Pozornie proste zadanie

Usługi cateringu żywieniowego są niemal powszechnym zjawiskiem w ramach funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa, jednak na przestrzeni ostatnich lat usługa ta uległa transformacji, a obecnie potrzeby firm, jak i ich pracowników zaspokajają różne jej formy.  Catering biurowy wiąże się nie tylko z dostarczaniem posiłków do miejsca pracy, lecz także troską o zdrowie, dobre samopoczucie i zadowolenie pracowników.

Przy wyborze dostawcy bierzemy pod uwagę dodatkowe czynniki (inne niż cena czy smak), zwracając również uwagę na: nowoczesne trendy żywieniowe, dbałość o ekologiczne praktyki oraz efektywne zarządzanie kosztami czy logistyką. Istotne, aby usługa została dopasowana do przedsiębiorstwa, nie odwrotnie. W jaki sposób należy stworzyć kontrakt na usługi cateringowe, który będzie szyty na miarę konkretnej korporacji, start-upu czy firmy produkcyjnej?

Analiza kluczem do sukcesu, czyli w jaki sposób sprecyzować potrzeby

W ostatnich latach w branży cateringu biurowego można zaobserwować kilka kluczowych trendów. Coraz większą popularnością cieszą się diety roślinne, posiłki bezglutenowe, a także inne oferty uwzględniające różne preferencje dietetyczne, takie jak keto. Czy pójście w stronę trendów przyniesie wszystkim firmom zamierzone rezultaty, a przede wszystkim zadowolenie klientów z usługi?  Nie do końca.

Z mojego doświadczenia wynika, że nowoczesne korporacje, choć teoretycznie docenią innowacyjną, ekologiczną i wegetariańską kuchnię, często oferują rozwiązania znacząco odbiegające od upowszechniających się trendów. Z tego też powodu dogłębna analiza, a także określenie preferencji przed wyborem formy usługi jest najważniejszym czynnikiem w procesie przygotowania do wprowadzenia tego serwisu w firmie.

Przede wszystkim należałoby zacząć od zebrania najważniejszych informacji i określenia danych demograficznych. Powinniśmy zwrócić uwagę więc na obszar geograficzny i najbliższe otoczenie firmy,  specyfikę przedsiębiorstwa i branżę, w której się znajduje, określenie liczby osób z podziałem na płeć i wiek, formę pracy (hybrydowa, czy w pełni zdalna), godziny funkcjonowania firmy (w tym system zmianowy).

Wydawać by się mogło, że po określeniu wyżej wymienionych czynników, które znacząco zawężają obszar poszukiwań najlepszej usługi cateringowej, forma dostarczania posiłków powinna wyklarować się sama. Nic bardziej mylnego. Nawet nowoczesne firmy technologiczne nie muszą iść z nurtem trendów, a większość pracowników w ramach wyboru żywienia niekoniecznie zwraca uwagę na wellbeing, wręcz przeciwnie. Najważniejszą kwestią jest szybkie zaspokojenie wysiłku energetycznego. Warto więc, aby menu uwzględniało zarówno lekkie przekąski, jak i bardziej kaloryczne dania, które dostarczą energii niezbędnej do efektywnej pracy.

Zebraliśmy już informacje dotyczące funkcjonowania przedsiębiorstwa oraz jego pracowników. Co dalej?  Przyszedł czas na określenie konkretnych preferencji. Sprawdzą się tutaj ankiety, które pomogą zebrać dane dotyczące formy dostawy oraz spożywania dań, preferowanych godzin dostępności, rodzaju posiłku czy upodobań smakowych. Drugą możliwością pozostają grupy focusowe, reprezentowane przez każdą z grup demograficznych w firmie, w odpowiednim stosunku ilościowym. Dialog z przyszłymi użytkownikami usługi jest najważniejszym krokiem, ponieważ to właśnie od stopnia ich zadowolenia zależy jej powodzenie.

W ramach case study skupmy się na przykładowej firmie produkcyjnej. Po przeprowadzonej analizie,  jako komórka odpowiedzialna na wprowadzenie usługi cateringowej do przedsiębiorstwa, zebraliśmy następujące informacje: firma produkcyjna, znajdująca się w dużym mieście, która działa 24h na dobę, 7 dni w tygodniu w trybie zmianowym 6.00–18.00, 18.00–6.00. Aż 65% jej pracowników stanowią mężczyźni w wieku 35-45 lat, którzy preferują tradycyjną domową kuchnię, 20% osób zatrudnionych w przedsiębiorstwie to pracownicy administracyjno-biurowi, a 80% z nich stanowią kobiety, które dużą uwagę przywiązują do zdrowych i zbilansowanych posiłków. Jedynie 10% wszystkich pracowników wybiera kuchnię wegetariańską, a 5% – wegańską.

Na podstawie powyższych danych możemy jasno określić główną formę usługi oraz dominujący rodzaj kuchni. Jednak należy pamiętać również o pozostałych 35%, których preferencje niejednokrotnie znacznie od nich odbiegają. A zatem w ofercie cateringowej powinny znaleźć się zarówno wysokoenergetyczne posiłki mięsne, jak i zróżnicowane oraz zbilansowane dania wegetariańskie. Usługa ta natomiast powinna być dostarczana w godzinach odpowiadających pracy zmianowej.

Oczekiwania kontra możliwości – czynniki, które mają wpływ na strukturę usługi

Po określeniu potrzeb oraz zapoznaniu się z preferencjami kolejnym krokiem powinno być określenie możliwości wdrożenia usługi cateringowej w naszej organizacji. Dopiero na tym etapie jesteśmy w stanie określić formę usługi, która zależna jest od takich czynników, jak: możliwości finansowe, infrastruktura obiektu czy aspekty logistyczne.

Dokonanie wyboru należy rozpocząć od weryfikacji możliwości wprowadzenia rozwiązania pod kątem dostawy usługi wewnątrz organizacji lub jako formy zewnętrznej. Decyzja o tym, czy catering biurowy należy realizować inhouse, czy też w ramach outsourcingu, zależy od wielu czynników. Outsourcing pozwala na korzystanie z doświadczenia i zasobów specjalistycznych firm cateringowych, co może zapewnić wyższą jakość usług i szeroką gamę dostępnych opcji żywieniowych. Inhouse catering może być bardziej spersonalizowany i dopasowany do specyficznych potrzeb firmy, jednak wymaga większych nakładów organizacyjnych i finansowych.

Jeżeli w ramach danej infrastruktury istnieje możliwość zaadoptowania przestrzeni pod kantynę pracowniczą i zaplecze kuchenne, daje to ogromne możliwości, również jeśli chodzi o wpływ na ofertę, koncept restauracji oraz wystrój. Nowoczesne stołówki biurowe to już nie tylko miejsca przeznaczone do spożywania posiłków, lecz także przestrzenie do relaksu i integracji pracowników. W ramach jednej przestrzeni możemy zorganizować miejsce, które zaspokoi wiele potrzeb zawartych w przeprowadzonej przez nas analizie. Jedna kantyna może zawierać ofertę śniadaniową, lunchową, street foodową czy kawiarnianą. Uwzględniając ergonomiczne meble, przyjazne oświetlenie oraz estetyczne wykończenia przy aranżacji stołówki jesteśmy w stanie wpłynąć pozytywnie na wzrost komfortu i poprawić samopoczucie pracowników.

Znaczna część przedsiębiorstw, przede wszystkim wynajmujących swoje biura, nie dysponuje wystarczającą przestrzenią, a także możliwościami technicznymi niezbędnymi do otwarcia własnej kantyny. Pod uwagę brane są firmy dostarczające posiłki przygotowywane na zewnątrz. To rozwiązanie ma jednak swoje wady, którymi są przede wszystkim brak wpływu klienta na rodzaj oferty i możliwości personalizacji. Kolejnymi problemami, które dotykają już bezpośrednio użytkownika końcowego, są zazwyczaj sztywne godziny przyjazdu dostawcy na miejsce, wymóg podgrzania posiłku, czy brak dostępności oferty w przypadku dużego zainteresowania.

Na rynku pojawiają się jednak dodatkowe rozwiązania, które stwarzają coraz więcej możliwości personalizacji i dostosowania usługi pod potrzeby konkretnego przedsiębiorstwa. Firmy cateringowe wprowadzają aplikacje, dzięki którym klienci mają możliwość zakupu posiłku dzień lub dwa dni wcześniej. W niektórych przypadkach mamy także opcję zamówienia dań z kilku wybranych przez firmę restauracji oraz dostawę w wybranej przez nas godzinie odbioru. Zaletą tego rozwiązania jest przede wszystkim świeżość posiłku, który jest dostarczany od razu po przygotowaniu. W firmach produkcyjnych, w których dostawy posiłków na zmianie nocnej są bardzo problematyczne, również z perspektywy wyznaczenia wspólnych przerw jako godzin odbioru, sprawdzą się maszyny grzewcze bądź lodówki z uprzednio dostarczanymi posiłkami. Większość dostawców, którzy oferują to rozwiązanie, jest otwartych na wprowadzanie zmian w ofercie i dostosowywanie lunchu do określonej grupy docelowej, co stanowi duży atut.

Coraz bardziej popularne staje się również indywidualne podejście do żywienia pracowników. Korporacje wprowadzają spersonalizowane diety pudełkowe jako część benefitów dostarczanych przez pracodawcę.  Zróżnicowana i zbilansowana dieta to podstawa zdrowia i efektywności pracowników. Jej personalizacja pozwala na uwzględnienie specyficznych potrzeb zdrowotnych, preferencji smakowych oraz celów żywieniowych poszczególnych osób.

Niezależnie od różnych możliwości, przedsiębiorstwa mogą z powodzeniem wprowadzić usługi cateringowe do biur czy fabryki. Jednak kolejnym ważnym aspektem jest wybór odpowiedniego dostawcy.

Wybór partnera – jaką podjąć decyzję?

ybór odpowiedniego dostawcy cateringu biurowego powinien opierać się na kilku kluczowych kryteriach. Należy zwrócić uwagę na jakość oferowanych posiłków i elastyczność oferty. Te czynniki pomogą nam wyeliminować przedsiębiorstwa, które nie zakładają dopasowywania MENU pod preferencje klientów. Kluczową rolę przy wyborze partnera gra także jego doświadczenie rynkowe. Z dużą łatwością zdobędziemy opinie dotyczące usługi oraz rekomendacje zamawiających. Zawężać obszar wyboru możemy również za pomocą szczegółowych oczekiwań względem produktów, pozycji  menu, rodzaju kuchni czy kaloryczności.

Kolejnym z kluczowych (a w przeciągu ostatnich miesięcy najważniejszym dla wielu organizacji) aspektów jest stosunek przedsiębiorstw do kwestii ESG. Firmy cateringowe, które uwzględniają zasady ESG, nie tylko dbają o swoje wyniki finansowe, ale również o wpływ na środowisko, społeczeństwo i dobre zarządzanie. Minimalizacja odpadów, zmniejszenie śladu węglowego, zrównoważone źródła surowców, czy inwestowanie w innowacje – to tylko niektóre z aspektów wpływających korzystnie na usługę cateringową oraz współpracę z dostawcą.

Z perspektywy podjęcia współpracy z firmą cateringową nie można zapomnieć o weryfikacji standardów sanitarnych i bezpieczeństwa żywności. Jako branża dostarczająca wszelkiego rodzaju usługi z zakresu FM nie możemy zapominać o bezpieczeństwie klientów. Należałoby także unikać współpracy z dwoma bądź więcej dostawcami. W znaczącym stopniu utrudnia to weryfikację incydentów i przypadków zatrucia oraz złego samopoczucia.

Jednym z ostatnich czynników, które w mojej opinii należy uwzględnić, pozostaje szeroko pojęta logistyka. Terminowość dostaw jest w przypadku tej usługi kluczowa. Posiłki należy dostarczać zgodnie z ustalonym jadłospisem, a produkty – zawsze z odpowiednim terminem przydatności do spożycia. W ramach procesu wyboru dostawcy nie przykłada się znaczącej uwagi do tego czynnika, ponieważ przyjmuje się go za pewnik w tej branży. Tymczasem często okazuje się, że stabilność dostaw stanowi spory problem, z którym borykają kontraktorzy z sektora MŚ.

Jak widać, proces wdrożenia usługi cateringowej należy odpowiednio przemyśleć i dostosować do potrzeb danego przedsiębiorstwa. Choć ta usługa wydaje się względnie prosta do wprowadzenia, może stać się przyczyną sporego niezadowolenia wśród pracowników. Dlatego należy skoncentrować się przede wszystkim na potrzebach i preferencjach klientów, którzy mają z niej korzystać.