Od Serendipity do proksemiki

Po co nam dziś biuro?

Przez dekady biura stanowiły integralną część życia społecznego. Lokalizacja ośrodków biurowych wpływała na całe miasta, komunikację miejską, układ dróg, a także na decyzje na rozplanowanie przestrzenne. Dziś nadal pełnią one ważną funkcję, jednak możemy zaobserwować duże zmiany będące elementem ewolucji w urbanistyce i funkcjonowaniu miast – to nie my mamy dostosowywać się do miejsca pracy, lecz miejsce pracy ma dostosowywać się do nas i naszych potrzeb (1)

Na przestrzeni lat dominowały cztery główne powody, dla których firmy chciały korzystać z biura:

• potrzeby społeczne pracowników wzmacniające kulturę organizacji i przynoszące korporacyjne korzyści ze współpracy, nauki i rozwoju;
• zapewnienie pracownikom biurowym środowiska pracy sprzyjającego produktywności;
• wymagania kapitałowe i globalne wytyczne;
• wymogi dotyczące zarządzania opartego na scentralizowanej kontroli – dziś traci na istotności (2)

Wspomniane czynniki w dalszym ciągu napędzają zapotrzebowanie na powierzchnię biurową w świecie po pandemii COVID-19, chociaż znaczenie każdego z nich zmieniało się na przestrzeni czasu. Biuro jest już nie tylko miejscem świadczenia pracy, lecz także zaangażowania zespołów i inspiracji do działań.

Często słyszę od klientów pytanie: „Jak zachęcić pracowników do przychodzenia do biura?”. 

Aby na nie odpowiedzieć, powinniśmy się zastanowić: Do czego służy nam biuro? Jakie ma ono znaczenia dla naszej organizacji? Podczas realizacji jednego z projektów dla międzynarodowego klienta usłyszałam od pracowników tej firmy: „Kiedy spotykamy się w biurze, to dzień staje się lepszy”.  Jest to dowód na to, że ludzie i ich emocje, które chcemy, aby towarzyszyły im w pracy, definiują potrzeby firm związane z przestrzenią biurową.

Warto dodać, że fizyczna przestrzeń pomaga nam myśleć nieszablonowo. Ostatnio, kiedy przygotowywałam prezentację z pomysłami na rearanżację przestrzeni biura dla klienta, przez kilka dni nie mogłam wpaść na żaden nowatorski pomysł — myślałam schematycznie. Dopiero gdy przy okazji spotkania znalazłam się w hotelu w Krakowie i spojrzałam na jego wnętrze, a także porozmawiałam z obsługą, przyszły mi do głowy ciekawe propozycje. Pamiętajmy więc, że wyjście poza schemat, spojrzenie na coś z innej perspektywy, daje nam źródło inspiracji. Warto zadbać o ten aspekt w naszym biurze.

Do pobudzania kreatywności, która w wielu firmach czy na różnych stanowiskach jest konieczna do rozwoju, niezbędne jest odpowiednie miejsce. W przestrzeni biurowej pracujemy wspólnie i nawzajem się mobilizujemy. W przypadku pracy zdalnej jest to trudniejsze. Od jakiegoś czasu obserwujemy ciekawy trend wspólnej pracy online, np. jedna z moich koleżanek codziennie łączy się z inną osobą z zespołu i każda z nich wykonuje swoją pracę, co jakiś czas rozmawiając. Świadczy to o naszej potrzebie socjalizacji, nawet gdy znajdujemy się daleko od siebie.

Wspólne doświadczenia, podobne wyzwania i bezpośredni kontakt pozwalają na budowanie bliższych relacji, a to wpływa pozytywnie na chęć przyjścia do pracy (3). Koleżeńskie więzi w pracy pomagają nam stać się bardziej odpornymi na sytuacje kryzysowe. Zarówno samopoczucie, jak i emocje pracowników zależą od wielu czynników związanych ze stylem zarządzania czy polityką rozwoju firmy, ale nikt nie ma dziś wątpliwości co do istotnej roli środowiska pracy. Twórzmy więc przestrzeń, w której ludzie czują się na tyle bezpiecznie, aby nawiązać bliskie relacje – zaufanie można budować tylko twarzą w twarz. (4)

Trendy sprzyjające budowaniu dobrego środowiska pracy

Cieszy mnie tendencja do przywracania zieleni w miastach i wprowadzania jej do wnętrz. Zgodnie z badaniami Rogera S. Ulricha, widok z okna na naturę ma działanie terapeutyczne (5). Zieleń jest jednym z pożądanych przez pracowników elementów w przestrzeniach biurowych – w formie roślin, jak również wzorów, tapet i materiałów z naturalnymi motywami.

Innym bardzo ciekawym trendem, wzmacnianym przez wymagania certyfikacji WELL, jest otwarcie się biurowców i znajdujących się w nich przestrzeni na społeczeństwo, okolicznych mieszkańców czy też klientów. W Polsce pojawiło się już kilka pomysłów na to, w jaki sposób biuro mogłoby funkcjonować nie tylko od poniedziałku do piątku w godzinach: 09:00-17:00. Przekazywanie części biura pracownikom na prywatne spotkania, organizowanie w niej warsztatów dla lokalnej społeczności – to moim zdaniem jedne z ciekawszych przykładów. Warto dodać, że takie działania wpływają na zainteresowanie firmą nowych pracowników czy klientów.

W ostatnich latach potrzeby pracowników ewoluowały, a pracodawcy i projektanci zaczęli być ich bardziej świadomi. W pracy przede wszystkim chcemy zdobywać doświadczenie i się rozwijać, ale – co najważniejsze – potrzebujemy poczucia akceptacji. W związku z tym biuro staje się przyjazną przestrzenią do spotkań, dzielenia się wiedzą oraz chłonięcia kultury firmy. Zarówno układ, jak i wygląd biura muszą być determinowane przez realne potrzeby danych zespołów, a pracownicy powinni uczestniczyć w jego projektowaniu. Nie da się stworzyć dobrej przestrzeni na podstawie globalnych wytycznych bez zwrócenia uwagi na lokalne różnice i oczekiwania.

Zgodnie z badaniami, pracownicy, którzy uczestniczyli w projektowaniu czy ozdabianiu biura, byli o 32% bardziej produktywni (badania University of Exeter). Badania przeprowadzone przez School of Psychology University of Exeter wykazały znaczną poprawę nastawienia pracowników do realizacji powierzonych zadań poprzez umożliwienie im personalizacji biur. Proste, a zarazem tak trudne w realizacji!

Myślę, że kluczowym trendem w projektowaniu miejsc pracy jest połączenie neuronauk z architekturą, wpieranie procesów poznawczych za pomocą designu. Środowisko pracy może wpływać na neuroplastyczność naszego mózgu i tworzenie nowych połączeń dzięki wykorzystaniu technologii .

Obecnie spoglądamy na przestrzeń biurową w dużo szerszy sposób. Chcemy tworzyć inkluzywne miejsca pracy – wyrównujące szanse i dające nowe możliwości. Mam nadzieję, że skończyły się już czasy projektów typu: „kopiuj – wklej”. Wkraczamy teraz w projektowanie dla ludzi i o ludziach.

Zmiany w podziale przestrzeni

Aktualnie część firm korzystających z modelu pracy hybrydowej redukuje zajmowaną powierzchnię, co wiąże się z rearanżacją biura i tworzeniem nowego układu przestrzeni. Wzrasta liczba miejsc do pracy w skupieniu, do spotkań online i hybrydowych, zwiększa się powierzchnie wspólne kosztem open space. Nowe rozwiązania pozwalają na większą elastyczność – pracownicy sami mogą przesuwać meble, aby w danym momencie dostosować przestrzeń do własnych potrzeb.

Z moich doświadczeń wynika, że kluczem do zrozumienia istoty problemu, dotyczącego przywrócenia kreatywności w zespołach danej organizacji, często okazują się dwa określenia: „serendipity” oraz „proksemika”. „Serendipity” obejmuje wszystkie przypadkowe spotkania, wymiany myśli, które prowadzą nas do rozwiązania problemu, nowego pomysłu. Pojęcie stworzone przez Edwarda Halla, czyli „proksemika”, oznacza naukę badającą wpływ przestrzeni na komunikację i relacje międzyludzkie.

Projektowanie biura wymaga rozważenia trzech aspektów: behawioralnego, emocjonalnego i poznawczego. Istotne jest nie tylko to, w jaki sposób pracownicy korzystają z przestrzeni, lecz także, jakie mają doświadczenia z pracy w danym miejscu (technologia w biurze, digital equity). Dlatego ważne jest, aby w planowaniu przestrzeni pracy wyjść poza utarty schemat i zastanowić się, czy np. rzędy biurek w open space sprzyjają pożądanym interakcjom pomiędzy członkami zespołu.

Przez wiele lat system proporcji opracowany przez Le Corbusiera („modulor”) był podstawą projektowania. Obecnie staramy się patrzeć szerzej na rzeczywistość – walczymy o zauważenie potrzeb jednostki. Nasze odczuwanie przestrzeni zmienia się w trakcie życia, w zależności od tego, w jakim stanie

psychicznym i fizycznym się znajdujemy. Dysponujemy dostępem do takich narzędzi, jak np. lista kontrolna stworzona przez BBC. Pozwala nam ona spojrzeć na przestrzeń biurową z uwzględnieniem potrzeb osób neuroróżnorodnych. Możemy za jej pomocą przeanalizować oświetlenie, akustykę, zapachy czy materiały.

Na obecne potrzeby pracowników wspaniale odpowiada certyfikacja WELL, w której zaczynamy właśnie od potrzeb ludzi. Cieszę się, że coraz więcej właścicieli budynków i najemców sięga po nią jako źródło wiedzy przy projektowaniu.

Pamiętajmy też, że projektowanie biura zaczyna się już na etapie wyboru jego lokalizacji – analizując dostępne opcje, zwracajmy uwagę na potencjalne wyzwania w danym budynku – akustykę, możliwości systemów wentylacji i klimatyzacji, systemy oznaczeń ułatwiający odnalezienie się w tym obiekcie, oraz bezpieczeństwo. Te aspekty zasługują jednak na oddzielny artykuł.

Podsumowując, miejsce pracy współcześnie służy przede wszystkim integracji zespołów i zwiększeniu zaangażowania pracowników. Przestrzeń biurowa powinna wspierać relacje, w czym niezwykle wartościowe okazuje się innowacyjne podejście do projektowania, uwzględniające różne potrzeby pracowników, zwłaszcza te emocjonalne, które są kluczowe dla każdego z nas.