Technologie audiowizualne w Allegro

Na początku chciałbym zapytać, jaki dział w Allegro docelowo zajmuje się zagadnieniami z obszaru audio-video? Z rozmów, które przeprowadzam z przedsiębiorstwami różnych branż, wynika, że zarządzany jest on u nich zarówno przez dział IT, jak i dedykowany dział AV. Zastanawiam się, jak to wygląda u Was?

Pracuję w dziale IT i cały zakres audio-video jest po naszej stronie. Dział Administracji w Allegro jest odpowiedzialny za sale, z których prowadzimy rozmowy i wideokonferencje, ale za prawidłowe działanie sprzętu, a także jakość usług odpowiada mój dział – Digital Workspace. U nas jest to podzielone w ten sposób, że za fizyczne przestrzenie biurowe (takie jak salki) odpowiada właśnie administracja, a wszystkie kwestie technologiczne (typu: jakość przesyłania obrazu) należą do obowiązków działu IT.

Mówisz, że obszarem audio-video zajmuje się Twój zespół. Czy to oznacza, że tworzycie wydzieloną komórkę odpowiadającą tylko za ten segment, czy zakres Waszych obowiązków jest większy?

Obszar audio-video jest jednym z wielu elementów, którymi zarządzamy i opiekujemy się w dziale IT. Digital Workspace liczy w tym momencie kilkadziesiąt osób i składa się z kilku mniejszych zespołów. Jeden z nich odpowiedzialny jest za usługi do cyfrowej współpracy (np. Google Workspace), inny za obsługę mniejszych aplikacji m.in. do zarządzania projektami, a kolejny za dostarczanie i dbanie o stacje robocze.

Ciekawi mnie, jak ważny w samym Allegro jest temat audio-video? Czy jest to jeden z elementów większej strategii działalności firmy, czy jednak priorytety rozłożone są raczej na inne obszary?

Jestem w Allegro ponad rok i zauważam, że ważność działu audio-wideo wzrosła. Szczególnie widoczne jest to właśnie teraz, kiedy społeczeństwo po pandemicznych obostrzeniach i pracy zdalnej zaczęło powracać do biur. Kiedy biura były puste, to działania naszego działu polegające na dostarczaniu technologii do salek nie były, siłą rzeczy, tak istotne. Teraz jest zupełnie inaczej. Ważne w naszej pracy jest słuchanie potrzeb – zarówno zarządu, któremu zależy na kontrolowaniu kosztów, jak i użytkowników, którym dostarczamy aplikacje do codziennego użytku. Prowadzimy regularne badania rynku, żeby sprawdzić, który system do wideokonferencji zepnie oczekiwania zarówno zarządu, jak i użytkowników. Właśnie przedłużyliśmy umowę z aktualnym dostawcą na kolejny okres. Nasi użytkownicy przywykli do obecnie użytkowanego narzędzia i nie chcieliśmy zaburzać preferowanego systemu pracy. Obecnie jesteśmy na etapie wchodzenia na rynki zewnętrzne (w ramach ekspansji na kraje, gdzie aktywnie działała Grupa Mall) i nie chcieliśmy wprowadzać zmian, żeby nie wpływać negatywnie na ekosystem całej organizacji.

 Ile sal konferencyjnych i miejsc, w których niezbędne jest zaplecze technologiczne, znajduje się w Waszej firmie i jak one wyglądają?

Mamy do dyspozycji około 300 sal konferencyjnych mieszczących się we wszystkich naszych biurach w kilku krajach. Zaawansowane zaplecze technologiczne znajduje się w pomieszczeniach wyposażonych w co najmniej cztery miejsca. W salach dla 4-6 osób dostępne są mniejsze telewizory, z kolei w salach dla 8-12 osób – większe. Oferujemy również salki dwuosobowe, które służą do spotkań jeden na jeden. W nich nie ma sprzętu audio-video, ale można tam pójść z laptopem i korzystać z zamkniętych przestrzeni. Największe są dwie sale – jedna z nich znajduje się w Warszawie i może pomieścić około 100 osób, a druga znajduje się w Poznaniu i może z niej korzystać nawet do 150 osób.

Czy macie jakieś cele dotyczące ilości sal w ramach organizacji i standardów technologicznych, które chcielibyście w nich wykorzystywać?

Naszym celem jest ujednolicenie standardu wideokonferencji w ramach wszystkich naszych biur i lokalizacji w kilku krajach. Obecnie mocno skupiamy się na zagranicznych rynkach. W Pradze funkcjonuje już kilkanaście pomieszczeń ze sprzętem do wideokonferencji i dążymy do tego, żeby nawet małe salki doposażyć do preferowanego standardu. Zależy nam na tym, aby odbiór usług w każdej salce był taki sam, a możemy to osiągnąć, ujednolicając sprzęt i miejsca jego montażu. W chwili obecnej mamy dwa standardy, które różnią się interfejsem dla użytkowników i chociażby zagadnienia związane z udostępnianiem ekranu wyglądają inaczej w zależności od sali. W związku z tym głównym naszym celem w roku bieżącym jest pełne wdrożenie ujednoliconego systemu, który dla każdego obecnego, jak i przyszłego użytkownika będzie prosty, przejrzysty i zrozumiały.

Czy w związku z dążeniem przez Was do określonych standardów zakładacie wprowadzenie jakichś specjalnych technologii i rozwiązań, które przybliżą Was do osiągnięcia założonych celów?

Tak, jak najbardziej. Jeżeli chodzi, chociażby o wyświetlacze, które chcemy wymienić w tym roku, to zdecydowanie planujemy przejść na natywne rozwiązania wspierające aktualne używanej technologii. Jesteśmy także otwarci na inne standardy, które pozwolą nam zwiększyć uniwersalność rozwiązań i tym samym przygotują nas na możliwe zmiany w przyszłości dotyczące systemów do wideokonferencji. Planujemy inwestycje w sprzęt, który natywnie wspiera różne rozwiązania wideokonferencyjne, co powoduje, że nie będzie miało znaczenia, czy w przyszłości będziemy korzystać z komunikatora Zoom, Meet czy też Teams.

Wspomniałeś, że Waszych głównym celem jest ujednolicenie schematów działania. Czy w związku z tym stworzyliście lub tworzycie dokument standardów, który obowiązywałby w całej organizacji?

Mamy jedną firmę, która instaluje sprzęt w naszych salach, co powoduje, że jest on zawsze montowany zgodnie z naszymi ustalonymi wymaganiami. Nie ma rozbieżności, że w jednej salce telewizor będzie na wysokości 40 cm nad ziemią, a w drugiej na dwóch metrach. Dokumentu per se nie mamy, ale obowiązujące reguły są z góry ustalone, a kwestie sposobu instalacji sprzętu są ściśle określone i wypracowane przez nas na przestrzeni ostatnich paru lat.

Interesuje mnie także kwestia bezpieczeństwa stosowanych przez Was rozwiązań. Jak podchodzicie do tego zagadnienia i na co zwracacie szczególną uwagę?

Kwestia bezpieczeństwa jest dla nas bardzo istotna. Szczególną uwagę poświęcamy zapewnieniu poufności, integralności oraz dostępności naszych danych. W przypadku spotkań organizowanych w formie wideokonferencji jedną z kwestii, którą analizujemy przy wyborze technologii, jest np. zapobieganie dołączeniu do spotkania osób nieuprawnionych.

Porozmawiajmy o przyszłości. Jakie technologie są w obszarze Twojego zainteresowania i jakie rozwiązania zaimplementowałbyś w Allegro, gdybyś to ty mógł o tym decydować?

Przede wszystkim zaimplementowałbym rozwiązania, które są przystępne dla użytkowników i łatwe w utrzymaniu dla mojego zespołu. Chciałbym, żeby zaspokajały podstawowe potrzeby użytkowników. Preferuję rozwiązania proste i stabilne aniżeli dające więcej możliwości, ale trudne do opanowania. Zależałoby mi na tym, żeby technologie wykorzystywane w ramach naszej organizacji były ze sobą kompatybilne i funkcjonowały w obrębie jednego ekosystemu. Ważne dla nas jest również złamanie bariery językowej, z którą borykamy się w naszej organizacji. Integrując się z pięcioma nowymi krajami w ramach naszej grupy, napotykamy na taki problem, że nie wszyscy mówią po angielsku lub ich angielski jest na innym poziomie. Dlatego też chciałbym wdrożyć rozwiązanie, które pomogłyby automatycznie generować napisy tłumaczone w czasie rzeczywistym dla użytkownika znajdującego się po drugiej stronie. Byłoby to duże ułatwienie w organizacji naszej pracy.

Pozostając jeszcze w rozważaniach na temat przyszłości – powiedz, proszę, jaką masz wizję na temat tego, co czeka Digital Workspace?

Cały Świat żyje obecnie tematem sztucznej inteligencji i korzyści wynikających z jej wykorzystywania w działaniach różnych segmentów przedsiębiorstwa. Uważam, że my także od tego nie uciekniemy i AI będzie stanowiło dużą rolę w działaniach mojego zespołu. Bez wątpienia przydatny okazałby się jakiś asystent, który pomógłby nam rozwiązywać powtarzalne zadania. W ciągu ostatniego roku sztuczna inteligencja znacząco się rozwinęła i jej znaczenie dla organizacji wielu branż zauważalnie wzrosło. Chcąc nieustannie się rozwijać, nie możemy pozostać w tyle, dlatego już teraz poznajemy korzyści wynikające z wdrożenia w naszej firmie sztucznej inteligencji, wykorzystując ją w możliwie najlepszy dla nas sposób.