U progu zmian

To dopiero początek. W jaki sposób sztuczna inteligencja zmienia oblicze branży nieruchomości komercyjnych?

Mimo że od wielu miesięcy dużo mówi się o sztucznej inteligencji, w praktyce nadal wielu managerów i właścicieli firm nie wie, jak korzystać z nowej technologii, która zmienia świat. Wraz z postępem technologicznym sztuczna inteligencja (zapisywana jako SI, a czasem po angielsku jako AI) zyskuje na znaczeniu w różnych sektorach gospodarki, przynosząc transformacje, które zmieniają zasady gry i wywracają do góry nogami znane dotychczas modele biznesowe.

W branży nieruchomości komercyjnych AI otwiera nowe możliwości, które mogą znacząco wpłynąć na efektywność, koszty oraz jakość zarządzania i obsługi najemcy. Technologie oparte na AI stają się kluczowym elementem w pracy Property i Facility Managerów, Leasing Managerów, a także istotną składową wewnętrznych procesów firm deweloperskich czy agencji nieruchomości.

Nowe możliwości Property i Facility Managerów

AI rewolucjonizuje sektor zarządzania nieruchomościami poprzez automatyzację i optymalizację wielu procesów. Systemy AI mogą na bieżąco monitorować stan techniczny obiektów, analizować wzorce zużycia energii i przewidywać przyszłe potrzeby remontowe, co pozwala na znaczące obniżenie kosztów operacyjnych i zwiększenie wartości nieruchomości.

Oczywiście, żeby stało się to możliwe, najpierw musimy uzbroić nieruchomość w sensory i nauczyć się zbierać dane, które będą przetwarzane przez algorytmy i narzędzia AI. O ile do niedawna zastanawialiśmy się w branży, po co nam tyle danych, których i tak nie analizujemy, teraz zastanawiamy się, skąd brać ich więcej i jak nauczyć nowe platformy analityczne wyciągać wartościowe – z punktu widzenia zarządzania – wnioski. Kolekcjonowanie, czyszczenie i integracja danych, z których mogą korzystać nowe algorytmy, powinny ponownie wrócić na agendę osób zajmujących się cyfrową transformacją w naszej branży.

W pracy Property Managera kluczową rolę odgrywa budowanie trwałych relacji z najemcami, co przekłada się na wyższą satysfakcję i lojalność klientów, a także na lepsze wyniki finansowe nieruchomości. Sztuczna inteligencja (AI) może znacząco wspomóc menedżerów nieruchomości w tej dziedzinie, automatyzując i personalizując komunikację, dla przykładu: AI może analizować historię interakcji z najemcami, przewidywać ich potrzeby i personalizować komunikaty, co pozwala na bardziej zindywidualizowane podejście.

Narzędzia AI mogą również monitorować i przypominać o ważnych terminach dotyczących np. odnowienia najmu czy zgłoszenia konserwacji. Dzięki temu żadne zapytanie czy prośba najemcy nie zostaną przeoczone. Ponadto AI może automatycznie zarządzać zapytaniami najemców i oferować natychmiastowe odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania, co zwiększa efektywność obsługi i satysfakcję najemców. Dzięki tym narzędziom property managerowie mogą skoncentrować się na bardziej strategicznych aspektach swojej pracy, jednocześnie utrzymując silne i pozytywne relacje z najemcami.

AI zmieni również obszar wynajmu nieruchomości, przynosząc korzyści zarówno wynajmującym, jak i najemcom. Systemy oparte na AI mogą analizować duże liczby danych (w tym dane o rynku nieruchomości), pomagając w identyfikacji trendów i optymalizacji strategii cenowych. Na rynku już od lat jest obecnych wiele narzędzi, które pomagają uprościć proces odpowiadania na zapytania ofertowe. Proces, który jest niejednorodny, a jednocześnie monotonny, powtarzalny i wymaga często zaangażowania wielu osób w celu zebrania informacji dla klienta.

Modele Custom GPT „nakarmione” wiedzą o procesach, ofertami z poprzednich naszych sprzedaży, zasadami, które firma stosuje w relacjach handlowych, będą mogły tworzyć szkic oferty, a wkrótce — pełny zestaw dokumentów. Jednocześnie informują Leasing Managera o tym, jak spersonalizować ofertę i przedstawić ją klientowi. Już w tej chwili każda osoba posiadająca dostęp do Chat GPT może nawet bez odkrywania poufnych danych przeanalizować dostępne publicznie informacje o kliencie i zbudować z „czatem” strategię sprzedaży, retorykę i pomysł na pozycjonowanie firmy i inwestycji, który najlepiej pasuje do aspiracji, wartości i profilu działania najemcy.

Ważnym elementem procesu najmu np. powierzchni biurowej jest przetestowanie i zaprezentowanie potencjalnemu najemcy potencjału oferowanej powierzchni. Do niedawna Leasing Manager zlecał to zadanie architektowi, potem prezentował wyniki najemcy, zbierał uwagi, przesyłał je do architekta, konsultował detale związane z instalacjami z doradcami technicznymi. Proces czasem trwał tygodniami i często wygrywał ten oferent, który przeprowadził go kilka dni szybciej, wyróżniał się większą elastycznością i był bardziej responsywny. Obecnie na rynku dostępne są narzędzia, które taką pracę wykonują dla Leasing Managera w sposób zautomatyzowany, zaledwie w kilka kliknięć. Praca nie jest liczona w dniach czy tygodniach, a w minutach.

Choć w tej chwili kojarzymy automatyczne chatboty na stronach www czy też używane głosowo w call center jako zło konieczne, to bardzo szybko się to zmieni. Dlaczego? Dotąd taki bot próbował wyłapać z kontekstu słowa kluczowe i serwował klientowi gotowe odpowiedzi z puszki. Teraz, dzięki generatywnej sztucznej inteligencji, możliwe jest tworzenie skutecznych, celowanych rozwiązań na zapytania klienta: szybko, 24/7, praktycznie bezkosztowo i bez konieczności zarządzania ludźmi.

Tacy wirtualni asystenci mogą przejmować zadania związane z obsługą klienta, odpowiadając na zapytania, a także oferując rezerwację dotyczącą prezentowania nieruchomości, co pozwala leasing managerom skupić się na bardziej złożonych aspektach negocjacji i zarządzania portfelem nieruchomości. Pojawia się tylko pytanie: Gdzie znajduje się granica automatyzacji, której przekroczenie sprawi, że klient poczuje się potraktowany „masowo”, „taśmowo” i skorzysta z usług konkurencji oferującej żywy kontakt z człowiekiem?

To, czego nie zaakceptuje klient, może pomóc pracownikowi. Integracja AI w wewnętrzne procesy firm CRE umożliwia automatyzację rutynowych zadań, takich jak: wprowadzanie danych, zarządzanie dokumentacją czy raportowanie, a nawet codzienna obsługa pracowników w zakresie urlopów, benefitów, a coraz częściej także onboardingu i wsparciu w codziennej pracy.

Wiele firm zdecydowało się już na wdrożenie tzw. AI Sandbox, czyli technologicznych piaskownic, gdzie w kontrolowanych, bezpiecznych warunkach pracownicy mogą „bawić” się sztuczną inteligencją i odkrywać jej potencjał bez narażania na ekspozycję poufnych danych firmowych podczas korzystania z nieznanych narzędzi. Zdecydowanie warto rozważyć taki projekt. Należy jednak pamiętać, żeby wraz z wdrożeniem równolegle prowadzić edukację pracowników, tworzyć politykę bezpieczeństwa AI oraz wkomponować te działania w kompleksową strategię cyfrowej transformacji.

Wdrożenie w firmie rozwiązań wspieranych algorytmami generatywnej sztucznej inteligencji nie tylko zwiększa efektywność, lecz także redukuje ryzyko błędów ludzkich. AI może również wspierać procesy decyzyjne poprzez zaawansowane analizy i prognozy rynkowe, co jest szczególnie cenne w dynamicznie zmieniających się warunkach rynkowych. GenAI, czyli Generatywna Sztuczna Inteligencja zdolna jest do generowania nowych rozwiązań i projektów. Może odgrywać kluczową rolę w projektowaniu przestrzeni, które lepiej odpowiadają na potrzeby użytkowników, a co szczególnie istotne – wstępne projekty i koncepty mogą wykonać pracownicy, którzy nie są projektantami.

Teraźniejszość vs przyszłość

Dlaczego nie podajemy gotowych rozwiązań i przykładów wdrożeń? Modele językowe (takie jak GPT4) otwierają zupełnie nowe możliwości, nie tylko w naszej branży. Jednak jest to tak nowa technologia, że wymaga jeszcze stabilizacji i zahartowania w boju, zanim będzie można jednoznacznie powiedzieć, że jakiś produkt wspierany AI robi tę oczekiwaną od dawna magię, która zmieni drastycznie rynek i naszą pracę. Taką, która pozwoli w niektórych procesach całkowicie „puścić ręce z kierownicy” i skupić się na relacji, człowieku — a więc tym, co najważniejsze.

Wprowadzenie AI do branży nieruchomości komercyjnych niesie ze sobą również pewne wyzwania. Zagadnienia prywatności danych i bezpieczeństwo cyfrowe są kluczowe przy wdrażaniu systemów AI, które przetwarzają duże ilości informacji. Ponadto istnieje obawa, że automatyzacja może prowadzić do zmniejszenia liczby miejsc pracy w niektórych segmentach rynku, co wymaga odpowiedzialnej implementacji technologii oraz strategii łagodzących negatywne skutki dla pracowników.

Przyszłość AI w branży CRE wygląda obiecująco, z wieloma możliwościami dalszego rozwoju i innowacji. Organizacje, które skutecznie zintegrują nowe technologie z istniejącymi procesami i kulturą korporacyjną, mogą uzyskać znaczącą przewagę konkurencyjną. Długoterminowy sukces będzie zależał od zdolności firm do adaptacji i reagowania na zmieniające się warunki rynkowe, z AI jako kluczowym elementem umożliwiającym tę elastyczność.

Od czego zacząć? Przede wszystkim od jak najszybszej edukacji pracowników i budowy strategii rozpoznania i wdrożenia sztucznej inteligencji w naszych organizacjach. Wspomniane dwa wątki pewnego dnia się spotkają i kiedy dojrzałość technologiczna organizacji spotka się z gotowością kadry, wówczas dostąpimy najprawdziwszej technologicznej magii!