ZABEZPIECZENIA W UMOWACH NAJMU KOMERCYJNEGO

ZABEZPIECZENIA ISTOTNE Z PERSPEKTYWY WYNAJMUJĄCEGO 

Z perspektywy wynajmującego kluczowe znaczenie ma zagwarantowanie terminowego wykonywania przez najemcę zobowiązań finansowych wynikających z umowy najmu, takich jak uregulowanie czynszu czy też opłat eksploatacyjnych. Istotne jest również zagwarantowanie zwrotu przedmiotu najmu po wygaśnięciu/wypowiedzeniu umowy, a także potencjalnie doprowadzenie do realizacji innych, dodatkowych zobowiązań najemcy, w tym specyficznych dla danego projektu lub działalności najemcy.

Zabezpieczenia roszczeń finansowych wynajmującego

Typowymi zabezpieczeniami płatności czynszu, opłat eksploatacyjnych oraz ewentualnie innych zobowiązań pieniężnych (np. kar umownych), ustanawianymi przez najemcę na rzecz wynajmującego, są: gwarancja bankowa/ubezpieczeniowa lub kaucja gwarancyjna (depozyt gotówkowy).

Istotą gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej jest ich abstrakcyjny charakter. Bank lub odpowiednio ubezpieczyciel zobowiązuje się do zapłaty wynajmującemu określonej kwoty, w sytuacji gdy najemca nie spełni swoich zobowiązań, bez konieczności udowadniania merytorycznej zasadności żądania zapłaty. Gwarancja powinna mieć określone cechy – być bezwarunkowa, nieodwołalna, płatna na pierwsze żądanie, a także być przenaszalna.

Wysokość gwarancji lub depozytu zależy od specyfiki danej umowy najmu, etapu realizacji projektu, kondycji finansowej najemcy, rodzaju działalności prowadzonej w przedmiocie najmu oraz – co szczególnie istotne – rodzaju i wysokości pozostałych zabezpieczeń dostarczanych wynajmującemu.  W praktyce najczęściej spotykane są zabezpieczenia udzielane w wysokości nie mniejszej niż trzykrotność miesięcznego czynszu najmu oraz zaliczek na poczet opłat eksploatacyjnych. Wyższy poziom zabezpieczeń zazwyczaj występuje, jeżeli wynajmujący realizuje szeroki zakres prac adaptacyjnych np. w inwestycjach magazynowych „szytych na miarę” pod potrzeby najemcy.

W niektórych przypadkach, obok gwarancji bankowej/ubezpieczeniowej lub depozytu (rzadziej zamiast nich), najemca dostarcza wynajmującemu zabezpieczenie w postaci gwarancji spółki matki (parent company guarantee). Tego rodzaju zabezpieczenie jest zazwyczaj stosowane, gdy najemca jest spółką z ograniczonymi środkami finansowymi lub niedawno powstałą spółką celową, dedykowaną do danego projektu. Gwarancja spółki matki może przybrać formę poręczenia lub umowy gwarancji opartej na konstrukcji umowy o świadczenie przez osobę trzecią. Warto w tym miejscu zaznaczyć potencjalne praktyczne trudności z ewentualnym dochodzeniem roszczeń przeciwko spółce matce najemcy, w szczególności, jeśli jest to spółka prawa obcego.

Nierzadko wysokość, a czasami również forma wymaganych zabezpieczeń ulega zminie w okresie od momentu zawarcia umowy do jej wygaśnięcia. Zdarza się, że strony z góry regulują czynniki mające wpływ na możliwość wyżej opisanych zmian, np. wysokość zabezpieczenia może ulec zmniejszeniu po upływie pierwszych kilku lat umowy najmu, w czasie których najemca terminowo regulował swoje zobowiązania finansowe.

Zabezpieczenia zwrotu przedmiotu najmu 

Typowym zabezpieczeniem dotyczącym wydania przez najemcę przedmiotu najmu po wygaśnięciu lub rozwiązaniu umowy najmu jest oświadczenie najemcy o dobrowolnym poddaniu się egzekucji w trybie art. 777 § 1 pkt 4 kodeksu postępowania cywilnego. Takie oświadczenie powinno precyzyjnie określać przedmiot najmu oraz wskazywać obowiązek, w związku z którym najemca poddaje się egzekucji. Należy również wskazać stosunek prawny, z którego wynika zobowiązanie najemcy, datę powstania zobowiązania oraz opis świadczeń wierzyciela wraz z terminem ich wykonania. Spełnienie wszystkich wymogów pozwoli wyeliminować ryzyko kwestionowania skuteczności zabezpieczenia.

Oświadczenia o dobrowolnym poddaniu się egzekucji w trybie art. 777 § 1 pkt 4 kodeksu postępowania cywilnego dostarczane przez najemców często nie są weryfikowane przez prawników wynajmujących i nierzadko w kluczowych dla wynajmujących momentach objawiają się ich błędy uniemożliwiające skuteczną egzekucję.

Stosowanym powszechnie zabezpieczeniem terminowego zwrotu przedmiotu najmu przez najemcę jest również zastrzeżenie kary umownej. Najczęściej w praktyce spotykana jest kara stanowiącą co najmniej dwukrotność kwoty odpowiadającej wysokości dziennego czynszu (oraz ewentualnie zaliczek na opłaty eksploatacyjne) za każdy dzień opóźnienia w wydaniu. W przypadku tej regulacji kluczowe znaczenie ma to, czy wynajmujący ma prawo dochodzić odszkodowania przewyższającego wysokość kary umownej, co powinno być wyraźnie określone w treści umowy.

Zabezpieczenie innych zobowiązań najemcy 

Standardowym zabezpieczeniem wykonania zobowiązań umownych są kary umowne. Na pozór proste i powszechnie stosowane zabezpieczenie, jakim jest kara umowna, dla swojej skuteczności wymaga spełnienia szeregu przesłanek. Zarówno doktryna, jak i orzecznictwo wskazują m.in. na konieczność określenia limitu odpowiedzialności z tytułu kar umownych (ich maksymalnej wysokości) oraz wskazania kary umownej w sposób umożliwiający ustalenie jej wysokości w dacie zawarcia umowy.

W związku z tym, że kary umowne mogą być stosowane jedynie w odniesieniu do zobowiązań niepieniężnych, w celu zabezpieczenia zobowiązań pieniężnych coraz częściej wprowadza się alternatywne konstrukcje prawne oparte na zasadzie swobody umów. Przykładem takiego zabezpieczenia jest świadczenie gwarancyjne, w którym odpowiedzialność jest oderwana od winy i szkody. Z uwagi na brak regulacji tych konstrukcji w przepisach prawa, aby minimalizować ryzyko zakwalifikowania ich jako kary umowne, postanowienia umów w tym zakresie powinny być jak najbardziej precyzyjne.

ZABEZPIECZENIA ISTOTNE Z PERSPEKTYWY NAJEMCY 

Z perspektywy najemcy fundamentalne znaczenie ma zapewnienie wydania przedmiotu najmu spełniającego określone parametry w uzgodnionym terminie, a następnie zagwarantowanie możliwości niezakłóconego korzystania oraz prowadzenia w nim działalności przez cały okres najmu. Istotne jest także odpowiednie zabezpieczenie realizacji dodatkowych zobowiązań wynikających z umowy, takich jak terminowa wypłata zachęt finansowych, a także innych zobowiązań specyficznych dla danego projektu lub działalności najemcy.

Zabezpieczenie terminowego wydania przedmiotu najmu 

Częstym zabezpieczeniem wydania przez wynajmującego przedmiotu najmu w uzgodnionym terminie są kary umowne. Najczęściej zastrzega się je za każdy dzień zwłoki lub opóźnienia w wydaniu przedmiotu najmu, przy czym ich wysokość wynosi zazwyczaj co najmniej dwukrotność dziennej stawki czynszu (oraz ewentualnie zaliczek na opłaty eksploatacyjne) za każdy dzień zwłoki lub opóźnienia. Rozróżnienie pomiędzy zwłoką i opóźnieniem z perspektywy nieprawniczej może wydawać się mało istotne, natomiast ma ono kluczowe znaczenie dla rozstrzygnięcia zasad odpowiedzialności wynajmującego. Użycie pojęcia „zwłoka” oznacza, że wynajmujący zobowiązany będzie do wypłaty kary umownej jedynie w sytuacji, gdy brak terminowej realizacji zobowiązania wynika z jego winy. Pojęcie „opóźnienie” oznacza, że wynajmujący zobowiązany będzie do wypłaty kary umownej bez względu na jego potencjalną winę w wykonaniu zobowiązań umownych. Z uwagi na to, że pojęcie zdarzenia siły wyższej nie jest uregulowane w przepisach, strony często decydują się na wprowadzenie definicji zdarzenia siły wyższej i zwolnienie wynajmującego z odpowiedzialności za nieterminową realizację jego zobowiązań w przypadku zaistnienia takiego zdarzenia.

Odpowiednie zabezpieczenie nabiera szczególnego znaczenia w umowach, w których zakres prac adaptacyjnych do potrzeb najemcy jest rozbudowany, jak w przypadku powierzchni magazynowych typu build-to-suit. W tego typu umowach, ze względu na specyficzne wymagania wynikające z charakteru działalności najemcy, znalezienie powierzchni zastępczej w przypadku nieterminowego przekazania przedmiotu najmu może być wyjątkowo trudne, a niekiedy wręcz niemożliwe. Wysokość kar umownych za opóźnienie w wydaniu przedmiotu najmu, powinna uwzględniać konieczność poniesienia przez najemcę dodatkowych kosztów związanych z pozostaniem w dotychczasowej powierzchni, a także pełnić funkcje mobilizującą.

W przypadku znacznego opóźnienia w wydaniu przedmiotu najmu, najemcy standardowo zastrzegają również prawo do odstąpienia od umowy. Oprócz kar za każdy dzień zwłoki, umowy często przewidują dodatkową karę umowną, jeśli najemca zdecyduje się na wykonanie prawa do odstąpienia.

Zupełnie innym zagadnieniem jest możliwość skutecznego dochodzenia od wynajmujących wyżej opisanych kar umownych oraz zabezpieczenia płatności takich kar. Poza wyjątkowymi przypadkami wynajmujący nie dostarczają najemcom instrumentów zabezpieczających terminowe i prawidłowe wykonanie przez nich zobowiązań umownych.

Zabezpieczenie wykonania innych obowiązków umownych przez wynajmującego

Podstawowym obowiązkiem wynajmującego jest zapewnienie najemcy możliwości korzystania z przedmiotu najmu oraz niezakłóconego prowadzenia działalności. Jeżeli wynajmujący nie wykonuje niezbędnych napraw i konserwacji (oprócz zastrzegania kar umownych), często stosowanym rozwiązaniem jest uprawnienie najemcy do tzw. wykonania zastępczego. Co do zasady, Najemca może wówczas przeprowadzić niezbędne prace na koszt i ryzyko wynajmującego, bez konieczności uzyskania zgody sądu. W praktyce takie rozwiązanie może okazać się znacznie trudniejsze niż mogłoby się wydawać, ze względu na obowiązujące gwarancje i rękojmię, udzielane przez wykonawców określonych prac na rzecz wynajmującego.

Pewnego rodzaju dodatkowym zabezpieczeniem możliwości prowadzenia przez najemcę nieprzerwanej działalności w okresie najmu jest również wprowadzenie do umowy odpowiednich przesłanek uprawniających najemcę do jej wypowiedzenia. Jedną z takich przesłanek stanowi zazwyczaj okoliczność braku możliwości korzystania z przedmiotu najmu w całości lub znacznej części przez określoną liczbę dni (kolejnych dni, a czasem również łącznie w danym roku kalendarzowym). Możliwość zakończenia stosunku najmu przed upływem okresu najmu przez najemcę stanowi radykalny środek ochrony jego praw, niemniej może pełnić również funkcję mobilizującą do zaprzestania naruszeń i terminowej realizacji obowiązków przez wynajmującego.

PODSUMOWANIE

Umowy najmu powinny gwarantować należyte wykonywanie zobowiązań przez obie strony, minimalizując ryzyko konfliktów i wspierając efektywną współpracę. Ze względu na specyfikę umów najmu komercyjnego, dobór zabezpieczeń oraz ich wysokość powinny być dostosowane do indywidualnych warunków każdej umowy. Niemniej, standardy wypracowane w praktyce obrotu zaprezentowane powyżej mogą stanowić punkt odniesienia i ułatwić negocjacje pomiędzy profesjonalnymi podmiotami. Pomimo że zazwyczaj intencja komercyjna stron wydaje się być zrozumiała, skuteczne zastrzeżenie praw, takich jak: kara umowna, świadczenie gwarancyjne czy prawo do odstąpienia wymaga wiedzy prawniczej i doświadczenia w doradztwie w zakresie realizacji uprawnień umownych, jak również ich sądowym dochodzeniu.