Sprzątanie na odsiecz

Prace dodatkowe – definicja

Czym są prace dodatkowe w zakresie usługi utrzymania czystości, kiedy i jak można je zlecać oraz jakie są korzyści i formalności z nimi związane?

Prace dodatkowe to te nieobjęte umową, harmonogramem lub zawarte w nim, ale zaplanowane i wykonywane z rzadką częstotliwością, np. raz lub dwa razy w roku. Mycie okien, czyszczenie wykładzin, gruntowne czyszczenie gresu czy konserwacja podłóg z kamienia naturalnego – to tylko niektóre z prac, które można określić okresowymi.

Dlaczego nazywane są dodatkowymi? Nie zawsze warto ujmować je bowiem w zryczałtowanej opłacie za usługę utrzymania czystości, gdyż ich zlecanie niekoniecznie musi być regularne. Przykładowo na częstotliwość mycia okien może wpływać ilość opadów atmosferycznych. To, że założymy, że okna będą czyszczone dwa razy w roku, nie oznacza, że pozostaną czyste miesiąc po umyciu. Wykładzina, gres, beton brudzą się na skutek wielu czynników, takich jak umiejscowienie powierzchni na mapie budynku, warunki atmosferyczne czy ilość osób korzystających z tych powierzchni. Wliczanie prac okresowych do stałej opłaty po prostu nie zawsze może być korzystne dla właściciela budynku.

Kiedy się na nie zdecydować?

Tego typu prace mogą być zlecane na podstawie określonych potrzeb obiektu lub zalecane przez dział techniczny, utrzymania ruchu lub menedżera zewnętrznej firmy sprzątającej.

Kiedy je zlecać? Przykładowo w następujących sytuacjach:

• kiedy stan czystości obiektu wymaga interwencji ponadstandardowej lub specjalistycznej,
• kiedy zmieniają się warunki lub wymagania dotyczące utrzymania czystości obiektu,
• kiedy chcemy poprawić komfort i bezpieczeństwo użytkowników obiektu,
• kiedy pragniemy podnieść estetykę i prestiż obiektu,
• kiedy trzeba wydłużyć żywotność i funkcjonalność elementów obiektu.

Nie należy zwlekać z przeprowadzeniem prac gruntownych i okresowych. Kiedy stan powierzchni wskazuje na konieczność ich wykonania, trzeba zrobić to niezwłocznie, ponieważ może dojść do jej nieodwracalnego uszkodzenia.

Za przykład mogą posłużyć okna – jeśli nie zostaną umyte w określonym terminie, na ich powierzchni zacznie się nadmiernie gromadzić osad i wyczyszczenie środkiem do mycia okien może wówczas być niewystarczające. Na powierzchni mogą np. pozostać widoczne wyschnięte krople wody. Niestety, zazwyczaj zaniedbania generują duże koszty, wymagają bowiem wykorzystania specjalistycznych i nierzadko drogich środków oraz narzędzi. Są dużo bardziej kosztowne niż czyszczenie bieżące.

Jak zlecać prace dodatkowe?

Prace dodatkowe możemy wykonać własnymi zasobami lub zlecać je np. poprzez:

• zgłoszenie zapotrzebowania na prace dodatkowe do firmy sprzątającej i uczestniczenie w wyborze podwykonawcy,
• powierzenie wykonania tego zadania aktualnej firmie sprzątającej,
• zawarcie odrębnej umowy z innym podmiotem zewnętrznym.

W każdym przypadku należy uzgodnić ze stroną wykonawczą szczegóły dotyczące realizacji prac dodatkowych, m.in.

• zakres prac,
• czas i sposób wykonania,
• osoby odpowiedzialne za nadzór i kontrolę jakości,
• sposób weryfikacji i odbioru prac,
• sposób rozliczenia i płatności.

Czy warto zlecić poszukiwanie ekipy specjalnej aktualnemu wykonawcy i zapłacić marżę od usługi, czy lepiej zrobić rozpoznanie we własnym zakresie?

Zlecenie wyboru wykonawcy prac dodatkowych firmie sprzątającej może być alternatywą dla osób, które nie mają czasu, chęci lub kompetencji do samodzielnego działania w tym zakresie. W takim przypadku można skorzystać z pomocy i doradztwa firmy, która ma doświadczenie i kontakty z przedsiębiorstwami zewnętrznymi specjalizującymi się w wykonywaniu prac dodatkowych. Firma sprzątająca może sama wykonać te zadania lub wybrać podwykonawcę.

Zlecenie wyboru wykonawcy firmie sprzątającej ma plusy i minusy. Do tych pierwszych należą:

• oszczędność czasu i wysiłku związanych z wysyłką zapytań ofertowych, przeglądaniem i ocenianiem ofert, sprawdzaniem wiarygodności i kompetencji firm oferujących usługę,
• korzyści z profesjonalnej wiedzy i doświadczenia firmy sprzątającej, która zna obiekt, może zaproponować optymalne rozwiązania i warunki realizacji prac dodatkowych,
• utrzymanie dobrych relacji z firmą sprzątającą, która może być bardziej elastyczna i lojalna wobec stałego klienta.

Do minusów należy zaliczyć natomiast:

• marżę, która może być wysoka i nieproporcjonalna do wartości oraz jakości usługi,
• ograniczony wybór wykonawcy prac dodatkowych, narzucony przez firmę sprzątającą, który może nie spełniać oczekiwań pod względem jakości i ceny usługi,
• mniejszą kontrolę nad realizacją prac dodatkowych, która może być niedokładna lub opóźniona z winy firmy sprzątającej czy podwykonawcy.

Zlecenie usługi aktualnej firmie sprzątającej oznacza, że albo będzie starała się ona wykonać te prace samodzielnie, albo poszuka podwykonawcy.

Prace dodatkowe to zazwyczaj czyszczenie gruntowne – do ich przeprowadzenia konieczna jest profesjonalna wiedza; większa od tej, którą posiada personel liniowy.

Warto pamiętać, że czyszczeniu gruntownemu podlegają zazwyczaj bardzo duże powierzchnie, zaś ich wymiana na nowe może dużo kosztować.

Najlepszym sposobem na wykonanie prac dodatkowych wydaje się jednak współpraca z zewnętrznymi podwykonawcami, choć zajmuje więcej czasu, szczególnie na początku, podczas poszukiwania zleceniobiorcy. Warto wziąć pod uwagę fakt, że prace gruntowne będą odbywały się cyklicznie, zatem po znalezieniu odpowiedniego wykonawcy można do niego wracać, oszczędzając czas.

Wybór wykonawcy prac dodatkowych można przeprowadzić z uwzględnieniem następujących etapów:

publikacja zapytania ofertowego z określeniem zakresu, terminu i budżetu prac dodatkowych oraz kryteriów oceny ofert,
zaproszenie do udziału w konkursie kilku firm zewnętrznych specjalizujących się w wykonywaniu prac dodatkowych, które mają dobre referencje i opinie na rynku,
porównanie ofert pod względem ceny, jakości, terminu i warunków realizacji usługi oraz sprawdzenie wiarygodność i kompetencji zgłaszających się firm,
wybór najkorzystniejszej oferty pod względem jakości i ceny oraz podpisanie umowy o świadczenie prac dodatkowych z wybranym wykonawcą.

Jak dokonać właściwego wyboru? Warto uwzględnić trzy wskazówki:

1. Należy uważać na firmy, które twierdzą, że nie muszą przeprowadzać wizji lokalnej i od razu podają stawkę za metr kwadratowy. To grzech główny firm sprzątających i powód do nabrania podejrzeń. Duży wybór materiałów wykończeniowych znacząco utrudnił pracę personelowi sprzątającemu – w przypadku nieprzekazania firmie precyzyjnej informacji o rodzaju powierzchni lub jej karty technicznej warunkiem koniecznym powinna być wizja lokalna i identyfikacja powierzchni. Specjalista powinien konkretnie określić materiał i zidentyfikować rodzaje zabrudzeń.
2. Dobrze widziany jest opis technologiczny usługi – krótka charakterystyka uwzględniająca wykorzystane środki chemiczne, narzędzia i metody.
3. Podpisując umowę z wykonawcą, warto zawrzeć w niej takie informacje, jak termin wykonania usługi, konieczność posiadania ubezpieczenia, odpowiedzialność za zniszczenia i opis technologiczny. Jeśli potencjalnego wykonawcę to zniechęca, nie należy podejmować współpracy.
   Warto zwrócić uwagę również na to, że w przypadku wyłączenia usług okresowych i czyszczenia gruntownego z harmonogramu opłata w ryczałcie będzie dużo niższa. Łatwiej będzie też porównać oferty, ponieważ ten rodzaj czyszczenia może być odmiennie wyceniany przez firmy sprzątające.

Warto również poznać ceny jednostkowe: za mycie okien, doczyszczenie gresu w holu czy wykładziny tekstylnej w biurze – pozwala to określić technologię i sugerowaną cenę usługi na przyszłość. Stanowi dobry punkt wyjściowy dla całego procesu.

Czasami warto też zlecić wykonanie prac dodatkowych firmie sprzątającej, która aktualnie świadczy usługę kontraktową. Będzie to rozwiązanie droższe, ale oszczędzi czas, zaś efekty będą najpewniej satysfakcjonujące.

Rozwiązań jest wiele – ważne, aby dokonać właściwego wyboru. Powodzenia!