Przestrzenie wspólne w biurze – miejsca z dobrą energią

Biuro w niepewnych czasach

Projektowanie przestrzeni biurowej zawsze zaczyna się od opowieści tworzonej w pewnym sensie mimowolnie, bo nikt nie daje sygnału, by rozpocząć nad nią pracę. To się dzieje naturalnie. Po prostu różne osoby w trakcie spotkań zarówno formalnych, jak i tych przypadkowych zaczynają rozmawiać o tym, co się dzieje w firmie, czego pracownicy potrzebują, na co narzekają. Najpierw więc konstruowany jest obraz wyzwań stojących przed różnymi interesariuszami oraz ich potrzeb. Gdy z wielu głosów zaczyna wyłaniać się podzielane przez różne osoby wspólne zrozumienie sytuacji, w jakiej znajduje się organizacja, na jego podstawie powoli zaczyna się tworzyć wyobrażenie o tym, jak powinna być zorganizowana przestrzeń – jak powinno być zaprojektowane biuro, by pomogło odpowiedzieć na zdiagnozowane wyzwania. Powstającemu w ten sposób wyobrażeniu o przestrzeni daleko do spójności, podobnie jak samej opowieści o potrzebach organizacji, która jest początkowo chaotyczna i wielowątkowa. To raczej mozaika, w której pomieszane są różne poziomy projektowania i w której jest wiele białych plam oraz elementów sprzecznych.

Dziś, po dwóch latach doświadczenia pracy zdalnej i w środowisku rozproszonym, w wielu firmach dojrzewa opowieść o tym, jak zmieniły się organizacje, ich potrzeby i style pracy. Co można usłyszeć od menedżerów? Gdy zaczęła się pandemia, udało nam się przenieść pracę do domów, na początku to wymagało intensywnej pracy i wielu wyrzeczeń, ale daliśmy radę. Praca zdalnasprawdza się i poza pewnymi nielicznymi przypadkami nie odnotowaliśmy większych spadków efektywności czy pogorszenia wyników. Widzimy natomiast, że nowe osoby wolniej się wdrażają i integrują. Mamy wrażenie, że część osób w mniejszym stopniu czuje się częścią firmy, boimy się, że te osoby się zdemotywują i mentalnie odłączą. Mamy też już trochę dosyć siedzenia ciągle w domu, ale nie chcemy też siedzieć w pustym biurze. Fajnie się spotkać z ludźmi – brakuje nam tego. Nie wiemy, jak zachęcić ludzi do powrotu. Oni nie będą chcieli pracować w biurze tak jak przed pandemią, my też nie, ale jak ich zachęcić do przychodzenia choć te dwa dni w tygodniu? Musimy tak zmienić biuro, by było dla nich znów atrakcyjne. To musi być miejsce z dobrą energią.

Więcej niż biuro – narzędzie do bycia razem

Podobne wyjaśnienia można usłyszeć w wielu firmach. To punkt wyjścia do budowania wyobrażenia o tym, jak powinno być zaprojektowane przyszłe biuro albo jak należy przekształcić przestrzeń, by odpowiadała na nowe potrzeby. Cele, jakie stawia się przed biurem, są dziś więc nieco inaczej sformułowane niż te, które przywykliśmy słyszeć przed pandemią. Biuro ma za zadanie pomóc wzmocnić ducha zespołów, być remedium na problemy osamotnienia i odłączenia od wspólnoty społecznej, jaką jest każda organizacja. Osobom z zespołów powinno pomóc wzmocnić współpracę między obszarami i dywizjami organizacji, znaleźć nowe synergie biznesowe, a poszczególnym osobom – zrozumieć, że pracują na rzecz większej całości: nadać lub przywrócić sens pracy. Ma też oczywiście wspierać codzienną pracę operacyjną, oferując ergonomiczne stanowiska pracy i komfort akustyczny – w domach doceniliśmy ciszę i możliwość skoncentrowania się na wykonywanych zadaniach, ale często ergonomia domowego stanowiska pracy szwankuje i nie mamy tej wygody, do której przywykliśmy przed pandemią. Biuro ma jeszcze pomóc prowadzić spotkania hybrydowe, gdy część osób jest na miejscu a część rozproszona, i zaoferować możliwość wykorzystania dobrej jakości połączeń audio-wideo i technologii wspierającej współpracę na współdzielonych dokumentach w czasie rzeczywistym. Chyba nikt nie miał śmiałości do tej pory zwrócić na to uwagi, więc odważę się zrobić to pierwsza: nigdy do tej pory nie oczekiwaliśmy od biur aż tak wiele!

Te oczekiwania przekładane są często dosyć chaotycznie na listę poprawek do wdrożenia, przy układaniu której osoby odpowiedzialne za restart pracy w biurze koncentrują się na wybranych funkcjonalnościach, przede wszystkich tych związanych ze spotkaniami zapośredniczonymi przez programy takie jak MS Teams czy Zoom – uzbrojeniu przestrzeni w kamery, ekrany, mikrofony. W biurze, które ma być narzędziem do bycia razem, niezbędna jest infrastruktura wspierająca formalne i nieformalne spotkania, zarówno takie, które odbywają się całkowicie stacjonarnie, jak i te odbywające się w formule hybrydowej. Dlatego poza wyposażeniem w odpowiedni sprzęt zaraz na drugim miejscu listy zmian znajdują się sale konferencyjne. Trzeba je dobudować, powiększyć albo tak przekształcić dzięki mobilnym ścianom, by je móc elastycznie dostosować do różnych potrzeb.

Rozsądne projektowanie

Przeprojektowanie istniejących przestrzeni, w środku trwania umowy najmu, kiedy wiadomo, że nie można liczyć na taką kontrybucję do fit-outu, jaką wynajmujący zaoferowałby przy podpisywaniu nowej umowy, wymaga rozważnego podejścia. Chociażby budowa nowych sal konferencyjnych może pochłonąć znaczące nakłady. Warto pamiętać, że większość kosztów generują zmiany w układzie instalacji – ujmując rzecz kolokwialnie: zmiany układu tego, co w suficie i w podłodze, czy dostosowanie wydajności klimatyzacji, jeśli tworzymy zamknięte pomieszczenie. Dlatego dobrym rozwiązaniem może być wykorzystanie przenośnych sal konferencyjnych. W zależności od rozwiązań technicznych w budynku koszty sali zbudowanej mogą być nawet 2,5–3,5 razy wyższe niż koszty kupna sali mobilnej.

Rozsądek jest też potrzebny w projektowaniu nowej jakości w nowych biurach. Przede wszystkim dotyczy to rozważnego przemyślenia udziału powierzchni przeznaczonej na stanowiska pracy i na miejsca do spotkań. Zbyt zachowawcze myślenie i trzymanie standardów projektowych sprzed pandemii może skutkować koniecznością wprowadzania kosztowych zmian niedługo po oddaniu biura do użytkowania. Część osób wpadać będzie do biura tylko na spotkania wtedy, kiedy przychodzi reszta zespołu, i będą to traktować jako element ich work-life balance. To po prostu część nowych stylów życia i pracy, z których pracownicy nie będą chcieli zrezygnować, bo są bardziej zrównoważone i dają więcej satysfakcji niż sposoby pracy sprzed pandemii. Pobożne życzenia osób, które chcą wierzyć, że może to się znudzi, albo tych, którzy z różnych względów nie mają odpowiednich warunków do pracy w domu, że to się musi skończyć, bo przecież nie można tak pracować, tego nie zmienią. Dlatego dziś na strefy wspólne w projektach przeznacza się o wiele więcej przestrzeni. Mają zrekompensować niedostatki pracy zdalnej w trzech obszarach: tworzenia więzi i poznawania osób w organizacji, pracy kreatywnej i wizualnej oraz przekazywania informacji i wiedzy, czyli pomóc budować kapitał społeczny i intelektualny w organizacjach.

Poczucie bezpieczeństwa

Projektowanie stref wspólnych i układu sal konferencyjnych powinno być połączone z przemyśleniem sposobu funkcjonowania komunikacji w firmie i codziennej choreografii pracy. Trzeba przy tym uwzględnić kwestie bezpieczeństwa sanitarnego: przemyśleć rozplanowanie stref i ich wydzielenie, tak aby bezpieczna część wewnętrzna biura była w przejrzysty sposób oddzielona od miejsc, w których poruszać się mogą kurierzy i inne osoby dostarczające różnego rodzaju usługi i produkty do firm. To samo dotyczy klientów i innych interesariuszy – jedne firmy otwierają przed nimi drzwi tak szeroko, jak czyniły to przed pandemią, ale inne zrewidowały swoje polityki. Trzeba tu dodać, że o kwestiach bezpieczeństwa sanitarnego często myśli się w większym stopniu w kategoriach poczucia bezpieczeństwa psychologicznego niż realnego ograniczania zagrożenia zarażeniem. Nie należy tego jednak bagatelizować, bo dla komfortu pracy to bardzo istotne, by to psychologiczne poczucie bezpieczeństwa zapewnić.