Obserwacje okiem Office’u- jak będą wyglądać idealne biura przyszłości?

Transformacja biur: od gabinetów do open space

Obiekty to szerokie pojęcie – mogą to być hale produkcyjne, sklepy wielkopowierzchniowe, czy w moim przypadku – biura. Obserwacją biur i ich transformacji zajmuję się od ponad 12 lat. Moja przygoda zaczęła się w czasach wielkiej rewolucji przechodzenia z gabinetów na open space. Obserwowałam zmiany w układzie przestrzeni biurowych oraz napływ pracowników z różnych pokoleń.

Konkluzja? Biuro to żywy organizm, którego potrzeby zmieniają się w zależności od jego “mieszkańców” – w pracy spędzamy znaczną większość swojego życia i musi ona spełniać pewne warunki, abyśmy czuli się w niej dobrze. Dlatego praca Office Managera to obserwacja, ciągła transformacja i próba dostosowania się do potrzeb osób z nim pracujących. Co nie jest proste, zważywszy na fakt, że obecnie w naszych firmach pracuje pięć pokoleń. Jak więc stworzyć biuro, które zadowoli każdego?

Współpraca jako klucz do sukcesu

W tym pierwszym artykule chciałabym poruszyć kwestię, która jest dla mnie niezwykle ważna i można powiedzieć, że stała się moją misją, którą powtarzam jak mantrę. Aby tworzyć miejsca pracy spełniające oczekiwania naszych pracowników, musimy pracować zespołowo i nie mam tu na myśli zespołu stricte administracyjnego. Dynamiczne, rozwijające się przedsięwzięcie, jakim jest biuro, musi mieć wiele “matek” (używam tego określenia, ponieważ na tych stanowiskach najczęściej to my, kobiety, przewodzimy – 94% Office Managerów to kobiety wg. wynagrodzenia.pl). To my, Office Managerowie, musimy zaaranżować przemianę, która niewątpliwie nas czeka i zaprosić inne departamenty firmy do udziału w projektach biurowych. Wyszliśmy z gabinetów na open space, ale nie wyszliśmy ze

swoich zespołów – a to jest niezbędne do stworzenia biur przyszłości. HR, Facility Management, Office Managerowie oraz dział komunkacji – to święty kwartet, który powinien wspólnie działać, projektując biura przyszłości.

Dlaczego?

Bo biura to ludzie w nich zatrudnieni o czym często zapominamy, tworząc super przestrzenie, które idealnie sprzedają się na LinkedIn, pomijając ich codziennych użytkowników. Office Manager zarządza przestrzenią dla ludzi, których zatrudnił HR – ludzi, którzy zaaplikowali na stanowiska min. dla kultury oganizacyjnej stworzonej przez marketing i komunikację. Czy to nie jest piękne i oczywiste zarazem, że w planach na nowe przestrzenie czy rearanżacje powinny brać udział zespoły projektowe złożone z tych wszystkich osób? Często to Office Manager z Facility Managerem (lub jedno z tych stanowisk, w zależności od kompetencji w firmie) zajmuje się projektem przestrzeni, by oddać ją “publice”, a potem dziwimy się, że zaprojektowaliśmy wspaniałe, nowoczesne biuro ze wszystkimi udogodnieniami, a pracownicy nie chcą do niego przychodzić. Co zatem robimy nie tak?

Uwzględnianie potrzeb wszystkich pokoleń

Brak powrotów do przestrzeni biurowej, jest jednym z powodów, dla którego zachęcam do zrobienia kroku wstecz i zastanowienia się, czy nie popełniliśmy już wystarczająco dużo błędów, próbując na siłę ściągnąć “Zetki” do biura, zapominając o pokoleniach, które pracują z nami od wielu lat. Boomersi, X, Millenialsi – to wciąż nasi pracownicy i jest to mój apel: nie traktujmy ich jak starych klientów w abonamencie telefonicznym, że są i już będą i nie trzeba o nich zabiegać. Dbajmy o nich całościowo. W końcu każdy kiedyś będzie w tym samym miejscu. Nie chcielibyśmy obudzić się w świecie technologii i zmian, której nie rozumiemy, kiedy całe życie pracowaliśmy w gabinetach, a teraz się je zabiera. Budzi to zrozumiały bunt, strach i obawę o pracę. Skoro nawet w biurze czują się wykluczeni, po co mają przychodzić do miejsc z którymi się nieidentyfikują. Tym bardziej potrzebna jest tu współpraca Office Managerów z HR. Jakie są konkretne kroki, które możemy podjąć, aby uniknąć tych błędów?

Badanie potrzeb pracowników

Sprawdźmy, kto jest naszym “klientem wewnętrznym”, zróbmy research, rozmawiajmy z pracownikami, opierajmy asię na demografii i twórzmy miejsca pracy dla NASZYCH pracowników. Ale też…

Zaakceptujmy nową rzeczywistość

Może wtedy przestaniemy rozmawiać o problemie powrotu ludzi do biur, a zaakceptujemy fakt, że pomimo woli starszych pokoleń, praca w stu procentach z biura nigdy nie wróci, a biuro będziemy traktować jak benefit. Na ostatniej konferencji Obiektów poruszyliśmy wiele kwestii związanych z tym, jak namówić pracowników do powrotu do biura, co utwierdziło mnie w przekonaniu, że jak mówiła dr Joanna Jurga, jedyne co jest pewne, to zmiana. Nasze biura też się zmieniły i będą ewoluować dalej. Musimy zmienić się razem z nimi, a nasze podejście do ich projektowania również musi zostać zaktualizowane.

Tworzenie biur przyszłości to skomplikowany proces, który wymaga współpracy różnych działów i uwzględnienia potrzeb wszystkich pokoleń pracowników. Kluczowe jest badanie potrzeb pracowników, adaptacja do zmieniających się realiów i współpraca między Office Managerami, HR, Facility Management i innymi działami. Tylko wtedy możemy stworzyć przestrzenie, które będą naprawdę odpowiadać oczekiwaniom wszystkich użytkowników.