Więcej niż administracja

Exclusive assistance w ramach obsługi najważniejszych osób i wsparcia strategicznych procesów w przedsiębiorstwie

Czy prezes Coca-Cola Company sam oddaje garnitur do pralni i kupuje bilety lotnicze? Raczej nie, a nawet jeśli tak, to należałoby zadać pytanie, czy takie rozwiązanie jest korzystne z punktu widzenia spółki.

Odpowiedź brzmi nie, ponieważ prezes ma tylko 24 godziny przez siedem dni w tygodniu, czyli dokładnie tyle co wszyscy, a jego cenny czas powinien zostać poświęcony na działania strategiczne, które pozwolą na płynne funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Za ich realizację odpowiada natomiast potężny sztab ludzi zarówno przynależących do organizacji, jak i spoza niej. Warto zatem rozważyć powierzenie któremuś ze specjalistów zadań niepotrzebnie obciążających osobę zarządzającą organizacją.

Tutaj chciałbym przypomnieć o dobrze znanej zasadzie: „Gdy ktoś jest od wszystkiego, to jest od niczego”. Warto zlecić nawet podstawowe czynności osobom/firmom, które specjalizują się w określonych działaniach, gdyż przysłowiowy prezes, który sam lubi kosić trawę czy naprawiać auto, bo się przy tym relaksuje, jest jedynie wyjątkiem potwierdzającym regułę. Nie odbierajmy sobie przyjemności, gdy coś faktycznie poprawia nasze samopoczucie. Jednak jednocześnie zlecajmy pozostałe czynności, które wywołują u nas frustrację.

Administracja, która stanowi prawdziwe wsparcie biznesu w formie ultimate hospitality, wymaga kunsztu pracy, którego efektem jest zapewnienie jakości usług na najwyższym poziomie. Dzięki temu osoby realnie zaangażowane w prowadzenie firmy z pozycji wysokiego szczebla mogą przekazać innym określone zadania, na które nie mają czasu, nie ma bowiem potrzeby, aby się nimi zajmowały.

W Dubaju trudno zamówić Uber Helicopter, ponieważ… jest ciągle wynajęty. A jak to wygląda w Polsce?

Część usług jest na tyle ograniczona, że popyt przewyższa podaż. Ile razy zastanawiałem się, czy nie założyć własnego salonu fryzjerskiego, kiedy to dzwoniąc na ostatnią chwilę, pytałem: „Czy mogę się umówić na dziś, bo akurat zwolnił mi się termin w kalendarzu, a dalej grafik mam bardzo napięty?”. Reakcją na te słowa w najlepszym wypadku był uśmiech pracownika salonu, a nierzadko również salwa śmiechu. Słyszałem: „Panie Marcinie, najbliższy termin mamy za miesiąc, ale możemy wpisać pana na listę oczekujących”.

Tylko czy posiadam na tyle specjalistyczną wiedzę, aby otworzyć własny salon fryzjerski i świadczyć tego typu usługi? Nie i jednocześnie mam podejrzenie graniczące z pewnością, że osoby, które nie prowadzą takiego biznesu, też się na tym nie znają. Dlatego właśnie współczesny concierge, czyli człowiek posiadający „numer telefonu do każdego”, do którego można zadzwonić i usłyszeć kojące słowa: „Ja to załatwię”, ma tak kluczowe znaczenie dla zabieganych i zapracowanych. 

Managerowie wysokiego szczebla muszą często znaleźć czas dla tylu osób, że zwyczajnie zaczyna „brakować im godzin w ciągu doby”. Nie mogą sobie więc pozwolić na obdzwanianie najbliższych salonów fryzjerskich z nadzieją, że uda im się umówić, bądź zastanawiać się, co zrobić, gdy ich bagaż nie doleciał na miejsce. To my — osoby „ze wsparcia” — musimy wiedzieć, gdzie na miejscu asap zaopatrzyć się w dopasowany garnitur czy z którego najbliższego lotniska wynająć taksówkę lotniczą (air taxi), kiedy prezes zwyczajnie spóźnił się na swój lot. Tutaj warto pamiętać o zasadzie: jadąc  rolls-royce’em, nie musisz się spieszyć, ponieważ zwykle to na ciebie czekają, ale co, jeśli w ogóle nie dojedziesz?

Umiejętność „gaszenia pożarów” to kluczowy punkt w CV executive assistant

Osoba, która to potrafi i nas wspiera, jest marzeniem każdego, kto ma za dużo na głowie. Szczególnie w chwilach, gdy ciało mocno obciążonego odpowiedzialnością człowieka ogarnia wyrzut adrenaliny, a jego jedyna myśl to: „O kurczę, zapomniałem o [tu wstawić dowolny subiektywnie ważny element]”. Jednak kiedy wie, że może liczyć na kogoś, kto szybko znajdzie najlepsze rozwiązanie, po chwili ciśnienie mu spada, a mroczki przed oczami ustępują.

Jak zadać szyku, czyli budowanie wizerunku firmy poprzez stosowanie zasad protokołu dyplomatycznego i etykiety biznesowej w ramach obsługi spotkań na najwyższym poziomie

Savoir-vivre, znajomość protokołu dyplomatycznego, zasady precedencji — czy mają znaczenie w świadczeniu usług administracyjnych na najwyższym poziomie? Oczywiście, ponieważ wiele zależy od sytuacji, w jakiej się znajdziemy. Pomyślmy jednak o formalnym charakterze spotkania i jego ewentualnych skutkach. Jeśli mamy realną szansę podpisać kontrakt, który pozwoli na podwojenie zysku naszego przedsiębiorstwa, to warto zadbać o „didaskalia”, a więc otoczenie.

Nie chcielibyśmy przecież, żeby do zawarcia porozumienia nie doszło na skutek naszej niekompetencji albo braku profesjonalizmu osób z naszego otoczenia. W związku z tym warto przykładać wagę do tego, z kim pracujemy. Szansa, że na talerzu wyląduje tzw. podeszwa zamiast kotleta, zmniejsza się wraz z ogólnym poziomem świadczonych przez restaurację usług. Nie bez powodu najlepsze lokale walczą o gwiazdki Michelin. To, czy dane spotkanie wymaga kunsztu gastronomicznego na takim poziomie, można z łatwością określić, biorąc pod uwagę podstawowe kryteria. Liczy się bowiem to, kogo zapraszamy i jaki jest cel spotkania – bo czy spotkanie biznesowe nie może odbyć się w restauracji McDonald’s? Może, zwłaszcza z prezesem McDonald’s.

Służyć swoją pomocą może nam cały sztab osób: warto wykorzystywać nawet nianie, które zajmą się dziećmi prezesa, gdy nagle „wyskoczy” mu ważne spotkanie, czy doradców wizerunkowych specjalizujących się w dress codzie. Wyobraźmy sobie, że na spotkaniu ma pojawić się wysoko postawiony dyplomata z dalekiego kraju, po którego należy wysłać kierowcę/taksówkę. Ubiór osoby reprezentującej firmę podczas spotkania musi być nie tylko schludny i czysty, ale przede wszystkim dopasowany do okoliczności, tak abyśmy nie narazili się na faux pas. Warto znać wszelkiego rodzaju specjalistów, którzy są gotowi świadczyć wsparcie na najwyższym poziomie: potrzebujemy przecież wiedzieć, do kogo się zgłosić w określonych sytuacjach. W związku z tym warto mieć w otoczeniu kogoś, kto zawsze podrzuci nam zapasowy krawat czy poszetkę, gdy będziemy ich potrzebować, bądź wie, w której szafce są zapasowe szpilki, gdy złamiemy obcas.