Czy Twój zespół FM to wciąż „serwis naprawczy”, gaszący pożary? A co, jeśli mógłby stać się strategicznym partnerem dla zarządu? Michał Maciejczak z Kaufland dzieli się swoim autorskim, pięcioelementowym modelem zespołu przyszłości. Odkryj role, które musisz zdefiniować, aby zamienić koszty w inwestycję i chaos w przewagę konkurencyjną.

„W świecie presji kosztowej, zmian regulacyjnych i nowych oczekiwań najemców nie ma już miejsca na improwizację. FM staje się zawodem strategicznym, a dobrze zorganizowany zespół Facility Management to realna przewaga konkurencyjna”.

‍

Czy Twój zespół FM to wciąż „serwis naprawczy”, gaszący pożary? A co, jeśli mógłby stać się strategicznym partnerem dla zarządu? Michał Maciejczak z Kaufland dzieli się swoim autorskim, pięcioelementowym modelem zespołu przyszłości. Odkryj role, które musisz zdefiniować, aby zamienić koszty w inwestycję i chaos w przewagę konkurencyjną.

„W świecie presji kosztowej, zmian regulacyjnych i nowych oczekiwań najemców nie ma już miejsca na improwizację. FM staje się zawodem strategicznym, a dobrze zorganizowany zespół Facility Management to realna przewaga konkurencyjna”.

‍

Globalny rynek Facility Management rośnie w siłę, a jego wartość według prognoz przekroczy 1.8 biliona dolarów do końca 2025 roku. Głównymi motorami wzrostu są integracja technologii PropTech (IoT, AI) oraz rosnąca presja na realizację celów ESG. To potwierdza tezę, że nowoczesny zespół FM musi posiadać kompetencje daleko wykraczające poza tradycyjne utrzymanie techniczne. (źródło: MarketsandMarkets, Facility Management Market Report 2025).

Dobrze zorganizowany FM to dziś nie tylko zaplecze techniczne, ale źródło realnej przewagi konkurencyjnej. Widać to m.in. w handlu i logistyce, gdzie o wyniku rynkowym decydują niskie koszty operacyjne i niezawodność procesów. Sieci handlowe dzięki konsekwentnym inwestycjom w efektywność energetyczną, PV, odzysk ciepła z chłodziarek, inteligentne systemy HVAC, znacząco obniżyły rachunki i mogły dłużej utrzymywać konkurencyjne ceny dla klientów. W branży FMCG, gdzie marże są niskie, a presja inflacyjna wysoka, takie działania bezpośrednio wspierają core business. Podobnie jest w obszarze logistyki. Centra logistyczne Amazona czy DHL, wdrażając predictive maintenance i zaawansowane systemy BMS, zwiększają ciągłość operacji i ograniczają ryzyko przestojów. To przewaga krytyczna, bo w logistyce liczy się niezawodność i szybkość obsługi. Przykłady te pokazują, że FM naprawdę ma wymiar strategiczny, a nie jest jedynie, skądinąd wciąż potrzebnym, „serwisem naprawczym”. Silna pozycja FMu na całej linii od „operacjonalisty” po „stratega” pozwala nie tylko utrzymać infrastrukturę w ruchu, ale też realnie wspierać konkurencyjność firmy. Z kolei sprawdzony i doświadczony partner FMowy to dla organizacji także gwarancja sukcesu wszędzie tam gdzie tempo i skuteczność transformacji jest istotnym czynnikiem w budowaniu przewagi rynkowej. Dlatego niech argumentem, który powinien wybrzmieć w rozmowie z zarządem będzie ten, że dobrze zorganizowany i silnie strategicznie osadzony FM nie jest kosztem, a inwestycją, która przekłada się na konkurencyjność cen, ciągłość dostaw i lojalność klientów.

Dopasowanie zespołów wewnętrznych i zewnętrznych w kontekście współpracy z dostawcą usług FM jest dziś znacznie łatwiejsze niż jeszcze kilka lat temu. Nie oznacza to jednak, że proces ten stał się prosty czy szybki.

Przez długi czas firmy w Polsce koncentrowały się głównie na insourcingu, a podstawowym narzędziem pracy był Excel. Dziś rynek dynamicznie się zmienia –przedsiębiorstwa coraz częściej poszukują optymalizacji kosztowej i procesowej. Jednym ze sposobów na ich osiągnięcie jest outsourcing usług FM, który pozwala organizacjom skupić się na swoim core biznesie, oszczędzając czas i zasoby, a także przenieść część odpowiedzialności na zewnętrznego partnera.

Efektywne dopasowanie zespołów wymaga nie tylko dobrej organizacji, lecz także wykorzystania nowoczesnych technologii i narzędzi. Przykładem może być model Zintegrowanego Zarządzania Usługami (IFM), który konsoliduje wszystkie usługi FM pod jednym operatorem, eliminując konieczność zarządzania wieloma dostawcami. Takie podejście usprawnia komunikację i ułatwia współpracę zespołów.

Niezbędnym wsparciem w codziennej pracy są dziś systemy CAFM / IWMS, umożliwiające cyfrowe zarządzanie obiektami, personelem i usługami. Dzięki nim zespoły operują na wspólnych danych, co zwiększa przejrzystość, efektywność i pozwala zaoszczędzić czas – często kluczowy zasób w projektach FM.

Do nowoczesnych rozwiązań należą także aplikacje mobilne dla techników, czujniki IoT oraz systemy predykcyjnego utrzymania ruchu oparte na sztucznej inteligencji. Ich głównym celem jest przewidywanie awarii i optymalizacja cyklu życia urządzeń, zanim dojdzie do faktycznego uszkodzenia czy przestoju.

Choć technologii wspierających zarządzanie obiektami jest coraz więcej, nie można zapominać, że to ludzie są kluczowym elementem sukcesu. Ich wiedza, doświadczenie, elastyczność oraz otwartość (także na różnorodność kulturową) mają ogromne znaczenie. W dzisiejszym środowisku pracy, obecność osób z różnych krajów i kultur jest czymś naturalnym. Stają się oni integralną częścią zespołów, współpracownikami i partnerami.

W kontekście współpracy, warto stawiać na wspólne szkolenia, jasną strukturę komunikacji, regularne spotkania operacyjne oraz budowanie relacji partnerskich. Dobre praktyki to m.in. onboarding zespołów zewnętrznych, wspólne warsztaty, otwarta komunikacja i regularny feedback. Kultura „jeden zespół”, oparta na zaufaniu, odpowiedzialności i wspólnych celach, znacząco zwiększa efektywność działań.

Podsumowując: W świecie, w którym zarządzanie obiektami staje się coraz bardziej zautomatyzowane i inteligentne, to właśnie ludzie i relacje pozostają najważniejszym czynnikiem sukcesu.