korzyści takiego wdrożenia: ServiceInGrid by Locatick.

Locatick nie jest pełnoprawnym systemem CAFM, ale oferuje wiele funkcji charakterystycznych dla tej klasy oprogramowania. Dlaczego zdecydowaliście się skoncentrować głównie na funkcjach zgłaszania i zarządzania zdarzeniami, zamiast na innych aspektach, które oferuje CAFM?

W zarządzaniu informacją jedną z kluczowych zasad jest tzw. GIGO (Garbage in, garbage out), czyli jakość wyników zależy od jakości danych wejściowych. Wszystkie systemy, które mają zbierać informacje dotyczące prac serwisowych, konserwacyjnych czy instalacyjnych bazują na informacji pochodzącej od osób pracujących w terenie – to od jakości tej informacji zależą raporty czy zestawienia KPI. Analizując rynek widzieliśmy tylko albo duże korporacyjne rozwiązania, które przytłaczały użytkowników mobilnych, albo niedopasowane rozwiązania pokrywające tylko wycinek realizacji zadania np. rejestrację czasu pracy bez całej logiki pracy na urządzeniu i dokumentacji elektronicznej.

Zidentyfikowaliśmy niszę na rynku w zarządzaniu elektronicznymi protokołami oraz w momentach weryfikacji i potwierdzania wykonania zadań. Niszę, która szybko staje się standardem. To skłoniło nas do rozwijania specjalizacji w tej dziedzinie. Zapewnienie precyzyjnej dokumentacji, jej indywidualnego dostosowywania pod sprecyzowane potrzeby, możliwość jej eksportowania, na przykład w formacie PDF, daje nam perspektywę pracy na lata. Nie mamy tutaj żadnych wątpliwości, że każda firma realizująca zadania w terenie w ciągu najbliższych dwóch, trzech lat przejdzie transformację i będzie to robić w sposób cyfrowy.

Zauważyłem, że mapa i lokalizacja geograficzna są kluczowymi elementami funkcjonalności, które oferujecie. Dlaczego przywiązujecie dużą wagę do danych geolokalizacyjnych i jak je wykorzystujecie w Waszym rozwiązaniu?

Faktycznie, nasze podejście integruje informacje zarówno z planowania tras, jak i z historii wykonywanych zadań przez pracowników. Rozwijamy rozbudowaną analitykę — kluczową w rzeczywistości, w której brakuje techników, a rosnąca liczba zadań musi być realizowana przez coraz mniejszą grupę pracowników. Optymalne rozplanowanie pracy staje się więc priorytetem. Zintegrowanie informacji o lokalizacji z wykonaniem zadań pozwala unikać konieczności korzystania z wielu programów.

W naszej aplikacji wyraźnie widać przycisk umożliwiający rozpoczęcie pracy i przekazywanie lokalizacji. Jednak nie każdy pracownik jest automatycznie widoczny na mapie. Dlatego, że funkcja może być dostosowywana przez zarządzającą firmę. Współpracujemy z klientami, którzy mają kilkuset serwisantów realizujących pojedyncze zadania. Zbieramy geolokalizację tylko w momencie zmiany statusu jego wykonania, co stanowi potwierdzenie, że dana osoba była na miejscu i wykonała zadanie w określonym czasie.

Podoba mi się podział funkcji zaprezentowany na Waszej stronie: planuj, weryfikuj, rozliczaj. Jakie są podstawy tego podziału w logice prezentacji funkcji? Mógłby Pan również opowiedzieć więcej o aspekcie planowania w systemie?

Te trzy elementy stanowią kręgosłup realizacji usługi w terenie. Zazwyczaj, młoda firma polega na doświadczonym kierowniku serwisu lub właścicielu, który zna szczegóły operacji i wie, gdzie i kiedy pracownicy powinni wykonywać swoje zadania. W toku postępującego jej rozwoju planowanie zaczyna przenosić się do prostych narzędzi, np. do Excela, a z czasem do bardziej zaawansowanych rozwiązań.

Planowanie obejmuje zarówno pracę z kalendarzem i mapą, jak i zarządzanie zadaniami cyklicznymi oraz przeglądami. Informacje gromadzone są w jednym miejscu, dostępnym online, co ułatwia szybkie rozpowszechnianie informacji w firmie. Kiedy rozpoczyna się realizacja zadań, następuje weryfikacja – drugi kluczowy element. Dzięki temu wszyscy na bieżąco mają dostęp do informacji o lokalizacji pracowników i zaplanowanych zadaniach.

Weryfikacja to nie tylko zdjęcia czy elektroniczne protokoły, ale także potwierdzenie wykonania usługi, podobne do podpisu na ekranie mobilnego urządzenia kuriera.

Trzecim elementem jest rozliczenie. Każdą wykonaną pracę powinniśmy być w stanie rozliczyć zarówno wewnętrznie – czyli ocenić koszty pracy, dojazdu i zaangażowania zarówno podwykonawców, jak i własnych pracowników – jak i zewnętrznie, dostarczając klientowi przejrzystość i powtarzalność usług poprzez elektroniczne protokoły, które mogą być automatycznie wysyłane do klienta.

Jakie firmy obsługujecie?

Jako Locatick działamy w kilku segmentach rynku, w tym w segmencie FM. Jednym z przykładów wdrożenia naszego narzędzia jest współpraca z marką Alstom, gdzie w dwóch dużych zakładach za pośrednictwem firmy Electra M&E Polska, specjalizującej się w dostarczaniu usług z obszaru obsługi technicznej obiektów przemysłowych i utrzymania ruchu produkcji, nasze oprogramowanie jest wykorzystywane do bieżącej realizacji usług IFM (zintegrowane zarządzanie obiektami), włączając w to zarządzanie przeglądami, zgłoszeniami i pracą z kodami QR na urządzeniach.

Jeśli chodzi o klientów z sektora obsługi infrastruktury, współpracujemy z firmą Grenevia i marką FAMUR – dostarczającą technologie i produkty dla sektora wydobywczego oraz energetyki wiatrowej – będącą globalnym liderem z ponad stuletnią historią i 1500 pracownikami. Kolejnym dużym klientem jest Klima-Therm dostarczająca systemy klimatyzacyjne, wentylacyjne i grzewcze z bogatej oferty urządzeń kilku uznanych na rynku marek, na czele z Fujitsu, marką produkcyjną Klimor oraz marką własną KAISAI. Klima-Therm, jeden z największych dystrybutorów pomp ciepła w Polsce, na aplikacji Locatick opiera współpracę z kilkuset partnerami serwisowymi na terenie kraju.

Czy oferujecie API? Jakie standardowe integracje można zrealizować za pomocą waszego systemu?

Podchodzimy bardzo otwarcie do współpracy z innymi firmami. Nasze oprogramowanie udostępnia publiczne API, co pozwala na szerokie możliwości integracji. Najczęściej integrujemy się z systemami CRM lub księgowymi.

W przypadku konkretnych systemów, takich jak Comarch czy Optima, zawsze współpracujemy z firmą wdrożeniową odpowiedzialną za implementację tych rozwiązań u klienta, aby zapewnić skuteczne połączenie naszego oprogramowania z wymaganiami i potrzebami klienta.

Temat naszego wydania to technosuwerenność, rozumiana jako zdolność do samodzielnego podejmowania strategicznych i biznesowych decyzji. Jak Pan ocenia znaczenie technosuwerenności w branży nieruchomości oraz w obszarze prop-techu, którym się Pan zajmuje?

W branży FM często zdarza się, że jedna firma współpracuje z wieloma partnerami również obsługującymi klienta przy obsłudze pojedynczego obiektu. Zawsze podkreślamy, że jeżeli firma FM-owa nie dysponuje systemem dla swoich serwisów mobilnych czy obiektów i siłą rzeczy nie może zaproponować go klientowi, znajduje się w słabszej pozycji negocjacyjnej względem innych partnerów.

Brak zintegrowanego systemu stawia ją przed faktem dokonanym, zmuszając do pracy na wielu różnych programach. Klienci, którzy się do nas zwracają, potrzebują rozwiązania, które z jednej strony umożliwia skonsolidowanie wszystkich procesów po ich stronie, a z drugiej oferuje moduł ograniczony do zgłoszeń czy przeglądu infrastruktury dla klientów zewnętrznych.

Jak dużym zespołem dysponujecie i jakie macie możliwości skalowania działalności?

Jesteśmy już liderami w pewnych segmentach, szczególnie w zakresie rozwiązań mobilnych dla usług serwisowych, takich jak branża HVAC czy szeroko pojęte OZE.

Cel, jaki sobie stawiamy,  to stanie się domyślnym i docelowym rozwiązaniem dla firm działających w sektorze FM oraz w usługach serwisowych. Obecnie nasz zespół liczy około 30 osób i przewidujemy, że ta liczba będzie rosła. Rynek, zwłaszcza w zakresie obsługi technicznej, znajduje się na początku drogi do pełnej cyfryzacji. Nadal wykazuje duże zapotrzebowanie na nowe technologie.

Zaczynają pojawiać się na nim pierwsze wdrożenia, nie tylko w pojedynczych obiektach, ale zwłaszcza w obsłudze mobilnej i serwisie technicznym. Cyfryzacja w tej dziedzinie dopiero nabiera tempa. Zauważamy również, że coraz mniejsi klienci zgłaszają się do nas z potrzebą systemów, które są wymagane do wejścia na niektóre obiekty i bez których nie mogą świadczyć swoich usług.

Rynek wciąż ma duży potencjał do absorpcji nowych technologii, a my zamierzamy zostać domyślnym systemem operacyjnym dla branży we wszystkich segmentach, które nas interesują.