Razem czy osobno?

Metr na wagę złota

Wiele organizacji w Polsce kilka lat temu zdecydowało się na przeniesienie biur z układu gabinetowego na open space. Ten proces zazwyczaj wiązał się z oporem ze strony pracowników. Z jednej strony z pewnością wynikło to z wpisanego w ludzką naturę strachu przed zmianą, jednak z drugiej — sensownymi argumentami za utrzymaniem statusu quo.

Choć wydawałoby się, że układ gabinetowy jest już pieśnią przeszłości, nie jest to do końca prawda. Z perspektywy funkcjonowania organizacji, kluczowa często okazuje się potrzeba poufności, a z perspektywy technicznego zarządzania siedzibą firmy utrzymanie komfortowych warunków dla pracowników jest po prostu łatwiejsze.

Największe emocje wśród sceptyków open space-ów budziła i nadal chyba budzi motywacja zarządów do podjęcia  decyzji o zmianie planu biura, czyli optymalizacja kosztów. To żadna tajemnica, że aspekt finansowy jest ważny dla absolutnie każdej działalności biznesowej, a cena za metr kwadratowy pozostaje bezlitosna dla najemców. Dlatego decydują się oni na coraz to bardziej kreatywne pomysły oszczędzające przestrzeń biurową.

Za jeden z nich można uznać dobrze nam znany co najmniej od kilku lat desk-sharing. Niechęć pracowników do siadania przy nie swoim biurku stała się przyczyną wielu branżowych żartów osób odpowiedzialnych za zarządzanie przestrzenią biurową. Zrozumiałe jest, że gdy wskaźnik ratio oznaczający liczbę wykorzystywanych biurek do ilości przestrzeni oscyluje wokół dolnych wartości, administration managerowie wraz z zarządem bacznie przyglądają  się zaistniałej sytuacji. Jednak brak komfortowych miejsc do pracy – w przypadku dużego obłożenia pracowników – przez długi czas stanowił koszmar dla części osób odpowiedzialnych za wprowadzenie hot-desków.

Trudno polemizować z faktem, że w otwartej przestrzeni po prostu jesteśmy w stanie pomieścić większą liczbę osób niż w systemie gabinetowymi na takiej samej liczbie m2. Wynika to choćby z przepisów BHP i można w łatwy sposób policzyć, które rozwiązanie jest tańsze dla firmy.

Technika ma znaczenie

Wśród osób odpowiedzialnych za klimatyzację i wentylację w biurach, a także w gronie pozostałych technical facility managerów, open space raczej nie cieszy się dobrą opinią. A to za sprawą trudniejszego do utrzymania komfortu termicznego na tak dużej przestrzeni. Po prostu w gabinecie, w którym znajduje się mniej osób, zazwyczaj łatwiej uzyskać kompromis między pracownikami o różnych preferencjach dotyczących temperatury.

Jednak to nie jedyny powód ich niechęci. Swoimi obserwacjami podzieliła się z nami Karolina Piątek-Suwała – dziś niezależna ekspertka, prowadząca własną działalność konsultingową, w przeszłości wieloletnia dyrektor techniczna: – Jako osoba odpowiedzialna za utrzymanie techniczne w budynkach dostrzegam wiele mankamentów tego rozwiązania, także pod tym kątem. Poza trudnym ustawieniem parametrów systemów HVAC, wyzwaniem pozostaje wykonanie przeglądów przeciwpożarowych. W przypadku gdy najemca nie zgadza się na taką czynność poza godzinami funkcjonowania biura, musimy podjąć się zadania, destabilizując pracę zatrudnionych osób. Kiedy dzieje się to w gabinecie, problem dotyczy mniejszej liczby pracowników. Ma to przełożenie zarówno na efektywność firmy, jak i zadowolenie zespołów.

Biuro dla prezesa

Istnieją branże i stanowiska, dla których od zawsze królują gabinety i nic nie zapowiada  zmian w tym zakresie. Jedną z takich szczególnych rodzajów działalności są kancelarie prawne. Dlaczego tak jest i czy chodzi jedynie o przypisywany im konserwatyzm? Nie do końca. Okazuje się, że wynika to z co najmniej trzech ważnych powodów, które wyjaśnia nam Marcin Dyński, Chief Operating Officer, reprezentujący znaną kancelarię Kochanski & Partners. – Po pierwsze, ten rodzaj pracy wymaga naprawdę dużego skupienia, po drugie – wiąże się z potrzebą poufności ze względu na prowadzoną dokumentację i liczne konsultacje telefoniczne, po trzecie – gabinety stanowią o prestiżu wykonywanego zawodu.

Analogiczna sytuacja występuje w przypadku innych działalności, w których wizerunek konsultanta ma znaczenie  dla klientów, a on sam często poddawany jest dużej dozie nieufności. Taka sytuacja może mieć miejsce, np. w bankowości inwestycyjnej.

W przypadku pozostałych rodzajów działalności gabinety zostają zazwyczaj „tylko dla prezesa”, chociaż w rzeczywistości  również pozostałych członków zarządu. Nie ulega żadnej wątpliwości, że są to osoby na wymagających stanowiskach. Prowadzą trudne rozmowy i poufną dokumentację. W związku z dużą odpowiedzialnością, jaka na nich spoczywa, z pewnością potrzebują też chwili wytchnienia.

Takie rozwiązanie ma jednak swoje ciemne strony. Jedną z nich jest, niestety, wciąż spotykany snobizm managerów wysokiego szczebla i zawłaszczanie przestrzeni biurowej, którą można byłoby przeznaczyć na  przestrzenie wspólne do pracy kreatywnej czy sale spotkań. Ze względu na często niewykorzystywane gabinety członków zarządów, którzy  m.in. w związku koniecznością odbywania licznych podróży służbowych nie pojawiają się regularnie w biurze, specjaliści ds. workplace zazwyczaj rekomendują wykorzystywanie ich pokoi jako salek do spotkań.

Dodatkowo zauważalne gołym okiem, duże różnice pod względem wykończenia pomiędzy przestrzeniami open space (gdzie umieszczeni zostali szeregowi pracownicy) a gabinetami  top managementu, działają demotywująco na zespół. Taki hierarchiczny podział przestrzeni nie sprzyja budowaniu przyjaznej atmosfery w firmie.

Z kolei w przypadku gabinetów, w których zasiadają małe zespoły, newralgiczną kwestią  pozostaje komunikacja między poszczególnymi działami. I choć dużo zależy od kultury organizacyjnej danej firmy, możliwość szybkiego zadania pytania kilku kolegom siedzącym obok wydaje się nieoceniona. Poza tym, niektórzy nie dostrzegają różnicy w wykonywaniu zadań w zamkniętym pokoju z czterema, pięcioma osobami a pracą wykonywaną w półotwartej przestrzeni.

Nie taki diabeł straszny

Chyba wszyscy uczestnicy rynku znają wady popularnych open spaces. Jednak mówienie, że są one samym złem i naprawdę nie przynoszą żadnych korzyści pracownikom, wydaje się po prostu niesprawiedliwe. W końcu  nawet dzieci znają frazeologizm o dwóch stronach medalu i utarte powiedzenie, że świat nie jest czarno-biały. Choć to często nadużywane zwroty, w tym przypadku trudno się z nimi nie zgodzić.

Na takim stanowisku stoi m.in. Karina Kreja, ekspertka z wieloletnim doświadczeniem w branży workplace, obecnie pracująca jako globalna PMO (Project and Program Manager Office) w prestiżowym i znanym na całym świecie wydawnictwie Oxford University Press: – Tak jak każde narzędzie w ludzkich rękach, przestrzeń sama w sobie jest neutralna. Jednak można użyć się jej dobrze i źle, a więc zarówno układ gabinetowy, jak i open space mają swoje dobre i złe strony. Szczególnie dziś, gdy w wielu biurach obowiązuje model pracy hybrydowej, taki układ może nieść ze sobą wiele korzyści i sprzyjać integracji pracowników, którzy rzadko korzystają z pracy stacjonarnej – podkreśla.

Warto wspomnieć o tym, że pomysł pracy w układzie open space opiera się poniekąd na modelu fabrycznym, który został wypracowany na przestrzeni XIX i XX wieku. Zakładał on produkcję w otwartych przestrzeniach, która miała poprawiać wydajność pracowników, ale też ułatwiać sprawowanie nad nimi kontroli. W związku z tym praca w open space’ach wielu osobom źle się kojarzy. Odzwierciedlają to choćby pejoratywne określenia w języku jak szwalnia czy kurnik.

Jednak współczesny open space niekoniecznie musi być przecież zły. Zdaniem wielu specjalistów znajduje zastosowanie tam, gdzie istnieje potrzeba szybkiej komunikacji pozytywnie wpływającej na innowacyjność pracowników. Dlatego sprawdza się szczególnie w branżach kreatywnych. – Człowiek w naturze potrzebuje bodźców. Dlatego przestrzeń, która go stymuluje do działania, odgrywa ważną rolę w jego funkcjonowaniu. Czasem zdarza się, że pracownicy wręcz „obumierają” w tych przestrzeniach — mówi Małgorzata Niewińska, pełniąca obecnie funkcję dyrektor konsultingu korporacyjnego w CBRE z wieloletnim doświadczeniem w zakresie nadzorowania zespołu zajmującego się zarządzaniem przestrzeniami biurowymi i zarządzania zmianą.

Czy open space może być komfortowy?

Wiele osób odpowiedzialnych za projektowanie i zarządzanie przestrzeniami typu open space przyznaje, że wyzwanie stanowi zapewnienie pracownikom odpowiednich warunków akustycznych.

Na znaczenie tych aspektów w obu typach przestrzeni zwraca uwagę Marcin Dyński, który podkreśla, że jest to ważna kwestia w obu typach biur. Jego zdaniem przy konstrukcji gabinetów czy sal konferencyjnych należy zwrócić szczególną uwagę na dwa aspekty: dźwiękoszczelność i poufność. Pierwszy z nich zapewnia nam komfort prowadzenia rozmów w takich pomieszczeniach. Gdy go zaniedbamy, zdaniem eksperta-praktyka, nie spełniamy wówczas podstawowego kryterium budowy systemu gabinetowego. Drugim z kluczowych aspektów jest poufność, którą mogą zapewnić nam m.in. mleczne szyby.

Jednak o komfort akustyczny w open space możemy też zadbać. Tutaj ważne jest, aby ciągi komunikacyjne były w miarę możliwości odseparowane, aby przechodzący nie przeszkadzali osobom skupionym na pracy przy biurkach. Warto również zadbać o to, by poszczególne zespoły rozmieszczone na otwartej przestrzeni miały zapewniony łatwy i szybki dostęp do sali konferencyjnej przeznaczonej tylko dla nich. Dzięki temu w spontaniczny sposób można omówić ważne tematy. Dobrą alternatywą jest także budka do spotkań.

W nowoczesnych przestrzeniach biurowych korzysta się z rozwiązań, które mają za zadanie minimalizować hałas. Są to m.in. przepierzenia, budki telefoniczne, zasłony akustyczne, sufity, dywany, ścianki szklane, a także odpowiednio zaaranżowana roślinność.

Wiele z tych rozwiązań – poza pochłanianiem dźwięków – ma też inne walory. W przypadku budek choćby; możliwość spotkań face to face, uczestnictwo w szybkiej telekonferencji czy wykonanie rozmowy telefonicznej. Warto podkreślić, że aktualnie niemal wszystkie firmy oferujące tego typu rozwiązania przykładają wagę do estetyki i rozwiązań, a także do dopasowania produktów czy usług do potrzeb i budżetu pracowników.

Umiejętna aranżacja tzw. new open space nie tylko poprawia warunki akustyczne i zaspokaja naszą potrzebę pracy w ciszy i spokoju. Przede wszystkim tworzy przytulny, komfortowy klimat biura, w którym można też czasem zaznać chwili wytchnienia.

Różne potrzeby, różne funkcje – co zmieniła pandemia?

Nie ma chyba eksperta, który udzieliłby jednoznacznej odpowiedzi, co lepiej wybrać – open space czy gabinety. Wiele zależy od strategii danej firmy, branży, jaką reprezentuje i indywidualnej organizacji pracy zespołów. Wydaje się, że powinniśmy zwrócić też uwagę, jakie warunki pracy preferują nasi pracownicy, kiedy są najbardziej produktywni.

Jednak, jak słusznie zauważa Karolina Dudek, autorka książki Koniec ery Calvadosu, pracownik naukowy i reprezentantka Colliers Define: — Jednak, jak słusznie zauważa Karolina Dudek, autorka książki Koniec ery Calvadosu, pracownik naukowy i reprezentantka Colliers Define: — Oczekiwania pracowników związane z przestrzenią biurową i jej układem, a także zasadami panującymi w pomieszczeniach wiążą się poniekąd z charakterem ich pracy i wykonywanym zawodem. Osoby nastawione na komunikację będą czerpać wiele korzyści z ruchu w open space. Z kolei te bardzo introwertyczne z pewnością lepiej odnajdą się w częściach biura o innej specyfice, gdzie panuje inna atmosfera pracy – podkreśla. Warto tutaj zwrócić uwagę, że ostatnie lata przyniosły duże zmiany w zakresie oczekiwań co do warunków, w jakich wykonywana jest praca w skupieniu.

Dziś to najczęściej dom jest pierwszym wyborem pracowników, gdy potrzebują pracy w skupieniu. Jednak nie wszyscy mają w nim odpowiednie warunki do efektywnej pracy i nawet atrakcyjne ekwiwalenty pracodawcy w postaci ergonomicznych foteli czy biurek nie są w stanie ich zapewnić. Wiele osób potrzebuje drugiego domu w postaci biura. Paradoksalnie do tej metafory nie po to, by zastąpić życie prywatne życiem zawodowym, a wręcz przeciwnie. I choć pozornie wydaje się to nienaturalne, wielu znanych psychologów, jak Jacek Santorski czy Rafał Ohme stoi na stanowisku, że dla naszego komfortu psychicznego powinniśmy korzystać z oddzielnych przestrzeni przeznaczonych do pracy i do wypoczynku.

Czy zatem pandemia zakończyła odwieczny spór odnośnie tego, czy wolimy układ gabinetowy, czy lepiej czujemy się w przestrzeniach otwartych? Odpowiedź twierdząca na to pytanie może być sporym nadużyciem. Z pewnością częstsza praca zdalna i obowiązujący w większości firm model hybrydowy sprawiły, że temat przycichł. Niewykluczone jednak, że wraz z coraz większą potrzebą obecności pracowników w biurze, znowu wróci. Czy ze zdwojoną siłą? – zobaczymy.