Wizja lokalna — poradnik dla zamawiających

Jakie są cele wizji lokalnej?

Wizja lokalna to oględziny miejsca wykonywania przedmiotu zamówienia, czyli w naszym przypadku sprzątania obiektu. Przeprowadzenie jej dla firmy sprzątającej ma na celu zapoznanie się z warunkami i specyfiką obiektu, takimi jak:

• wielkość i rodzaj powierzchni,
• stopień i rodzaje zabrudzeń,
• dostępność pomieszczeń gospodarczych oraz ich wyposażenie w niezbędne media,
• wymagania dotyczące jakości i częstotliwości sprzątania,
• oczekiwania i preferencje właściciela lub administratora obiektu.

Jest ona ważnym elementem procesu wyboru firmy sprzątającej, ponieważ pozwala na dokładną ocenę zakresu i kosztu usługi, a także na nawiązanie kontaktu i budowanie zaufania między stronami. Pomaga w dokonaniu wstępnej oceny firmy sprzątającej, zaś wykonawcy usługi sprzyja w dokładniejszym zapoznaniu się z obiektem.

W jaki sposób przygotować się więc do ogłoszenia wizji lokalnej i do niej samej?

Przygotowanie się do ogłoszenia wizji lokalnej polega na określeniu jej celu i zakresu, ustaleniu terminu i sposobu jej przeprowadzenia, a także na sporządzeniu dokumentacji niezbędnej do udziału w niej.

Cel i zakres wizji lokalnej powinny być zgodne z zapytaniem ofertowym, w którym należy podać jej termin, sposób przeprowadzenia, informacje o miejscu spotkania, osobach uprawnionych do udziału w niej, a także ewentualnych ograniczeniach i wymaganiach dotyczących bezpieczeństwa lub higieny.

Dokumentacja niezbędna do udziału w wizji lokalnej może obejmować m.in.:

• formularz zgłoszeniowy lub potwierdzenie zgłoszenia,
• oświadczenie o zachowaniu poufności informacji (NDA),
• oświadczenie o przetwarzaniu danych osobowych (RODO),
• upoważnienie do reprezentowania firmy sprzątającej,
• dokument tożsamości.

Przygotowanie się do samej wizji lokalnej związane jest także z zapewnieniem jej uczestnikom odpowiedniego wyposażenia i ubioru (jeśli takowe jest wymagane). Wspomnianą odzież należy dostosować do warunków panujących w obiekcie, nie zapominając o komforcie oraz bezpieczeństwie uczestników wizji.

Jako gospodarze musimy być gotowi do odpowiadania na pytania potencjalnego dostawcy i jego uwagi dotyczące obiektu. Powinny być one związane z przedmiotem zamówienia i służyć lepszemu zrozumieniu potrzeb i oczekiwań właściciela lub administratora obiektu. Mogą dotyczyć np.:

• szczegółów technicznych i organizacyjnych związanych ze sprzątaniem,
• dostępności i stanu instalacji wodno-kanalizacyjnej, elektrycznej, wentylacyjnej w pomieszczeniach gospodarczych,
• rodzaju zanieczyszczeń i odpadów,
• rodzaju wymaganego sprzętu i środków czystości,
• liczby osób korzystających z obiektu,
• rodzaju zagrożeń dla zdrowia i życia ludzi,
• rodzaju ochrony obiektu i procedur z tym związanych.

Podczas organizowanych wizji zdarza się, że osoby z ramienia firm sprzątających zadają pytania, na które odpowiedź znajduje się w skrupulatnie przygotowanym przez zamawiającego pytaniu ofertowym. Omawiana sytuacja ma prawo nas denerwować, ponieważ może świadczyć o nienależytym zapoznaniu się z zapytaniem ofertowym przez usługodawcę. Jeśli tak jest, potwierdza to tylko brak ich profesjonalizmu.

Nie warto więc zmierzać tą samą ścieżką. Proponuję w takiej sytuacji odpowiadać: „Odpowiedź na to pytanie zawarta jest w zapytaniu ofertowym”, a następnie udzielić odpowiedzi. Jeśli jednak sytuacja będzie się nagminnie powtarzać, możesz odmówić odpowiedzi na takie pytanie, dlatego że obowiązkiem osoby wizytującej obiekt jest szczegółowe zapoznanie się z treścią zapytania. Jeśli tego nie zrobiła, wówczas możemy uznać, że firma sprzątająca jest nierzetelna.

Jaki zatem model wizji lokalnej wybrać?

Model wizji lokalnej to sposób organizacji oględzin miejsca realizacji usługi przez wykonawców. To, na który z tych modeli warto się zdecydować, może zależeć od wielu czynników, takich jak:

• rodzaj i wielkość obiektu,
• ilość firm chętnych do dokonania oględzin,
• dostępność i stan techniczny obiektu,
• oczekiwania i preferencje zamawiającego.

W związku z tym możemy wyróżnić następujące modele wizji lokalnej:

a) jedna firma – jedno spotkanie

Każdy wykonawca odbywa wizję lokalną indywidualnie w ustalonym terminie i czasie. Zaletą tego rozwiązania jest zapewnienie prywatności i spokoju wykonawcom oraz umożliwienie im dokładnego zapoznania się z obiektem. Wadą z kolei jest to, że wymaga znacznej ilości czasu i zaangażowania ze strony zamawiającego, a także może być trudna do zorganizowania przy dużej liczbie wykonawców.

Każde takie spotkanie może trwać nawet 3-4 godziny, w zależności od wielkości i specyfiki obiektu. Jeśli zamawiający może poświęcić czas i ceni sobie dobrych współpracowników, warto wybrać to rozwiązanie i podczas indywidualnych spotkań lepiej poznać się z kandydatami (dokonanie właściwego wyboru może zaowocować długoletnią współpracą i brakiem konieczności przechodzenia tej procedury za rok lub wcześniej. Po prostu bardziej opłaca się podejść poważnie do tematu i zająć się nim „raz, a porządnie”, niż byle jak i cyklicznie).

b) kilka firm – jedno spotkanie

Wykonawcy umawiają się na wizję lokalną w ramach wspólnie ustalonego terminu. Plusem tego rozwiązania jest oszczędność czasu i zasobów zamawiającego oraz umożliwienie mu porównania i oceny wykonawców, minusem zaś – naruszenie poufności i konkurencyjności wykonawców oraz trudność w szczegółowym zapoznaniu się z obiektem.

Można przeprowadzić wizję w taki sposób, w sytuacji gdy nie jesteśmy w stanie pomieścić zainteresowanych w jednej sali. Warto przy tym pamiętać, że na wizje lokalne często przychodzi po kilka osób z jednej firmy. Jak niejednokrotnie pokazało doświadczenie, na takich spotkaniach może pojawić się nawet kilkanaście osób z różnych firm sprzątających.

Niestety tego typu wizje są mniej owocne, a podczas ich realizacji nie sposób przeanalizować zachowania poszczególnych przedstawicieli firm, jak i ich podejścia do usługi. Nierzadko spotykanym problemem są bariery w komunikacji.

Poza tym firmy sprzątające często nie chcą ujawniać konkurencji, że startują do danego zapytania, a tego praktycznie nie da się ukryć. Większość przedstawicieli posługuje się oflagowanymi pojazdami czy też kalendarzami i długopisami z logo firmy. Jeśli chodzi o przedstawicieli zamawiającego, którzy powinni uczestniczyć na takim spotkaniu, zależy to od wewnętrznych procedur obowiązujących w danej firmie. Ogólnie zaleca się obecność jakiegoś reprezentanta działu technicznego infrastruktury budynku, dysponującego wiedzą z tego zakresu i potrafiącego udzielać odpowiedzi na zadawane pytania.

c) zdalna – online

Zamawiający przeprowadza obchód samodzielnie, filmując na żywo obiekt i udostępniając transmisję wykonawcom. Za zaletę tej formy wizji można uznać brak wymaganej fizycznej obecności wykonawców w obiekcie, a w związku z tym ograniczone ryzyko związane z pandemią lub innymi zagrożeniami. Za wadę – niezaspokojoną potrzebę bezpośredniego kontaktu oraz interakcji między zamawiającym a wykonawcami. Takie spotkanie niesie ze sobą również ryzyko wystąpienia problemów technicznych, w tym jakości połączenia. Może się to później zemścić podczas wyboru firmy i realizacji kontraktu. Dlatego też polecam jak najrzadsze korzystanie z tego rozwiązania. Powinniśmy decydować się na nie tylko w razie wyższej konieczności. Jeśli osoba podpisująca kontrakt boryka się z brakiem czasu, do odbycia tradycyjnego obchodu można oddelegować kogoś ze swojego zespołu, a wziąć udział tylko we wstępnym spotkaniu i zakończeniu wizji.

d) Budynek ogólnodostępny – samodzielna wizja lokalna

Zamawiający nie organizuje wizji lokalnej, tylko informuje wykonawców o możliwości samodzielnego zwiedzenia obiektu w godzinach jego otwarcia. Zdarza się to w sytuacji gdy w zakresie obowiązków powierzchnie podlegające czyszczeniu są ogólnodostępne. Zaletą opisywanego modelu jest to, że nie wiąże się on z dodatkowymi kosztami i formalnościami ze strony zamawiającego oraz daje wolność i elastyczność wykonawcom co do terminu. Wadą – że nie gwarantuje on jednakowych warunków i dostępu do informacji dla wszystkich wykonawców. Może okazać się wręcz niemożliwy do zastosowania w przypadku obiektów zamkniętych lub specjalistycznych.

Ten wariant wizji szczególnie często jest wykorzystywany w przypadku galerii handlowych. Gorąco polecam jednak przeprowadzić obchód osobiście. Pozwoli nam to wiele  dowiedzieć się na temat firmy sprzątającej, choćby na podstawie pytań zadawanych przez jej przedstawiciela.

Warto wziąć też pod uwagę, że mimo ogólnego dostępu do powierzchni, które mają podlegać czyszczeniu, usługodawca potrzebuje często bardziej szczegółowych informacji np. o pomieszczeniach gospodarczych, maszynowniach czy rozmieszczeniu ukrytych ciągów komunikacyjnych na zapleczach, czy nie ma tam progów, schodów itd. To niezmiernie ważne dane i należy je udostępnić potencjalnym partnerom. Jeśli zbagatelizujemy etap wyboru firmy sprzątającej, możemy później gorzko tego żałować.

Niestety brałem udział w kilku wizjach w galeriach handlowych, gdy administrator mówił do mnie przez telefon: „Ja nie jestem przecież Państwu potrzebny. Budynek jest otwarty i można sobie go zwiedzać’’. A kiedy zapytałem o wskazane przez niego w zapytaniu powierzchnie położone na zapleczach w miejscach niedostępnych, otrzymałem informację, że mogę to sobie obejrzeć na załączonej do maila mapce. Nie róbcie tak. Bądźcie mądrzejsi. Może to narazić Was na dużą rozpiętość cenową ofert i trudności w porównaniu ich ze sobą. Poza tym nie świadczy to dobrze o profesjonalizmie zamawiającego i od początku zniechęca rzetelne firmy do współpracy.

Traktujcie z godnością firmy sprzątające. W końcu wybieracie współpracownika, któremu macie powierzyć pod opiekę wartościowe powierzchnie i wyposażenie. To tak jakbyście zatrudniali nowego pracownika. W najbliższym czasie będziecie się często kontaktować ze sobą i widywać. Warto jest taki wybór przeprowadzić od początku z głową.

Jak powinno przebiegać przykładowe spotkanie z jedną firmą sprzątającą?

Może ono składać się z trzech etapów.

Pierwszy z nich to spotkanie, które polega na omówieniu zapisów zapytania ofertowego. Jego celem jest zapoznanie się stron, ustalenie celu i zakresu wizji, a także podpisanie niezbędnych dokumentów.

Rekomendowane jest, wzięli w nim udział:

• zamawiający lub jego przedstawiciel,
• wykonawca lub jego przedstawiciel,
• ewentualnie specjaliści lub biegli.

Zamawiający powinien na nim przedstawić:

• charakter i specyfikę obiektu,
• cel i zakres wizji lokalnej,
• zasady jej przeprowadzenia,
• plan obiektu lub jego części, które będą oglądane,
• dokumentację dotyczącą przedmiotu zamówienia.

Wykonawca może zaprezentować:

• firmę i zakres jej działalności,
• swoje doświadczenie i referencje,
• wstępne pytania i uwagi dotyczące zamówienia.

W trakcie spotkania osoby z ramienia wykonawcy powinny podpisać:

• oświadczenie o zachowaniu poufności informacji (NDA),
• oświadczenie o przetwarzaniu danych osobowych (RODO).

Dobrze byłoby, aby podczas niego zamawiający dysponował projektorem i wyświetlał poszczególne punkty zapytania, pokrótce je omawiając. Pokrótce, ponieważ treść zapytania została już udostępniona i firmy sprzątające miały już szansę, żeby się z nim zapoznać.

Można przedstawić niektóre istotne procedury, jakie obowiązują w Waszej organizacji wpływające na proces utrzymania czystości. Im więcej informacji udzielimy, tym dokładniejszą kalkulację otrzymamy. A pytania, jakie usłyszycie w trakcie obchodu, z pewnością będą bardziej techniczne. Warto wiedzieć, że na tym etapie usługodawców często interesują ogólne wytyczne klienta dotyczące zapisów umowy i jej warunków realizacji.

Przyznam, że drugi etap jest moim ulubionym. Biorąc w nim udział, czułem się jak w programie telewizyjnym pt. „Jak to jest zrobione”. Poznawałem, jak od podszewki wygląda produkcja różnych dóbr lub kulisy wykonywania usług. Myślę, że jest to bardzo ciekawe — nie tylko dla mnie — dla zdecydowanej większości ludzi. Wykorzystajcie to na pokazanie powagi i wartości tego, czym się zajmujecie. Tego, na czym Wam zależy. Jakie procesy uważacie za kluczowe i nie powinny być zakłócane. Zaangażujcie potencjalnego wykonawcę w Wasz sposób myślenia.

Ogólnie rzecz biorąc, obchód to część wizji lokalnej, która polega na przejściu przez obiekt lub jego fragmenty w celu zapoznania się z warunkami i specyfiką miejsca wykonywania przedmiotu zamówienia. Powinien być on przeprowadzony dokładny i systematyczny  sposób i, tak aby nie pominąć żadnego obszaru istotnego z punktu widzenia usługodawcy. Zaplanujcie sobie wcześniej ścieżkę obchodu, a trakcie niego informujcie o pracach nietypowych pracach sprzątających, które wynikają ze specyfiki obiektu. Warto również wspomnieć np. o tym, jak zorganizowane są przerwy dla pracowników produkcji czy w jakich godzinach odbywa się zmianowość. Wszystkie sprawy poruszajcie szczegółowo. Koncentrujcie się na detalach, na których Wam zależy. Informujcie też o obszarach o mniejszym priorytecie stanu czystości.

Podczas obchodu lub na spotkaniu końcowym może paść pytanie dotyczące tzw. protokołu przekazania obiektu. To dokument przygotowywany przez firmę przejmującą usługę pod kątem sprzątania bieżącego, kontraktowego. Jego sporządzanie praktykują dostawcy z doświadczeniem i dobrymi intencjami.

Powinien on zawierać udokumentowane fotograficznie wszelkie zniszczenia materiałowe i nadmiernie zalegające zabrudzenia na powierzchniach. Firmy sprzątające tworzą go po to, żeby nie zarzucić im rażącego niedbalstwa od razu na początku świadczenia usługi. Nie chcą być odpowiedzialne za poziom utrzymania czystości swoich poprzedników. Potraktujcie to jako dobrą okazję, żeby przeprowadzić inwentaryzację dotyczącą zniszczeń infrastruktury, którą ktoś za Was wykona.

Może się okazać, że zabrudzeń jest tak wiele, że wypadałoby przeprowadzić czyszczenie gruntowne przed pierwszym dniem świadczenia usługi kontraktowej. Jeśli to się Wam zdarzy, to nie bójcie się pytań, rozmawiajcie z wykonawcami i poproście o oferty na czyszczenie całej powierzchni lub w kluczowych dla Was obszary, np. toaletach i kuchniach.

Dzięki czyszczeniu gruntownemu na początku świadczenia usługi przez nową firmę łatwiej potem weryfikować jej wywiązywanie się z zapisów umowy i harmonogramu. Oczywiście może ono kosztować nawet dwukrotność miesięcznej stawki za stałą usługę, ale naprawdę warto.

Obchód zazwyczaj kończy się trzecim etapem, czyli spotkaniem końcowym, na którym można podsumować wyniki wizji lokalnej, odpowiedzieć na dodatkowe pytania i uwagi wykonawców, a także przekazać im dane kontaktowe do Was lub do kogoś z Waszego zespołu (aby dać firmie sprzątającej możliwość zadania dodatkowych pytań pogłębiających podczas tworzenia kalkulacji).

Na spotkaniu końcowym wykonawca powinien:

• potwierdzić zrozumienie celu i zakresu wizji lokalnej,
• zadawać dodatkowe pytania i zgłaszać uwagi dotyczące zamówienia,
• odebrać dane kontaktowe do administratora obiektu,
• zapoznać się z terminem i sposobem składania oferty,
• zapoznać się z kryteriami oceny ofert i warunkami umowy.

Na spotkaniu końcowym możecie podpisać:

• protokół z wizji lokalnej,
• ewentualne załączniki do protokołu.

Protokół z wizji lokalnej to dokument, który zawiera opis przebiegu i wyników wizji lokalnej, a także wnioski i oświadczenia stron. Powinien być sporządzony przez Ciebie lub osobę przez Ciebie upoważnioną. Protokół powinien być podpisany przez wszystkie osoby uczestniczące w wizji lokalnej. Dzięki temu zachowujesz transparentność podejścia do każdego uczestnika wizji. Wykazujesz się też swoim profesjonalizmem przed swoimi przełożonymi.