Projektanci mogą skorzystać na wiedzy integratorów AV

Projektowanie

Biorąc pod uwagę znaczną liczbę konferencji organizowanych online lub w trybie hybrydowym, w projektowaniu poszczególnych pomieszczeń należy uwzględnić następujące aspekty:

• dane statystyczne z dotychczasowej eksploatacji przestrzeni przeznaczonych do spotkań, aby wiedzieć, jakich typów czy rozmiarów pomieszczeń potrzebujemy bardziej, a jakich mniej;
• potrzeby użytkowników końcowych – czynności wykonywane w danym miejscu;
• lokalizację sal na planie biura oraz ich położenie względem siebie – celem eliminacji ryzyka hałasu i konfliktów w użytkowaniu przestrzeni (np. bliskość głośnej kantyny lub budki telefonicznej);
• zakładaną elastyczność przestrzeni – wymagania odnośnie sal dzielonych czy też mobilnych technologii wspierających wielofunkcyjne przestrzenie;
• rozmiar pomieszczeń – w celu zapewnienia odpowiedniego doboru urządzeń oraz mebli;
• zastosowanie sali – czynności, które mają się w niej odbywać, będą narzucać technologię, która ma sprostać wymaganiom;
• układ biura – naświetlenie, układ poszczególnych jego elementów i instalacji branżowych;
• platformę komunikacyjną (Teams, Zoom, GoogleMeet itp.) – aby wykorzystać jej wszystkie możliwości za pomocą hardware’u;
• biurowy standard AV danej organizacji – w celu zachowania spójności i łatwiejszego zarządzania infrastrukturą AV;
• materiały wykończeniowe wpływające na akustykę sali – celem uniknięcia pogłosu i zapewnienia dźwiękoszczelności.

Współpraca między integratorem AV a architektem

Zarówno architektom, jak i integratorom AV podczas swojej pracy przyświeca jeden główny cel – zadowolenie klienta. Aby go osiągnąć, konieczna jest między nimi odpowiednia współpraca i koordynacja działań projektowych. Przy tworzeniu koncepcji sal konferencyjnych projektanci mogą realnie skorzystać z szerokiej wiedzy w zakresie kompetencji integratorów AV.

Rola, jaką technologia odgrywa w dzisiejszych przestrzeniach, znacznie różni się od tej sprzed kilku dobrych lat. Jej zmiana wymaga nowego zrozumienia i wzmocnienia relacji pomiędzy architektami oraz integratorami AV, ponieważ wdrożenie systemu audiowizualnego już dawno nie polega na zamontowaniu kilku pojedynczych urządzeń i ustaleniu tego, jak estetycznie ukryć okablowanie.

Współczesne technologie AV są bardziej skomplikowane i mocno zintegrowane z innymi systemami, w tym IT czy BMS. Muszą spełniać wiele wymagań technicznych i funkcjonalnych, aby pomóc organizacjom w dostosowaniu się do nowoczesnych stylów pracy. Obecnie organizacje inwestują coraz więcej środków finansowych w zintegrowane rozwiązania audiowizualne. Dzieje się tak, dlatego że wspierają one tryb pracy, komunikację, priorytety zrównoważonego rozwoju oraz pomagają wyróżnić się pracodawcom na rynku pracy.

Zmiana w podejściu klientów do nowoczesnych technologii powoduje, że prace dotyczące projektowania powinny obejmować integratora AV na bardzo wczesnym etapie tego procesu. Ma to znaczenie w holistycznym aspekcie projektowania biura, dlatego warto pamiętać, że:

– rodzaj oświetlenia sztucznego oraz dostęp światła dziennego do pomieszczenia wpływają nie tylko na jakość wyświetlanego obrazu, lecz także na to, jak prezentują się osoby w kadrze kamery podczas wideokonferencji;

– ilość przeszkleń radykalnie zmienia akustykę pomieszczenia, co decyduje o zrozumiałości mowy i jakości połączeń audio;

– wymiary pomieszczeń determinują wielkości instalowanych ekranów projekcyjnych, monitorów i projektorów, a w związku z tym ich wagę i sposób wzmocnienia ścianek oraz sufitów, do których będą one montowane;

– ilość wydzielanego ciepła przez urządzenia AV nie może zostać pominięta przez projektanta instalacji wentylacji i klimatyzacji.

Na etapie tworzenia dokumentacji projektowej integratorzy AV powinni określić szereg wytycznych i sugestii – dla architektów, jak również współpracujących z nimi projektantów innych branż.

Wówczas systemy AV wraz z okablowaniem nanoszone są na plany techniczne biura i inżynierowie-integratorzy analizują rzuty przestrzeni, sufitów i plany poszczególnych instalacji, aby wyświetlić również potencjalne przeszkody. Jako przykład można podać tutaj lampy zawieszone na linii projektora uniemożliwiające projekcję obrazu lub elementy klimatyzacji wpływające na możliwość instalacji sprzętu na suficie. Zatem międzybranżowa koordynacja projektu jest bardzo ważna.

Ma ona naprawdę duże znaczenie dla prac wykonawczych, ze względu na możliwość wystąpienia kolizji projektowanych systemów AV z już istniejącymi lub równolegle projektowanymi, instalacjami innych branż. Uzgodnienia między ekspertami z różnych dziedzin pozwalają uniknąć nieprzewidzianych sytuacji, a tym samym ewentualnych problemów z instalacją.

Koordynację międzybranżową przeprowadza się w zakresie:

• wytycznych dla projektów innych branż (instalacje zasilania, instalacje IT, bilans mocy cieplnej, bilans mocy elektrycznej);
• wytycznych dla okablowania (typ, kategoria, topologia, główne trasy kablowe);
• analizy projektów/instalacji innych branż (unikanie kolizji w montażu urządzeń, np. na sufitach analizowana jest lokalizacja: opraw oświetlenia, tryskaczy i czujników systemów przeciwpożarowych, innych głośników systemów DSO w celu uniknięcia problemów z montażem urządzeń);
• wytycznych akustycznych sal (w zakresie izolacyjności przegród ścian, czasu pogłosu, adaptacji akustycznej);
• układu biura (analiza pod względem logistyki dostarczenia urządzeń do konkretnych przestrzeni – niektóre urządzenia o dużych gabarytach, takie jak ekrany, wielkoformatowe monitory, muszą być wniesione/dostarczone np. na 20 piętro windą; to dość istotny aspekt, który ma przełożenie na sprawną instalację);
• architektury (wzmocnienia ścian pod montaż monitorów,  uzgodnienia w zakresie estetyki, kolorów projektowanych urządzeń, oraz lokalizacji urządzeń).

Odpowiednio przeprowadzony proces projektowy pomaga uniknąć problemów na etapie instalacji i wdrożenia oraz zapewnia sprawne działanie systemów, co finalnie przekłada się na zadowolenie klienta końcowego oraz całkowity koszt projektu (każda zmiana na późniejszym etapie oznacza koszty). Współpracując, architekci i integratorzy AV (których celem nie jest autopromocja czy sprzedaż, ale pomoc i doradztwo w celu zaprojektowania jak najbardziej efektywnej przestrzeni) mogą tworzyć funkcjonalne oraz nowoczesne przestrzenie biurowe.

Codzienna praca

Z nieodpowiedniego zaplanowania rozwiązań AV w salach konferencyjnych mogą wynikać pewnie trudności, takie jak:

• dyskomfort pracowników związany z problemami technicznymi w sali;
• długi czas uruchomienia systemu sali i zmniejszenie czasu na samo spotkanie;
• niskiej jakości dźwięk utrudniający zrozumienie wypowiedzi przez odbiorcę (zła akustyka, nie słychać rozmówców);
• trudność w słyszeniu i rozumieniu zdalnych uczestników spotkania;
• brak możliwości kolaboracji na dokumentach i odczytywania treści ze względu na źle dobrany monitor;
• brak możliwości pokazania wszystkich uczestników spotkania, kiedy osoby nie mieszczą się w kadrze (źle dobrana kamera, nieodpowiednia wysokość montażu kamery);
• trudności wynikające z kolizji międzybranżowych – np. lampa zasłaniająca obraz z projektora
• brak możliwości podłączenia różnych źródeł prezentacji.

Powyższe trudności przekładają się na codzienne funkcjonowanie użytkowników w tych przestrzeniach, wpływając na: zmniejszenie efektywności pracy, brak chęci pracy z biura, zwiększenie stresu, zmniejszenie komfortu i zaangażowania, zmniejszenie dostępu do głosu i poczucia przynależności do zespołu, a także możliwą negatywną reputację organizacji.

Estetyka i akustyka

Pewne detale wpływają na to, czy systemy AV można uznać za estetyczne. Są to: kolor i kształt urządzenia, uchwyty, jakość wykonania i materiału, z którego są wykonane, sposób montażu, prowadzenia i maskowania okablowania, grafiki i interfejsy.

Detale sprzętu AV mogą wpływać na aspekty wizualne przestrzeni, dyskretnie uzupełniając jej charakter, ale kiedy są źle dobrane, rzutuje to negatywnie na planowany efekt wizualny. Nieuwzględnienie systemu AV w projekcie skutkuje niewielką użytecznością sali w przyszłości, ponieważ nieprzemyślany układ pomieszczenia utrudni zaspokojenie celów oraz potrzeb.

Przy tworzeniu optymalnych, nowoczesnych przestrzeni konferencyjnych stosuje się różnego rodzaju rozwiązania akustyczne, takie jak: panele wygłuszające, rozpraszające; wyspy (elementy adaptacji akustycznej), a także odpowiednie materiały wykończeniowe – kurtyny, kotary, tynki akustyczne.

Oczywiście, istnieją też rozwiązania technologiczne wspierające akustykę – należą do nich: matryce mikrofonowe, odpowiednio zaprojektowane nagłośnienie i urządzenia głośnikowe, oraz procesory wykorzystujące algorytmy wspomagające akustykę, np. redukcja hałasu, eliminacja echa.

Rozwiązania AV zastosowane w salach konferencyjnych powinny różnić się od tych w innych przestrzeniach w biurze pod kątem zastosowania i funkcjonalności, które muszą być spełnione, aby sprostać potrzebom pracowników.

Każda sala może mieć zróżnicowany charakter estetyczny i technologiczny. Inaczej wyposaża się salę brainstormingu, inaczej do pracy w skupieniu, a jeszcze inaczej salę szkoleniową. Zalecamy jednak aby utrzymać jednolity  standard rozwiązań AV we wszystkich przestrzeniach biura – tzn. zastosować urządzenia tej samej marki i ten sam interfejs. Pozytywnie wpływa to na adopcję nowych technologii i poprawia doświadczenia użytkownika (user experience).

Trendy audio-wideo

Na rynku AV pojawiają się pewne trendy, które wpływają na projektowanie funkcjonalnych sal i zapewnienia komfortu uczestnikom spotkań. Największym z nich w 2024 jest wykorzystanie sztucznej inteligencji:

• w algorytmach audio (eliminacja dźwięków innych niż mowa),
• w algorytmach wideo (rozpoznawanie twarzy i osoby mówiącej),
• na platformach komunikacyjnych podczas spotkań (transkrypcje, notatki, tłumaczenia symultaniczne).

Do innych aktualnych trendów należą również:

• personalizacja urządzeń, poprzez kolorowe nakładki na soundbary, ramki na monitory czy sam interfejs dopasowany do SIWZu klienta;
• pokazywanie od frontu każdej osoby biorącej udział w spotkaniu (przez kamerę zestawu wideokonferencyjnego);
• prosta i intuicyjna obsługa systemu AV – dołącz do spotkania jednym kliknięciem;
• zastosowanie monitorów w proporcji obrazu 21:9 (w układzie pokazującym uczestników na dole monitora, tzw. front row);
• wdrażanie rozwiązań w trybie ONLINE (MTR, Teams Room, Zoom Room) zamiast BYOD (konieczność obecności laptopa) ze wzgl. na łatwiejszą obsługę, szersze funkcjonalności i zarządzanie infrastrukturą AV;
• automatyczne kadrowanie i śledzenie prezentera lub osoby mówiącej na spotkaniu;
• tworzenie wielofunkcyjnej, elastycznej przestrzeni, takich jak sale dzielone lub townhall’e;
• online przy wykorzystaniu monitorów interaktywnych, często All-In-One (z wbudowaną kamerą, mikrofonami i głośnikami);
• technologia LED zapewniająca wspaniałą jakość obrazu, elastyczność formatu i dłuższe działanie;
• bezprzewodowe udostępnianie treści;
• priorytety zrównoważonego rozwoju w urządzeniach AV, np. zmniejszenie poboru lub ograniczenie czasu poboru energii monitora.

Wygląda na to, że technologia zmierza ku uproszczeniu systemów, automatyzacji procesów i personalizacji, a także zwiększeniu udziału AI we wszystkich elementach systemów audiowizualnych.

Wpływa to na wygląd współczesnych pomieszczeń konferencyjnych, gdyż technologia staje się coraz obecna i widoczna w salach konferencyjnych, jednocześnie przybierając nowe, coraz bardziej atrakcyjne wizualnie formy. Producenci urządzeń AV zmierzają ku większej personalizacji, aby była możliwość większej spójności z architekturą biura.

Jesteśmy świadkami ewolucji technologicznej, która sprawi, że nasza praca zmieni się na zawsze – sztuczna inteligencja przejmie wiele prostych czynności obecnie wykonywanych przez ludzi (np. notatki ze spotkań czy dostrajanie dźwięku), uwalniając nasz czas, który możemy poświęcić na rozwijanie relacji ze współpracownikami i elementy kreatywne.