Opowieść o właścicielu i fit outcie

Międzynarodowe standardy a lokalny rynek

Kiedy w 2013 roku rozpoczęliśmy budowę Talan Towers, naszym głównym celem było stworzenie pierwszego wielofunkcyjnego kompleksu klasy premium w Kazachstanie, zrealizowanego zgodnie ze standardami zielonego budownictwa LEED. Kompleks składa się z 30-piętrowego (liczącego 145-metrów) budynku biurowego, niewielkiej galerii retail z luksusowymi brandami oraz 26-piętrowej wieży z hotelem Ritz-Carlton oraz serwisowanymi rezydencjami, również działających pod szyldem Ritz-Carlton Residences. Do współpracy przy projekcie zaprosiliśmy absolutnych liderów na rynku międzynarodowym — od architektów po konsultantów. Wśród nich można wyróżnić tak prestiżowe marki, jak: SOM (Skidmore Owings Merrill), Turner International, Perkins + Will, Richmond, Callison, Blacksheep, Walker czy Renaissance Construction.

Zgodnie z międzynarodową praktyką, budynki takiej klasy i w takim standardzie realizuje się w koncepcji shell-and-core. Zakłada ona, że pomieszczenia przeznaczone pod działalność najemcy pozostają w stanie surowym, „do wykończenia”.  W lokalu zastajemy wówczas betonowe ściany, podłogi i sufity oraz okna, a za projekt wnętrza i jego wyposażenia musimy zapłacić sami. Choć oferowaliśmy bardzo atrakcyjne rozwiązanie, jakim jest wynajem całego piętra o powierzchni 1277 m2 dla jednej firmy, to lokalny rynek dość szybko zweryfikował naszą ofertę. Okazało się, że najemcy nie są przygotowani na proponowaną przez nas formę współpracy. W Kazachstanie, który jest rynkiem rozwijającym się, klienci oczekują rozwiązań pod klucz, co zwolni ich z obowiązku  przeznaczania specjalnego budżetu na CAPEX.  Problematyczna okazała się również proponowana przez nas powierzchnia — cale piętro okazało się zbyt duże dla tylko jednego najemcy.

Dostosowanie powierzchni do potrzeb i oczekiwań

Dlatego szybko zmieniliśmy koncepcję „jedno piętro – jeden klient” w systemie shell-and-core na umieszczenie od czterech do ośmiu office-unitów (małych biur) na piętrze – ze wspólnymi toaletami oraz coffe pointem. Najpierw przygotowaliśmy taki projekt pilotażowo jako showroom. Błyskawicznie znaleźliśmy klientów zainteresowanych powierzchniami od 200 do 300m2, którzy nie czuli potrzeby dokonywać w nich kluczowych modyfikacji.  Myślę, że wynika to z faktu, że zaoferowane przez nas fit outy były efektowne i funkcjonalne. Standardowo przeznaczyliśmy 9m2 na jedno na jedno biurko (wliczając w to własną serwerownię, oddzielne gabinety i meeting room-y), co odpowiadało oczekiwaniom i standardom większości firm.

Zadbaliśmy także o aspekt wizualny powierzchni. Zauważyliśmy, że umeblowane biura szybciej przyciągają klientów — łatwiej jest im przeanalizować i zwizualizować pracę swojego zespołu w danym pomieszczeniu. Wspólnie z naszymi partnerami, takimi jak: Steelcase, Narbutas, Herman Miller, ISKU, MDD i Nowy Styl umeblowaliśmy je w komfortowy sposób. Myślę, że design naszych biur znacznie wpłynął na powodzenie tej koncepcji. Przyciągnęły one do nas takie marki jak:  Hewlett Packard Enterprises, Boston Consulting Group, ExxonMobil, Chevron czy Viterra, które łącznie zajęły niemal 4,000 m2 powierzchni naszego biurowca.

Naszym następnym krokiem było przygotowanie showroomów o powierzchni od 100 do 200m2, również z gotowymi meblami. Zdecydowaliśmy się na niewielki metraż ze względu na lokalną specyfikę biznesu. W Kazachstanie wiele międzynarodowych firm ma swoje główne siedziby w Ałmaty. Zatem w Astanie zazwyczaj potrzebują jedynie swojego oddziału. Na zaproponowane przez nas rozwiązanie zdecydowały się takie firmy, jak: Dentons, Turkish Airlines, RG Gold, Sungrow czy ITS. Łączna powierzchnia wszystkich przygotowanych przez nas 6 pięter wyniosła prawie 8000 m2.

Jako trzecie zastosowane przez nas rozwiązanie chciałbym przedstawić nasz autorski projekt „Talan Towers Executive Hub”, czyli serviced/flexible offices. Długo zastanawialiśmy się nad współpracą z takimi firmami, jak Regus (a zwłaszcza Spaces) czy CEO Rooms. Jednak ostatecznie zdecydowaliśmy na realizację własnej koncepcji i przystąpiliśmy do projektu 30 biur serwisowych oferujących od jednego do siedmiu miejsc pracy.

Nasz pierwszy projekt przewidziany był na około 100 miejsc pracy z wieloma częściami wspólnymi, takimi jak: pięć sal spotkań, dwie strefy do drukowania, duży coffee-point, wspólne toalety, przestrzeń fitness, trzy strefy wypoczynku, biblioteka czy pokój do drzemki. Podczas realizacji zaprosiliśmy  do współpracy architektów z pracowni ADB Architects i firmę Sreda Lab — odpowiedzialną za dekoracje. Wspólnie udało nam się stworzyć przestrzeń, która dziś uchodzi za wizytówkę Talan Towers.

Mogę śmiało powiedzieć, że odnieśliśmy sukces. Od otwarcia (które miało miejsce we wrześniu 2019 roku) w ciągu miesiąca skomercjalizowaliśmy 100% powierzchni. Obecnie Executive Hub zajmuje 4 piętra, czyli ponad 5100 m2.  Zależnie od okresu w roku, od 95% do 100% biur jest wynajętych wielu lokalnym oraz międzynarodowym firmom, takim jak: BASF, IATA, British American Tobacco, Binance, Sinopec Engineering czy Nostrum Oil&Gas. Przeważająca część  naszych klientów to filie kazachskich firm, których  główne siedziby znajdują się w  Ałmaty. Funkcjonuje także kilka start-upów, lecz relatywnie niedużo. Tego typu firmy raczej skłaniają się ku klasycznym coworkingom, które są zdecydowanie tańszą opcją. Myślę, że osiągnęliśmy bardzo ciekawy tenant-mix, który sprzyja synergii najemców i rozwojowi ich biznesów. Jest to możliwe  dzięki dobrze zdywersyfikowanym obszarom działalności naszych klientów.

100% ryzyka inwestycji po stronie najemcy

Łącznie rozwiązania omówione wyżej liczą nieco ponad 13000 m2, czyli poniżej 45% powierzchni całego budynku. Jego pozostałe 55% stanowią już większe biura – od minimum pół piętra (600 m2) do całego (1277 m2). Wynajmują je następujące firmy: ENI, China Development Bank, Wabtec, China Construction Bank, EY, Kazzinc (Glencore), Freedom Finance, Beeline (VEON), a także podmioty, których projekty, zakończymy w najbliższym czasie: McKinsey & Company oraz Ecolab. Proces negocjacji oraz finalnych warunków każdego z danych kontraktów znacznie się różnił. Nasz bazowy model zakładał współpracę z najemcą na zasadzie ponoszenia opłat czynszu i opłat eksploatacyjnych w systemie triple net, z uwzględnieniem  wszystkich kosztów związanych z adaptacją pomieszczenia (łącznie z planowaniem, projektowaniem, remontem, aranżacją, meblowaniem i dekorowaniem biura).  Klient ponosił 100% ryzyka inwestycji, a więc zobligowany był do zakupu odpowiednich ubezpieczeń.

Oczywiście proces projektowania biura u każdego z klientów wyglądał inaczej. Wiele międzynarodowych firm ma swoje korporacyjne wytyczne, i praktycznie ich wszystkie globalne biura wyglądają bardzo podobnie. Spora część z nich  chce, by ich biura, niezależnie czy zlokalizowane w Europie, Azji, Afryce czy Ameryce, zawsze przedstawiały jeden, charakterystyczny styl.

O to, by projekt był zgodny ze wszystkimi naszymi wymogami, na każdym kroku dbał reprezentujący nas facility manager. Niezależnie od rodzaju rozliczenia przy projekcie, remoncie i wykończeniu biura, kluczowe są zasady „tenants fit-out manual”, czyli instrukcji dla najemców i ich podwykonawców. Mówi ona o tym,  w jaki sposób należy projektować i wykonywać realizację, których materiałów nie wolno używać oraz w jakich godzinach można wykonywać poszczególne prace. Obejmuje ona istotne  kwestie: zalecenia dotyczące różnych materiałów, strefę kontroli projektowej, wymagania projektowe i specyfikacje oświetlenia, HVAC, specyfikacje techniczne dotyczące zasilania energii, wody i kanalizacji, wymagania, które muszą zostać spełnione przed rozpoczęciem prac, a także dotyczące robot budowlanych, czas pracy i dostęp do budynku, procedury dotyczące bezpieczeństwa, dostaw, składowania materiałów, czyszczenia i utylizacji odpadów, ochrony przeciwpożarowej, dokumentacji,  gwarancji. Do tego dochodzą jeszcze dodatkowe ograniczenia i restrykcje wynikające z wymagań dotyczących fit-outu stawianych przez certyfikat LEED na poziomie Gold.

Elastyczność i wzajemne zrozumienie

Jak już wcześniej wspominałem, wiele z naszych transakcji wymagało zrozumienia potrzeb drugiej strony. Zatem elastyczność w negocjacjach była tutaj najważniejsza. Często nasi partnerzy nie mieli absolutnie żadnych budżetów wydzielonych na cele CAPEX. Wówczas  w 100% finansowaliśmy projekty z późniejszą kompensacją wszystkich kosztów. Z kolei inni nasi klienci mieli przewidziane dosyć wysokie budżety OPEX i prosili nas o ujęcie kosztów całego remontu w kosztach eksploatacyjnych. Zakładając,  że bazowy fit-out to koszt rzędu minimum 600 $ + VAT za 1 m2, rozkładaliśmy go na 60 miesięcy (5 lat umowy najmu) i wychodziło ekstra 10 $ za każdy 1 m2. Bardzo wiele finalizowanych kontraktów ujmowało nawet cenę wynajmu mebli – jako właściciel budynku kupowaliśmy wszystkie meble biurowe, a najemca dodatkowo nam za to płacił średnio 5 $ za 1 m2 na miesiąc. Budżet za takie biuro pod klucz niejednokrotnie znacznie przekraczał sumę 1300 dolarów za 1 m2. W taki sposób właściciel budynku stawał się właścicielem mebli, które w 100% zostały spłacone przez najemcę w przeciągu maksymalnie 5 lat.

Organizację płatności dostosowaliśmy do potrzeb klientów. Naszą ofertę jako właściciela budynku porównałbym do usług concierge.  Byliśmy w stanie spełnić niemal każde życzenie klienta, oczywiście za odpowiednią dopłatą.  Najbardziej niestandardowe zapisy, które pojawiały się w naszych kontraktach, dotyczyły  usług outsourcingu i outstaffingu, które były pokrywane przez zwiększone opłaty eksploatacyjne.

Natomiast sam proces projektowania biura u każdego z klientów wyglądał inaczej. Wiele międzynarodowych firm ma swoje korporacyjne wytyczne, i praktycznie ich wszystkie globalne biura wyglądają bardzo podobnie. Wiele firm chce, by ich biura, niezależnie czy zlokalizowane w Europie, Azji, Afryce czy Ameryce, zawsze przedstawiały jeden, charakterystyczny styl.

Globalny najemca na lokalnych rynkach — podsumowanie

Jeśli chodzi o przygotowanie fit outu dla najemcy, to najczęściej stosowane praktyki mogą różnić się w zależności od lokalnego rynku nieruchomości, czyli czynników geograficznych i umów najmu. Czasami to najemcy samodzielnie przygotowują fit out swojej przestrzeni, a innym razem właściciel może oferować gotowe opcje aranżacyjne. Wiele zależy od rodzaju działalności najemcy, jego oczekiwań, długości umowy najmu i strategii właściciela.

Na dopiero rozwijającym się kazachskim rynku powstają zazwyczaj nieduże biura. Mimo że globalny najemca ma swojego Regional Real Estate Directora oraz cały zespół ds. Workplace Strategy, woli oddać kwestie fit-outu w ręce właściciela budynku. Wynika to z tego, że równolegle skupia się na projekcie liczącym 2000–5000 m2w innej lokacji. Nie chce więc zbyt wiele czasu poświęcać na 10 razy mniejsze  biuro w Astanie czy w Almaty.

Na koniec jako ciekawostkę dodam, że proces projektowania i realizacji wykończenia wielokrotnie był omawiany w języku polskim, co dla mnie jako człowieka, który już prawie dwanaście lat nie mieszka w kraju, było niezwykle przyjemnym doświadczeniem. Mamy znakomitych specjalistów pełniących bardzo odpowiedzialne funkcje na poziomie globalnym i jako Polaka niezmiernie to cieszy. Wielu z naszych rodaków zajmuje się koordynowaniem strategii ds. workplace w kluczowych międzynarodowych korporacjach i odpowiadając za duże regiony. Zauważyłem też, że sytuacja geopolityczna i wojna, którą Rosja wywołała w Ukrainie, dodatkowo zwiększyły rolę Polski w danym procesie. Firmy, które do niedawna raportowały w swoich strukturach z Kazachstanu do Moskwy, dzisiaj podlegają w znacznym stopniu polskim oraz czeskim oddziałom. Ogromnie kibicuję i trzymam kciuki za polskich kolegów z branży.