Wzmacniając tożsamość firmy

Hybrydowe środowisko pracy – nowe wyzwania i możliwości

Hybrydowy model pracy w organizacji wymaga przemyślanej strategii, która umożliwi skuteczną integrację pracowników oraz utrzymanie silnej kultury firmowej.  Mieszany model pracy łączy elementy pracy zdalnej i stacjonarnej, stwarzając zarówno pracownikom, jak i firmom wiele możliwości. Jedną z największych zalet pracy hybrydowej jest elastyczność, którą oferuje. Pracownicy mają możliwość decydowania, kiedy i gdzie pracują, co pozwala im dostosować swój harmonogram pracy do prywatnych zobowiązań i preferencji. Ta większa autonomiczność może prowadzić do lepszego zarządzania czasem, zmniejszenia stresu i poprawy równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. Dodatkowym atutem jest także redukcja czasu spędzonego na dojazdach.

Praca hybrydowa daje pracownikom możliwość wyboru środowiska, w którym czują się najbardziej komfortowo i efektywnie. Ze swojego doświadczenia wiem, że podczas pracy zdalnej mamy często większe możliwości skupienia się na zadaniach, bez żadnych zakłóceń, które pojawiają się często w tradycyjnym biurze. Z drugiej strony, osoby, które preferują pracę w biurze, mogą wykorzystać przestrzeń biurową do kreatywnych spotkań zespołowych oraz interakcji twarzą w twarz. Obecnie potwierdzono, że praca zdalna ma zauważalny wpływ na efektywność pracowników.A z perspektywy branży Facility Management ten model oferuje wiele możliwości, jeśli chodzi o optymalne wykorzystanie przestrzeni biurowych, czyli finalnie idące za tym oszczędności. Mniejsze zapotrzebowanie na powierzchnię biurową, czy redukcja kosztów eksploatacyjnych stają się dużą zaletą z perspektywy budżetowej dla przedsiębiorstw.

Jednak ten model pracy – chociaż w znacznej mierze preferowany przez dzisiejszych pracowników – stawia przed organizacjami również wiele wyzwań. Głównym z nich jest narastający problem z tożsamością organizacyjną. Pracownicy, którzy pracują zdalnie, doznają  po części odłączenia od organizacji, a co za tym idzie, poczucie ich przynależności do firmy spada. Zminimalizowany czas przebywania w biurze, a także integracji ze współpracownikami może odbić się przede wszystkim na efektywności współpracy zespołu, wzbudzać konflikty i ograniczać zaufanie pomiędzy członkami zespołu, czy też wpływać negatywnie na ich lojalność wobec korporacji. W tym kontekście kluczowym zadaniem dla liderów firm jest znalezienie balansu między różnorodnymi oczekiwaniami pracowników a utrzymaniem silnej tożsamości organizacyjnej.

Tożsamość organizacyjna – jak ją budować w dobie środowiska hybrydowego?

W kontekście hybrydowego środowiska pracy, budowanie tożsamości organizacyjnej staje się szczególnie trudne. Pracownicy, którzy pracują zdalnie są oddzieleni od „rdzenia” firmy, co osłabia ich poczucie przynależności do organizacji. Firmy muszą zatem znaleźć sposób, aby stworzyć spójną kulturę organizacyjną, która będzie włączająca, angażująca i dostępna dla wszystkich, bez względu na miejsce pracy.

Jednym z głównych wyzwań, które wiążą się z hybrydowym modelem pracy, jest brak codziennej, fizycznej obecności w biurze.  Powoduje to trudności w budowaniu relacji. W tradycyjnym modelu pracy relacje międzyludzkie kształtują się naturalnie – podczas przerw na kawę, spotkań przy lunchu czy luźnych rozmów przy biurkach. Spotkania osobiste i wspólne działania, które pozwalają na lepsze poznanie się członków zespołu, są istotnym elementem tworzenia więzi. W hybrydowym środowisku, gdzie część pracowników pracuje zdalnie, trudno utrzymać codzienny kontakt i interakcje, które sprzyjają budowaniu zaufania i więzi.  W celu zminimalizowania poczucia izolacji i osłabienia relacji, rolą liderów jest organizacja spotkań i działań w taki sposób, aby odpowiadały na potrzeby wszystkich członków zespołu i strukturę pracy. Warto organizować hybrydowe wydarzenia integracyjne, które będą dostępne zarówno dla osób pracujących zdalnie, jak i stacjonarnie. Organizacja wirtualnych spotkania team-buildingowych wpłynie na budowanie silniejszych relacji. Choć hybrydowy model pracy zakłada elastyczność, warto organizować również spotkania face-to-face, które wzmacniają poczucie wspólnoty.

Każdy pracownik może mieć inne preferencje dotyczące sposobu pracy. Dla niektórych, praca zdalna to szansa na większą elastyczność i lepsze zarządzanie czasem, podczas gdy inni preferują stabilność pracy w biurze i bezpośredni kontakt ze współpracownikami. W takiej sytuacji trudniej utrzymać spójność doświadczenia organizacyjnego. Firmy powinny dbać zatem o zapewnienie inkluzywności, czyli poczucia równości i przynależności, niezależnie od tego, w jakiej formie pracuje dany pracownik.

Abstrahując od wyboru sposobu pracy (praca zdalna i stacjonarna), każdy pracownik powinien czuć się częścią tej samej organizacji i mieć równe szanse w zakresie rozwoju kariery, dostępu do informacji oraz możliwości uczestniczenia w wydarzeniach integracyjnych.  Należy zapobiegać marginalizowaniu i zapewniać wszystkim pracownikom dostęp do tych samych informacji, narzędzi i zasobów. Organizacje powinny także promować kulturę otwartości, która zachęca do dzielenia się opiniami i pomysłami. Otwartość na różnorodne pomysły z różnych środowisk pracy sprzyja kreatywności i innowacyjności, a to ma bezpośredni wpływ na kulturę organizacyjną.

W modelu hybrydowym, aby zbudować spójną tożsamość firmy, kluczowa jest transparentna i efektywna komunikacja. Pracownicy powinni mieć poczucie, że są na bieżąco ze wszystkimi ważnymi informacjami dotyczącymi firmy – od wyników finansowych po zmiany w strategii. Ważne jest, aby regularnie organizować spotkania, na których omawiane będą najważniejsze wydarzenia w firmie, zmiany czy plany na przyszłość. To pomoże pracownikom czuć się związanymi z celami firmy.  Nie mniej istotnym czynnikiem jest także cykliczne dostarczanie raportów bądź newsletterów jako wewnętrznych form przekazywania niezbędnych informacji w organizacji.

Ważne jest także efektywne i intensywne wykorzystanie technologii, która ułatwia komunikację i współpracę między pracownikami, bez względu na miejsce ich pracy. Wspólne narzędzia do komunikacji, zarządzania projektami a także regularne spotkania wirtualne są fundamentem do utrzymania poczucia wspólnoty i tożsamości organizacyjnej. Dzięki odpowiednim narzędziom pracownicy mogą współpracować na bieżąco, dzielić się pomysłami, zarządzać projektami i śledzić postępy w sposób, który nie wymaga ich fizycznej obecności w biurze. Zwiększa to poczucie wspólnej odpowiedzialności za sukcesy firmy.

Przestrzeń odpowiadająca nowym potrzebom. Rola Facility Managera

Biuro nie jest już miejscem, w którym pracownicy spędzają większość swojego czasu. Obecnie to przestrzeń, która ma wspierać ich produktywność, kreatywność, współpracę, integrację zespołów i ma znaczny wpływ na budowanie kultury organizacyjnej. W dobie pracy hybrydowej przestrzeń musiała zostać dopasowana do różnych form pracy, a odpowiednio zaprojektowane lub dostosowane biuro stało się sercem organizacji.

Przestrzeń biurowa w erze pracy hybrydowej musi być elastyczna i otwarta na różnorodne pracowników. Jeżeli organizacja zatrudnia pracowników w pełni zdalnych, hybrydowych czy pracujących w biurze, przestrzeń powinna umożliwiać różne style pracy. Istotne jest zatem, aby uwzględnić przygotowanie miejsc przeznaczonych dla indywidualnej pracy w ciszy, czy odpowiednio dostosowane sale konferencyjne i soft seatingi pod spotkania zespołowe. Elastyczność oznacza, że biuro musi mieć różnorodne strefy, które umożliwią pracownikom dostosowanie przestrzeni do ich bieżących potrzeb.

Znalezienie miejsca do koncentracji i pracy samodzielnej powinno być łatwe w biurze hybrydowym. Strefy ciszy (tzw. focus rooms) powinny oferować przestrzeń, w której pracownicy mogą skupić się na indywidualnych zadaniach, bez zbędnego rozpraszania. Małe pokoje lub kabiny akustyczne minimalizują hałas i zakłócenia, natomiast kabiny akustyczne, które zapewniają prywatność i ciszę, wpływają na jakość pracy. Aby zachęcić pracowników zdalnych do pracy z biura, jako osoby zajmujące się przestrzenią powinniśmy dostosować biuro do warunków, które panują w ich domach, a co za tym idzie – umożliwić pracę w ciszy, skupieniu, zapewniając również możliwość relaksu.

Nie może zabraknąć przestrzeni, które umożliwiają odpoczynek i regenerację. Zatem w przypadku planowania zmian w biurze zaplanujmy przestrzeń, w której można „doładować baterię” czy spotkać się nieformalnie ze współpracownikami.

Jak wcześniej wspominałam, jednym z aspektów budowania przynależności do organizacji są cykliczne spotkania zespołowe, zatem przestrzeń biurowa powinna umożliwiać pracownikom spotkania w zespołach i kreatywne dyskusje. To strefy, w których odbywają się prezentacje, warsztaty, burze mózgów i spotkania projektowe mogą mieć realny wpływ na budowanie tożsamości firmy. Jak widzimy, elastyczność biura jest bardzo ważna, a przestrzenie, w których zespoły mogą spotykać się i wymieniać pomysłami w otwartym, sprzyjającym kreatywności środowisku, mają ogromne znaczenie. A zatem zarówno odpowiednia ilość, jak i  aranżacja sal konferencyjnych w biurze umożliwia zespołom organizację spotkań stacjonarnych, jak również wirtualnych.

Kluczowe jest także szybkie dostosowanie i re-aranżacja przestrzeni, a w tym pomogą meble, takie jak modularne sofy czy stoły o różnych konfiguracjach. Nie należy zapominać również o najważniejszym z perspektywy zdalnego uczestnictwa w spotkaniach, czyli systemach video oraz telekonferencyjnych.

Mimo wielu wyzwań, przed którymi stoją organizacje, z perspektywy budowania tożsamości, jak i poczucia przynależności pracowników, firmy mogą w dalszym ciągu skutecznie ją budować.

Jest to jak najbardziej możliwe w przypadku hybrydowego modelu pracy, jednak działania, strategia i narzędzia muszą zostać odpowiednio dostosowane. Kluczowe jest stworzenie środowiska, które będzie wspierało zarówno pracowników stacjonarnych, jak i zdalnych, jednocześnie promując zaangażowanie i lojalność. Oprócz działań realizowanych przez liderów, mamy wiele możliwości i rozwiązań, które – wprowadzone w przestrzeni biurowej – wpływają na integrację pracowników zdalnych z zespołami, a także utrzymanie kultury organizacyjnej.