Zintegrowane podejście do zarządzania obiektami i zrównoważonego rozwoju

Definicja zrównoważonego rozwoju, geneza podejścia – Maria Swoboda-Stępniewska

Idea zrównoważonego rozwoju narodziła się jako troska o przyszłość następnych pokoleń wobec zauważalnych zagrożeń globalnych, takich jak: zmiany klimatyczne, konieczność poprawy jakości powietrza, wzrost liczby ludności, pogłębiające się nierówności społeczne, nierówność płci, starzejące się społeczeństwa, konieczność walki z niedożywieniem.

Historycznie zrównoważony rozwój zdefiniowano w 1987 roku w raporcie Światowej Komisji do spraw Środowiska i Rozwoju , pt. “Nasza Wspólna Przyszłość”. Natomiast sama koncepcja zrównoważonego rozwoju została opisana w dwóch dokumentach z 1992 roku: „Deklaracja w sprawie środowiska i rozwoju” oraz „Agenda 21”, która uchwalona została podczas Konferencji Narodów Zjednoczonych na temat Środowiska i Rozwoju, skrótowo nazwana “Szczyt Ziemi 1992”.

Koncepcja zrównoważonego rozwoju jest także jednym z długoterminowych celów Unii Europejskiej i została wpisana w art.3, ust.3 Traktatu o Unii Europejskiej

Agenda 21 to dokument zawierający wytyczne oraz narzędzia prowadzenia działalności – zarówno w zakresach międzynarodowych, jak i lokalnych, w taki sposób, aby spełniały warunki zrównoważonego rozwoju. Jej rozwinięciem jest Agenda 2030, przyjęta w 2015 roku przez 193 państwa ONZ. Definiuje ona 17 celów zrównoważonego rozwoju (SDG), które wskazują najważniejsze wyzwania naszych czasów w 5 obszarach: społeczeństwo, planeta, dobrobyt, pokój i partnerstwo oraz powiązanych z nimi 169 zadań, które oddają trzy wymiary zrównoważonego rozwoju – środowiskowy (E), społeczny (S) i ładu korporacyjnego (G).

Zgodnie z definicją ONZ: „Zrównoważony rozwój Ziemi to rozwój, który zaspokaja podstawowe potrzeby wszystkich ludzi oraz zachowuje, chroni i przywraca zdrowie i integralność ekosystemu Ziemi, bez granic pojemności ekosystemu Ziemi”.

Osiągnięcie celów zrównoważonego rozwoju nie jest kwestią działania

Osiągnięcie celów zrównoważonego rozwoju nie jest kwestią działania pojedynczych podmiotów, lecz wspólnej wizji, świadomości i współpracy rządów, sektora prywatnego i społeczności. Każdy z podmiotów powinien wdrożyć narzędzia pozwalające na oszacowanie skutków prowadzonej działalności pod kątem ekologii, gospodarki i społeczeństwa – zarówno w aspekcie skutków zewnętrznych świadczonych usług, jak i ich skutków generowanych przez działalność organizacji, emisji własnych.

W grudniu 2022 roku została opublikowana Dyrektywa CSRD (ang. Corporate Sustainabilty Reporting Directive), określająca wspólne standardy raportowania w zakresie środowiska, społeczeństwa i zarządzania (ESG), co ma ułatwić interesariuszom (inwestorom, klientom, pracownikom, regulatorom) ocenę wyników przedsiębiorstw w temacie zrównoważonego rozwoju.

Dyrektywa CSRD wprowadza obowiązek ujawniania informacji o zrównoważonym rozwoju przedsiębiorstw zgodnie z jednolitymi Europejskimi Standardami Raportowania Zrównoważonego Rozwoju (European Sustainability Reporting Standards, ESRS). Za 2024 rok raportowanie ESG zgodne z ESRS będą musiały przygotować największe jednostki zainteresowania publicznego oraz firmy będące w łańcuchu ich dostaw i usług. które zamierzają stać się ich dostawcami, czy usługodawcami.

Raportowanie ESG dla wielu przedsiębiorstw jest więc obowiązkiem prawnym, jednak wiele odpowiedzialnych firm już przed laty wpisało elementy zrównoważonego rozwoju we własną strategię biznesową i konsekwentnie realizuje podjęte zobowiązania w każdym z aspektów – środowiskowym, społecznym i ładu korporacyjnego, jednocześnie aktywnie włączając w te działania swoich pracowników, co automatycznie powoduje, że idea ESG rozszerza się naturalnie na ich otoczenie, rodzinę, znajomych.

Elementy strategii zrównoważonego rozwoju, jej wymogi wobec podmiotów, a wsparcie firmy FM

Pierwszy element strategii zrównoważonego rozwoju E (z ang. Environmental), czyli środowisko naturalne dotyczy m.in:

• poprawy efektywności energetycznej budynków poprzez np. termomodernizację, montaż systemów opartych na odnawialnych źródłach energii, jak panele słoneczne, czy pompy ciepła;
• wykorzystania instalacji, które ograniczają zużycie wody np. instalacje wody szarej, zbiorniki wody deszczowej z instalacjami nawadniającymi zieleń zewnętrzną; gospodarowania odpadami ze szczególnym naciskiem na promowanie gospodarki o obiegu zamkniętym (strategie Zero Waste);
• inwestycji zwiększających udział terenów zielonych – zielone dachy, sadzenie drzew;
  różnorodne działania edukacyjne, uświadamiające, skierowane do pracowników, klientów, dostawców, które kształtują proekologiczną wrażliwość;
• rezygnacji  z opakowań z tworzyw sztucznych, kubków, talerzyków na rzecz opakowań wielorazowego użytku, m.in. poprzez  stosowanie dystrybutorów wody filtrowanej i gazowanej;
• wdrożenia i promowania pracy bez papieru – wprowadzanie rozwiązań IT, oraz zmiany aranżacji biur eliminujących – tam gdzie to możliwe – stosowanie szaf na dokumenty;
  recykling dokumentów, papieru, ręczników papierowych;
• zachęcania do korzystania ze środków transportu publicznego i ekologicznych pojazdów.
  W tym obszarze znajduje się również dbałość o ekologiczne rozwiązania związane z budownictwem, stosowanymi materiałami budowlanymi, czy recyklingiem materiałów z rozbiórek i remontów.

Efektem tych działań ma być maksymalne ograniczenie emisji CO2 i zmniejszenie tzw. śladu węglowego.

Każda firma zużywa energię i zasoby, każda firma wpływa na środowisko i znajduje się pod jego wpływem. Zarówno nieruchomości, jak i ich eksploatacja odpowiadają za znaczącą, bo ponad 35%, światową emisję dwutlenku węgla i należą do jednych z największych globalnych konsumentów energii, zatem zmiany, które musza się wydarzyć, będą w znacznej mierze związane z nieruchomościami i ich eksploatacją.

Właściciele nieruchomości, którzy powierzyli zarządzanie budynkami specjalistycznym firmom FM, oczekują od takich profesjonalnych firm mocnego włączenia się w tworzenie zrównoważonego środowiska. Liczą na doradztwo, innowacje, ale i realizację zamierzeń proekologicznych, aktywny udział, pomoc i doradztwo w codziennym funkcjonowaniu nieruchomości oraz w pogłębionych audytach energetycznych, a także dostarczanie danych do raportowania.

Firmy FM oferujące usługi zintegrowane, czyli obejmujące obszary twarde, jak i miękkie (obsługę techniczną, administrowanie budynkami, obsługę terenów zielonych, usługi czystościowe, dostawę środków higienicznych, serwisy zieleni wewnętrznej, usługi dla pracowników np. dostawy artykułów spożywczych, owoców, obsługę spotkań, wynajem sal konferencyjnych, dzierżawę urządzeń np. ekspresów do kawy, niszczarek) wykazują w tym przypadku przewagę, gdyż są w stanie dostarczyć wartość dodaną do codziennej aktywności kontraktowej i wspomóc klienta kompleksowo.

Jak FM może wspomóc Klienta?

Bazując na doświadczeniach w obsłudze FM nieruchomości naszego Klienta (jednego z wiodących banków w Polsce), jesteśmy w stanie wskazać obszary, w jakich firma FM może wspomóc klienta:

• w zakresie poprawy efektywności energetycznej budynków – firma FM posiada największą wiedzę  o systemach i urządzeniach funkcjonujących w budynkach, potrafi wskazać obszary, które wymagają działań naprawczych, wspomóc audytorów podczas wykonywania audytów energetycznych, zaproponować konkretne rozwiązania (jeżeli zadanie zostanie jej powierzone), albo uczestniczyć w wyborze rozwiązania (jeżeli klient zdecyduje się na realizację tak znacznego przedsięwzięcia samodzielnie) oraz brać czynny udział w procesie realizacji projektu;
• w zakresie wykorzystania instalacji, które ograniczają zużycie wody – zazwyczaj to inwestycje o mniejszym zakresie kosztowym, niż te poprawiające efektywność energetyczną – firma FM może zaoferować i wdrożyć konkretne rozwiązania, skoordynować ich wykonawstwo;
• instalacje energooszczędnego oświetlenia – firma może je zinwentaryzować, zaproponować zmiany i je wdrożyć;
• instalacja wody deszczowej, nawadniania zieleni
• w zakresie obsługi technicznej – poprzez szybką reakcję i usuniecie usterek, które mają negatywny wpływ na środowisko – awarie HVAC,
• instalacje wodne, elektryczne itd.;
• opomiarowanie i dostarczanie danych niezbędnych do raportowania ESG;
• podwykonawcy – realizacja zadań i współpraca z podwykonawcami z rynku lokalnego (o ile to możliwe), aby ograniczyć ślad węglowy powodowany podróżami;
• akcje edukacyjne – rozmieszczanie materiałów informacyjnych, promowanie własnymi działaniami podejścia proekologicznego, zauważalne dbanie o prawidłowy recykling odpadów;
• oszczędzanie energii – dbanie o gaszenie świateł po zakończonej usłudze sprzątania, bieżące zgłaszanie do serwisów technicznych wszelkich przecieków, niesprawnych kranów, spłuczek, awarii oświetlenia itd.;
• stosowanie bezpiecznych dla środowiska środków czystości – korzystanie z produktów chemicznych marek bazujących na rozwiązaniach ekologicznych, certyfikowanych, używanie ścierek wielorazowego użytku zamiast ręczników papierowych;
• recykling – zbieranie ręczników papierowych do recyclingu, zbieranie tonerów, baterii do recyclingu, właściwy recycling odpadów;
• zieleń zewnętrzna – nasadzanie roślin zielonych na zewnątrz budynków, drzew,  odpowiednie przycinanie trawników, zakładanie łąk kwietnych dla zapylaczy, instalowanie budek dla owadów i ptaków, stawianie uli dla pszczół.

Zauważalnie szybciej niż do tej pory wzrasta świadomość społeczna w zakresie zrównoważonego rozwoju – zarówno w branży budowlanej, jak i nieruchomościowej, stąd też odnotowujemy wzrost oczekiwań, że budynki, w których pracują ludzie i działają firmy, będą bardziej przyjazne środowisku, czyste i energooszczędne.

Drugi element koncepcji zrównoważonego rozwoju  to społeczeństwo S (z ang. social responsibility). Chodzi tu o działania podejmowane zarówno w obrębie samej firmy, jej pracowników, jak i o współpracę z szerszą społecznością. Firmy zobowiązane są do czynienia dobra społecznego, tworzenia włączającego środowiska pracy.

W  tym obszarze wymagane są działania zmierzające do:

• wyrównywania szans kobiet i mężczyzn, równego udziału kobiet i mężczyzn we władzach spółek, dążenie do likwidacji luki płacowej między kobietami i mężczyznami;
• zapobiegania wszelkim formom dyskryminacji, nie tylko ze względu na płeć, ale również z powodu rasy lub pochodzenia etnicznego, religii lub światopoglądu, niepełnosprawności, wieku czy orientacji seksualnej;
• równego dostępu do usług społecznych i zdrowotnych, brak wykluczeń np. technologicznych;
• wyrównywania szans dostępu do budynków dla niepełnosprawnych;
• podejmowania działań na rzecz likwidacji głodu i ubóstwa;
• wyrównywania szans w zakresie edukacji i to na wysokim poziomie;
• tworzenia zdrowych i bezpiecznych miejsc pracy, z odpowiednią ilością miejsc do dyskusji, toalet, przebieralni, miejsc na spożycie posiłków;
• tworzenia przyjaznych warunków pracy zapewniających odpowiednią ilość spotkań i przerw, sprzyjających budowaniu dobrych relacji nastawionych na współpracę i utrzymanie dobrej atmosfery przy realizacji zadań;
• dbania o różnorodność na wszystkich poziomach organizacji.

W tym obszarze klient może liczyć na wsparcie firmy FM w zakresie:

• eliminacji barier architektonicznych;
• zadbania o czytelne oznakowanie przestrzeni i pomieszczeń dające możliwość łatwej identyfikacji miejsca;
• tworzenia przyjaznego środowiska pracy poprzez dbałość o czystość powierzchni, dostarczanie środków higienicznych;
• opieki nad zielenią wewnętrzną;
• dostarczania usług dla pracowników – owoce, kawa, herbata, art. spożywcze, posiłki;
  wspomagania klienta w organizacji spotkań, szkoleń, kampanii uświadamiających, a także przygotowywanie sal, rozdysponowanie naklejek informacyjnych, plakatów dla promowanych kampanii.

Szalenie ważna dla firmy FM jest możliwość odpowiedniego doboru i zapewnienia ilości personelu do codziennej obsługi, który jest świadomy swojej roli i znaczenia w kreowaniu przyjaznych warunków pracy klienta, bez uszczerbku dla własnych praw i przywilejów.

Trzeci obszar zrównoważonego rozwoju G (z ang. corporate governance) obejmuje aspekty zarządcze, ładu korporacyjnego, struktury zarządzania, niezależności organów nadzoru, przestrzeganych standardów oraz zasad etycznych. Dotyczy sposobu, w jaki firma jest zarządzana i kontrolowana. Promowana jest transparentność, uczciwość oraz odpowiedzialność w zarządzaniu przedsiębiorstwem. Firmy, które stosują zasady zarządzania zgodne z ESG, zyskują zaufanie inwestorów i unikają potencjalnych skandali czy konfliktów interesów.

W tym aspekcie, firma FM, będąca w łańcuch dostaw i usług klienta, zobowiązana jest do wdrożenia i stosowania standardów oraz zasad etycznych zgodnych z zasadami ESG, a także promowania takiego rozwiązania u swoich dostawców i kontrahentów.

Zwiększanie świadomości oddziaływania jednostki na zmiany klimatu, bioróżnorodność i ekosystem jako całość, miejmy nadzieję, doprowadzi do ograniczenia negatywnego wpływu człowieka na środowisko.

Zintegrowany Model Usług Facility Management w dużych organizacjach. Czy warto? – Rafał BARANOWSKI

W dzisiejszych realiach dużych organizacji, gdzie zarządzanie zasobami i infrastrukturą staje się coraz bardziej skomplikowane, integracja usług Facility Management (FM) jest strategicznym krokiem pozwalającym na znaczącą optymalizację procesów. Wdrożenie modelu zintegrowanego, gdzie jedna firma odpowiada za pełen zakres usług – od zarządzania technicznego, przez utrzymanie infrastruktury technicznej, czystości, szeroko rozumianego komfortu pracowników (organizacja wydarzeń okolicznościowych), aż po zarządzanie przestrzenią i administrację –pozwala na osiągnięcie długofalowych korzyści operacyjnych. Choć jest to proces wymagający czasu, jak podkreśla nasz klient, jego wartość jest nie do przecenienia. Pokuśmy się o krótką analizę zasadności modelu, właśnie z punktu interesów dużej organizacji, działającej w strukturze rozproszonej.

Szybsza i sprawniejsza komunikacja, szybkie decyzje

W zintegrowanym modelu FM całość usług obsługuje jedna firma, a klient ma zazwyczaj do dyspozycji jednego opiekuna, Key Account Managera (KAM). Dzięki temu komunikacja jest uproszczona, co znacząco skraca czas reakcji i pozwala szybko reagować na wszelkie operacyjne wyzwania.

Przy dużym wolumenie usług KAM zajmuje zwykle wysoką pozycję w strukturze organizacyjnej (w naszym przypadku raportuje bezpośrednio do CEO), co pozwala na bardzo szybkie podejmowanie decyzji. Jest to kluczowe w przypadku organizacji o złożonej strukturze, gdzie wiele procesów wymaga koordynacji
i elastyczności w działaniu, a zwłaszcza tych, na których w danej chwili zależy naszemu klientowi;

Transfer ryzyka – zintegrowany model FM pozwala przenieść odpowiedzialność za zarządzanie ryzykiem na jednego dostawcę, co znacząco odciąża organizację. W praktyce my przejmujemy pełną odpowiedzialność za działania operacyjne, a nasz klient może skupić się na strategicznych aspektach swojej działalności;

Optymalizacja kosztów i efekt skali – wysokie wolumeny usług pozwalają dostawcy na obniżenie marż i oferowanie konkurencyjnych cen. Silna pozycja zakupowa wynikająca z dużego wolumenu daje dostawcy możliwość negocjacji lepszych warunków u podwykonawców, co finalnie przekłada się na oszczędności dla klienta;

Jednolite standardy i spójność podejścia – dzięki zintegrowanemu podejściu wyeliminowane są rozbieżności wynikające z różnych interpretacji standardów. Zapewniamy spójność we wszystkich lokalizacjach klienta, co usprawnia zarządzanie i utrzymanie standardów jakości. Pracownicy klienta mogą spodziewać się i oczekiwać jednolitego podejścia w dostarczaniu usług niezależnie od lokalizacji;

Większa elastyczność w zakresie zapisów umownych – w przypadku dużych pakietów usług klienci mogą negocjować bardziej restrykcyjne zapisy umowne, które zapewniają wyższą jakość świadczonych usług
i zwiększają kontrolę nad ich realizacją. Zintegrowany model ułatwia negocjacje i wdrażanie tych zapisów;

Rozwiązanie technologiczne szyte na miarę – w przypadku dużych, dojrzałych rozwiązań zintegrowanego FM, narzędzia IT wspierające usługi (rozwiązania programowe, CAFM) dopasowywane są dokładnie do potrzeb kontraktu. W przypadku małego wachlarza usług, z racji finansowych jest to niemożliwe i konieczne jest wpasowanie się w istniejące już na rynku, gotowe rozwiązania;

Łatwiejsza, szybsza i bardziej efektywna współpraca między liniami biznesowymi – jako zintegrowany dostawca usług możemy efektywnie zarządzać współpracą pomiędzy różnymi liniami serwisowymi, co zwiększa efektywność operacyjną. Zintegrowany model zdecydowanie sprzyja koordynacji działań, kiedy różne linie biznesowe muszą działać wspólnie.

Naturalnym jest, że rozważając wdrożenie zintegrowanego podejścia do usług FM należy przeanalizować również ryzyka i wyzwania.

„Uzależnienie” od jednego dostawcy – powierzenie całości usług jednemu wykonawcy zwiększa ryzyko związane z ewentualnymi problemami, które mogłyby wystąpić po stronie dostawcy. W przypadku potrzeby zmiany dostawcy organizacja, która zdecydowała się na taki model, może napotkać na wysokie koszty, a przede wszystkim dłuższy czas potrzebny na przeprowadzenie procesu wdrożenia nowego partnera;

Brak możliwości codziennego porównywania wyników różnych dostawców – zatrudnienie jednego dostawcy uniemożliwia porównywanie jakości usług różnych wykonawców, co mogłoby stanowić motywację do utrzymania najwyższych standardów. Dlatego ważne jest regularne monitorowanie wskaźników efektywności oraz jakości realizacji usług;

Ograniczony dostęp do nowości rynkowych – współpraca z jednym integratorem może oznaczać ograniczony dostęp do nowych rozwiązań, które to dostawca może wprowadzać we własnym tempie. Może to prowadzić do sytuacji, w której nowoczesne technologie trafiają do organizacji klienta z pewnym opóźnieniem. Dlatego też w rozwiązaniu zintegrowanym, choć zarządzanie operacyjne staje się prostsze, klient powinien systematycznie monitorować nowe trendy i rozwiązania rynkowe, aby móc odpowiednio dostosować swoje oczekiwania wobec dostawcy i zapewnić, że są one uwzględniane w bieżącej współpracy.

Czy warto zatem warto drożyć zintegrowany model FM?

Zintegrowany model FM może znacząco wpłynąć na uproszczenie procesów i ograniczenie kosztów  w dużych organizacjach. Przekazanie zarządzania całością usług jednemu partnerowi pozwala odciążyć struktury operacyjne i umożliwia pełne skupienie się na aspektach strategicznych działalności. Wdrożenie takiego modelu, choć wymagające czasu, może przynieść oczekiwane korzyści, co potwierdzają opinie naszego klienta, który ceni sobie pełne odciążenie operacyjne i stabilność procesu zarządzania powierzonymi nam procesami. Kluczowa jest stała komunikacja na linii klient – firma FM, regularne przeglądy realizacji kontraktu oraz elastyczność w formułowaniu i aktualizowaniu oczekiwań. Tak właśnie działa to w naszym przypadku – właściwa komunikacja, zrozumienie potrzeb naszego klienta z dużą dozą elastyczności, a także partnerskie podejście naszego klienta i zrozumienie naszych celów biznesowych.

Decyzja o wdrożeniu zintegrowanego modelu zależy od indywidualnych potrzeb organizacji oraz gotowości na pełne zaufanie dostawcy w zakresie operacyjnego zarządzania zasobami. W przypadku dużych organizacji, gdzie struktura zarządzania jest rozbudowana, model zintegrowany może być kluczowym elementem umożliwiającym wzrost efektywności i skupienie się na rozwoju strategicznym